Документы. Об утверждении положения о порядке взаимодействия контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами клинцовской городской администрации Связи с другими структурными подразделениями

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами .

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами , в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого. В этой связи, формируя , следует принимать во внимание три ключевых принципа:

Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

Структура

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

Общие положения.
Определения, термины и сокращения.
Описания процессов.
Ответственность.
Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ , в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

Приложение

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст. На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ . В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты. Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности. Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками. Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения. После этого передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющемуосновных стадий:

Определение процессов.
Выстраивание диаграммы.
Детальное описание.
Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример : "Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет".

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа. В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

Признать предыдущие документы утратившими силу.
Внести новые локальные акты для активации регламента.
Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
Изготовить бланки неунифицированных документов.
Изменить или дополнить штатное расписание.
Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
Обучить исполнителей новым правилам.
Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
Осуществить пробное внедрение регламента.
Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
Ввести в действе окончательный вариант документа.
Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной. Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна. Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества. В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству. Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии. Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: "Настоящим регламентом определяется порядок…".
Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе "Термины, сокращения, определения" приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова "это", через тире. В разделе "Описание процесса" дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент определяет принципы взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД" (ЦМ) со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД" (ЦФТО) и Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД" (ЦД) при оформлении работ и услуг, выполняемых, оказываемых структурными подразделениями ЦМ, в рамках комплексных услуг, связанных и не связанных с услугой перевозки, а также при оформлении взимания платежей за оказанные услуги, оплата которых производится с использованием единого лицевого счета плательщика.

1.2. Настоящий регламент направлен на обеспечение эффективного взаимодействия между структурными подразделениями ЦМ, ЦФТО, ЦД при оказании транспортно-логистических услуг в режиме "одного окна", на повышение качества оказания услуг, связанных с перевозкой грузов, на обеспечение единства требований при оформлении начисления сборов и плат по грузовым перевозкам ОАО "РЖД" и на расширение области применения технологии электронного документооборота.

1.3. Настоящий регламент основывается на положениях Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки", Типовом положении о дирекции по управлению терминально-складским комплексом - структурном подразделении Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 04.10.2010 г. № 2064р, Типовом положении о территориальном центре фирменного транспортного обслуживания - структурном подразделении Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД", утвержденном распоряжением ОАО "РЖД" от 21.08.2009 г. № 1752р, Типовом положении о дирекции управления движением - структурном подразделении Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД", утвержденном 30.06.2010 г. № ЦД-49, других нормативных документах, приведенных в приложении к настоящему регламенту.

Положения настоящего регламента применяются до реализации положений Концепции системы управления бизнес-блоком "Грузовые перевозки". После реализации основных принципов указанной Концепции данный регламент должен быть пересмотрен в целях приведения его в соответствие.

1.4. Настоящий регламент является типовым, на основании которого вносятся соответствующие положения в действующие регламенты взаимодействия структурных подразделений ЦМ, ЦФТО и ЦД.

1.5. Настоящий регламент не распространяется на случаи, когда по соглашению между ЦФТО (ТЦФТО) и ЦМ (ДМ), исходя из местных условий работы, функции агентов ЦФТО по оформлению перевозок и взиманию платежей выполняют товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ. В таких случаях товарные кассиры (агенты коммерческие) ДМ руководствуются в своей работе положениями Типового технологического процесса работы агентства фирменного транспортного обслуживания (АФТО), утвержденного ОАО "РЖД" 31.12.2004 г.

1.6. Взаимодействие структурных подразделений ДМ со структурными подразделениями Д при оформлении грузовых и коммерческих операций, выполняемых МЧ (ДМ) в местах общего пользования станций, осуществляется в порядке, установленном в Регламенте взаимодействия Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом с Центральной дирекцией управления движением.

1.7. В настоящем регламенте применяются следующие сокращения:

	Автоматизированное рабочее место подготовки перевозочных документов системы ЭТРАН
АС ТЕСКАД	Автоматизированная система управления терминально-складской деятельностью
	Агентство фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ТЦФТО
	Дирекция управления движением - территориальное структурное подразделение Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД"
	Дирекция по управлению терминально-складским комплексом - структурное подразделение ЦМ
	Зона таможенного контроля
	Единая автоматизированная система актово-претензионной работы хозяйства коммерческой работы в сфере грузовых перевозок
	Единый лицевой счет плательщика
	Единый перечень работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов
	Линейное агентство фирменного транспортного обслуживания
	Механизированная дистанция погрузочно-разгрузочных работ и коммерческих операций - структурное подразделение ДМ
	Склад временного хранения
	Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении
	Станционный технологический центр обработки поездной информации и перевозочных документов
	Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ЦФТО
	Центральная дирекция управления движением - филиал ОАО "РЖД"
	Центральная дирекция по управлению терминально-складским комплексом - филиал ОАО "РЖД"
	Центр фирменного транспортного обслуживания - филиал ОАО "РЖД"
	Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов

Распоряжение

Об утверждении регламента взаимодействия структурных подразделений центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями центра фирменного транспортного обслуживания, центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг

Для обеспечения эффективного взаимодействия между структурными подразделениями Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при выполнении работ и оказании услуг, связанных с перевозкой грузов, и единства требований при оформлении выполненных работ, оказанных услуг:

1. Утвердить прилагаемый регламент взаимодействия структурных подразделений Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом со структурными подразделениями Центра фирменного транспортного обслуживания, Центральной дирекции управления движением при оформлении работ и услуг.

2. Начальникам Центральной дирекции по управлению терминально-складским комплексом Хронопуло С.М., Центра фирменного транспортного обслуживания Кунаевой Б.А., Центральной дирекции управления движением Иванову П.А. обеспечить внесение соответствующих положений в действующие регламенты взаимодействия, указанных структурных подразделений и технологические процессы работы.

Вице-президент ОАО "РЖД"

С.М. Бабаев

2. Порядок взаимодействия структурных подразделений ЦМ со структурными подразделениями ЦФТО при оформлении работ, услуг и взимании по ним платежей

2.1. Функциональные области взаимодействия

При оформлении работ, услуг из ЕПУ 1 , выполненных подразделениями ДМ (МЧ), и взимании по ним платежей взаимодействие ДМ (МЧ) с ТЦФТО (ЛАФТО) осуществляется в следующих функциональных областях:

1 Утвержден распоряжением ОАО "РЖД" № 119р от 31.01.2005 г. (в редакции распоряжений ОАО "РЖД" от 05.10.2006 г. № 2012р, от 26.12.2008 г. № 2828р, от 09.07.2009 г. № 1440р).

1) Заключение договоров с клиентами на оказание услуг в местах общего пользования станций.

2) Согласование заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций.

3) Оформление приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций.

4) Оформление первичных документов на работы, услуги и оформление взимания по ним платежей по накопительной ведомости формы ФДУ-92 2 .

2 В соответствии с приложением № 1 к распоряжению ОАО "РЖД" от 19.08.2011 г. № 1828р "О внесении изменений в Инструкцию по ведению на станциях коммерческой отчетности при грузовых перевозках ОАО "РЖД" и изменении формы ФДУ-92 "Накопительная ведомость".

5) Оформление завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций.

6) Оформление вывоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом с мест общего пользования станций.

2.2. Взаимодействие при заключении договоров с клиентами на работы, услуги, выполняемые ДМ (МЧ) в местах общего пользования станций

2.2.1. При заключении договоров с клиентами на работы, услуги, выполняемые ДМ (МЧ) в местах общего пользования станций, взаимодействие осуществляется между ДМ и ТЦФТО на железной дороге по месту заключения договора на выполнение работ, оказание услуг (далее - договор).

2.2.2. Порядок взаимодействия между работниками ДМ и ТЦФТО определяется перечнем запрашиваемых по договору работ, услуг и местом обращения клиента по вопросам его заключения.

2.2.3. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО 3 , ТЦФТО готовит проект договора. При наличии в договоре работ, услуг, оказываемых подразделениями ДМ (МЧ), ТЦФТО направляет проект договора на согласование в ДМ.

3 Договор на выполнение работ, услуг из ЕПУ, оплата которых производится с использованием ЕЛС.

ДМ рассматривает договор в течение двух рабочих дней с даты получения и передает согласованный проект договора или мотивированный отказ в части выполнения работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ).

Порядок передачи проектов договоров определяется совместно начальником ТЦФТО и начальником ДМ в соответствии с местным регламентом.

Заключение договора с клиентом осуществляет ТЦФТО.

Размеры договорных сборов за работы и услуги, выполняемые, оказываемые по договору подразделениями ДМ (МЧ), определяются в соответствии с "Временным порядком разработки и утверждения в ОАО "РЖД" договорных сборов за работы и услуги, предусмотренные Единым перечнем работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов", утвержденным протоколом заседания правления ОАО "РЖД" от 09.04.2010 г. № 11.

По согласованию ТЦФТО и ДМ работы, услуги, выполняемые подразделениями ДМ (МЧ), могут быть выделены в отдельный договор, который заключает ДМ 4 .

4 Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание, в соответствии с которым полный комплекс работ, услуг (кроме перевозки грузов) оказывают подразделения ДМ (МЧ).

2.2.4. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ТЦФТО, ДМ уведомляет ТЦФТО об обращении клиента, получает от ТЦФТО в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ТЦФТО, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.

При необходимости выполнения работ, услуг по договору подразделениями ДМ (МЧ), подготовка проекта договора, его согласование и заключение осуществляются в порядке, аналогичном указанному в пункте 2.2.3 настоящего регламента.

2.2.5. При обращении клиента в ТЦФТО по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ 5 , ТЦФТО уведомляет ДМ об обращении клиента, получает от ДМ в электронном виде форму типового договора, распечатывает и выдает ее клиенту, а также сообщает сведения о контактном лице в ДМ, к которому клиент может обратиться по вопросам заключения договора.

5 Договор на выполнение работ, услуг, в том числе не включенных в ЕПУ, оплата которых производится на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.

Заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.

2.2.6. При обращении клиента в ДМ по вопросу заключения договора, относящегося к компетенции ДМ, заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.

2.2.7. В соответствии с местным регламентом взаимодействия ТЦФТО и ДМ допускается устанавливать иной порядок заключения договоров подразделениями ДМ (МЧ).

2.3. Взаимодействие при согласовании заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций

Для обеспечения согласования заявок на перевозку грузов с учетом технологических возможностей мест общего пользования станций ДМ за 5 суток до начала календарного месяца направляет в ТЦФТО информацию о перерабатывающих способностях мест общего пользования. ТЦФТО обеспечивает ввод данных в АС ЭТРАН для их учета при согласовании заявок на перевозку грузов.

При возникновении обстоятельств, требующих принятия оперативных мер по временному ограничению или запрещению погрузки в местах общего пользования станций, ДМ в течение суток после возникновения таких обстоятельств информирует ТЦФТО.

2.4. Взаимодействие при оформлении приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций

2.4.1. Прием контейнеров (грузов) к перевозке в местах общего пользования станции оформляется приемосдатчиком груза и багажа на грузовом фронте (далее - приемосдатчик на грузовом фронте) 6 приемосдаточным актом формы КЭУ-16, КЭУ-16 ВЦ (КЭУ-4, КЭУ-4 ВЦ) в соответствии с Правилами приема грузов к перевозке железнодорожным транспортом (7) и Порядком ведения приемо-сдаточных актов на железнодорожном транспорте, утвержденным приказом МПС России от 17.11.2003 г. № 72.

6 В зависимости от местных условий работы в местах общего пользования станции приемосдатчик может являться как работником ДМ, так и работником Д.

(7) Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 28, зарегистрирован в Минюсте России 19.06.2003г. № 4775, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 25.11.2008 г. № 195, от 03.10.2011 № 258.

2.4.2. Один экземпляр приемо-сдаточного акта, подписанный приемосдатчиком на грузовом фронте и грузоотправителем, вместе с накладной передается приемосдатчиком на грузовом фронте в ЛАФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работнику Д, ДМ, уполномоченному на оформление перевозочных документов, для завершения оформления накладной. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.

2.4.3. После завершения оформления накладной агент ЦФТО или, при отсутствии ЛАФТО на станции, работник Д, ДМ, уполномоченный на оформление перевозочных документов, передает накладную приемосдатчику на грузовом фронте для организации погрузки контейнера (груза) в вагон.

2.4.4. После погрузки контейнеров (грузов) в вагон приемосдатчик на грузовом фронте оформляет вагонный лист соответствующей формы, прикладывает к вагонному листу накладные на отправки, погруженные в вагон, и передает вагонный лист с приложенными накладными в СТЦ. Передача документов оформляется приемосдатчиком на грузовом фронте в Книге сдачи грузовых документов формы ГУ-48.

2.5. Взаимодействие при оформлении первичных документов на работы, услуги и оформлении взимания по ним платежей

2.5.1. При оформлении работ, услуг на основании сведений в накладной на перевозку грузов

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета, утвержденным ОАО "РЖД" 18.12.2009 г. № ИСХ-21852, на основании сведений в накладной оформляются работы, услуги, оказываемые подразделениями ДМ (МЧ), приведенные в таблице 2.1.

"Хранение грузов на железнодорожной станции назначения сверх срока бесплатного хранения".

Услуга оказывается в местах общего пользования станции назначения подразделениями ДМ (МЧ). Услуга предусматривает хранение груза от окончания срока бесплатного хранения после выгрузки груза из вагона до выдачи грузополучателю (раскредитования накладной) 9 .

9 Услуги, связанные с хранением грузов в местах общего пользования станций, не включенные в ЕПУ, оказываются ДМ (МЧ) по договорам с оплатой на расчетный счет ДМ.

При раскредитовании накладной в ЛАФТО (ТЦФТО) в накладной в графе "Отметки о выдаче груза" проставляется отметка "Сбор за хранение груза по "___ " г. взыскан". Отметка заверяется подписью агента ЦФТО (работника ТЦФТО) и строчным штемпелем станции назначения. В накладной СМГС (в листе выдачи груза) отметка о взыскании сбора за хранение проставляется в графе 98 "Выдача груза получателю". Без соответствующей отметки в накладной выдача груза грузополучателю приемосдатчиком грузового фронта, на котором хранится груз, не производится.

Сбор за оказание услуги начисляется в порядке, установленном в Тарифном руководстве № 3. Сбор взимается с грузополучателя на основании отметки в накладной по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит агент ЦФТО (работник ТЦФТО) 10 .

10 При хранении грузов в местах общего пользования станций после прекращения действия договора перевозки, а также грузов, хранение которых не связано с их перевозкой железнодорожным транспортом, учет времени хранения и плата за хранение грузов начисляется и взыскивается по ставкам и на условиях договоров, заключенных структурными подразделениями ДМ с грузовладельцами.

"Промывка и в необходимых случаях дезинфекция вагонов, контейнеров".

Работы по промывке вагонов выполняются работниками ДМ на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ 11 . Работы по ветеринарно-санитарной обработке вагонов выполняются работниками ДМ на дезпромпунктах и дезпромстанциях, находящихся в ведении ДМ.

11 Настоящий порядок не распространяется на случаи выполнения работ сторонними организациями на пунктах подготовки вагонов, находящихся в ведении ДМ.

Оформление взимания сбора за работы осуществляется агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) при отправлении вагона со станции выгрузки на станцию промывки или ветеринарно-санитарной обработки на основании сведений, заполненных отправителем вагона в накладной в графе "Наименование груза" в соответствии с пунктом 10.2 Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом 12 .

12 Утверждены приказом МПС России от 18.06.2003 г. № 39, зарегистрирован в Минюсте России 23.06.2003г. № 4819, с изменениями, внесенными Приказами Минтранса России от 25.12.2007 г. № 196, от 03.10.2011 № 258.

Сбор начисляется в соответствии с договором на выполнение работ и взимается с отправителя вагона при расчетах с использованием ЕЛС по накопительной ведомости формы ФДУ-92.

Оформление выполненных работ актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) осуществляется освобожденным бригадиром пункта подготовки вагонов, дезпромпункта, дезпромстанции или иным уполномоченным работником ДМ. Акт оформляется в трех экземплярах и подписывается приемосдатчиком станции и освобожденным бригадиром или иным уполномоченным работником ДМ. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта общей формы проставляется условный код "ЦДТСК".

Два экземпляра акта вместе с памяткой приемосдатчика на уборку вагонов передаются в АФТО (ТЦФТО) станции расположения пункта промывки, третий экземпляр акта остается на хранении в пункте промывки.

По поступлению актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) в АФТО (ТЦФТО):

для вагонов в составе рефрижераторной секции - один экземпляр акта в установленном порядке выдается механику рефрижераторной секции, второй направляется в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО);

для остальных вагонов - два экземпляра акта направляются в установленном порядке в АФТО на станции выгрузки вагона (вагонов) (ТЦФТО).

Поступившие в АФТО станции выгрузки (ТЦФТО) экземпляры акта общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) на выполнение работ по промывке вагона (вагонов), включая экземпляр грузополучателя (до его затребования), хранятся в делах АФТО, (ТЦФТО) приложенными к накопительной ведомости формы ФДУ-92.

2.5.2. При оформлении работ, услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ)

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.2, оформляется актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ).

Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания, услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта проставляется условный код "ЦДТСК".

Акт оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и заказчиком работы, услуги. Один экземпляр акта хранится по месту выполнения работы, оказания услуги, второй экземпляр акта выдается заказчику работы, услуги, третий экземпляр акта передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для оформления взимания платежей за выполненные работы, оказанные услуги.

Платежи за выполненные работы, услуги взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).

2.5.3. При оформлении работ, услуг актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ)

1) Работы и услуги из ЕПУ

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.3, оформляется актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ).

Оформление выполненных работ, оказанных услуг актом сдачи-приемки производится уполномоченным работником ДМ (МЧ) по месту выполнения работы, оказания услуги. При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ в правом верхнем углу акта сдачи- приемки проставляется условный код "ЦДТСК".

Акт сдачи-приемки оформляется в трех экземплярах, подписывается уполномоченным работником ДМ (МЧ) и передается в АФТО (ТЦФТО), в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ, для подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги, а также оформления взимания платежей.

Платежи взимаются с заказчика работ, услуг по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО). После подписания акта сдачи-приемки у заказчика услуги один экземпляр акта передается из АФТО (ТЦФТО) в МЧ (ДМ) в порядке, установленном в регламенте взаимодействия ТЦФТО и ДМ.

2) Работы и услуги, не включенные в ЕПУ

Работы и услуги, не включенные в ЕПУ, выполняются на основании договоров на оказание услуг (выполнение работ) или договоров на транспортно-экспедиционное обслуживание, заключенных подразделениями ДМ с заказчиками услуг (работ). Работы и услуги оформляются уполномоченными работниками ДМ (МЧ) актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ) в порядке, определенном в договоре.

Платежи за выполненные работы, услуги начисляются по ставкам и взимаются ДМ (МЧ) с заказчика работ, услуг на условиях договора путем перечисления денежных средств на расчетный счет ДМ или с использованием ЕЛС.

2.5.4. При оформлении работ приемо-сдаточным актом

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение подразделениями ДМ (МЧ) работ по проверке состояния грузов, их массы, количества мест в случаях своевременной доставки грузов без признаков недостачи, повреждения, порчи или хищения в соответствии со статьей 41 Устава (номер в ЕПУ № 32) оформляется приемо-сдаточным актом формы КЭУ-4 ВЦ. При этом в разделе 2 акта "Результаты проверки при выдаче груза" уполномоченным работником ДМ (МЧ) проставляется отметка о номере и дате заключения договора на выполнение работ.

Плата за выполнение работ взимается с грузополучателя по накопительной ведомости формы ФДУ-92. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 производит уполномоченный на проведение расчетов агент ЦФТО (работник ТЦФТО).

При этом для ведения раздельного управленческого учета доходов от выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных ЕПУ, в разрезе ЦМ при оформлении накопительной ведомости формы ФДУ-92 агентом ЦФТО (работником ТЦФТО) в графе ведомости "Подразделение ОАО "РЖД", оказавшее услугу; наименование/код" проставляется код "ЦДТСК".

2.6. Взаимодействие при оформлении завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций

При завозе груза в места общего пользования станции для последующей перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 14 оформляется на основании предъявленной грузоотправителем накладной.

При завозе в места общего пользования станции порожнего контейнера после выгрузки из него груза пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ), оформленного при вывозе груженого контейнера приемосдатчиком контейнерной площадки.

При завозе груза в места общего пользования станции для оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.

2.7. Взаимодействие при оформлении вывоза автомобильным транспортом грузов, прибывших в места общего пользования станций

При вывозе груза с мест общего пользования станции после перевозки железнодорожным транспортом пропуск формы ГУ-43 оформляется при раскредитовании накладной

При вывозе порожнего контейнера с мест общего пользования станции пропуск формы ГУ-43 оформляется на основании приемосдаточного акта формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

Пропуск формы ГУ-43 оформляется агентом ЦФТО или работником станции, ответственным за оформление перевозочных документов (при отсутствии АФТО на станции).

При вывозе груза с мест общего пользования станции после оказания ДМ (МЧ) услуг и выполнения работ по договорам, предусматривающим оплату на расчетный счет ДМ, оформление пропуска формы ГУ-43 производится по обращению уполномоченного работника ДМ (МЧ) по месту оформления пропуска в соответствии с местным регламентом.

3. Порядок взаимодействия структурных подразделений ЦМ со структурными подразделениями ЦД при обнаружении и оформлении технических и коммерческих неисправностей вагонов и контейнеров

3.1. При обнаружении неисправного в техническом или коммерческом отношении поданного под выгрузку вагона или выгруженного из вагона на контейнерную площадку ДМ груженого или порожнего контейнера, а также в случае повреждения такого контейнера при выполнении работниками ДМ (МЧ) погрузочно-разгрузочных работ, приемосдатчик на грузовом фронте оформляет в системе ЕАСАПР М (в подсистеме актово-розыскной работы на линейном уровне (АРЛ) акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с описанием неисправностей. Акт подписывается приемосдатчиком на грузовом фронте и уполномоченным работником МЧ (ДМ), принимавшем участие в выгрузке.

На основании акта общей формы, составленного по причине обнаружения при выгрузке неисправного в техническом или коммерческом отношении вагона или контейнера, приемосдатчик на грузовом фронте готовит за подписью начальника станции или его заместителя оперативное донесение, которое передается установленным порядком 15 .

15 Порядок и адреса передачи оперативных донесений установлены в "Инструкции по подаче оперативных донесений при перевозках грузов", утвержденной ОАО "РЖД" 21.08.2007 г. № BM-9261.

Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению уведомления на ремонт контейнера формы ВУ-23к, то уведомление оформляется:

на порожний контейнер - после его выгрузки из вагона на площадку;

на груженый контейнер, если доставка грузов в нем грузополучателю невозможна - после выполнения работниками МЧ (ДМ) операции разгрузки контейнера;

на груженый контейнер, если доставка груза грузополучателю в таком контейнере возможна - после его завоза в порожнем состоянии на основании отметки "контейнер не годен под сдвоенную операцию", проставленной приемосдатчиком контейнерной площадки при оформлении вывоза в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

3.2. При обнаружении технической или коммерческой неисправности груженого или порожнего контейнера при его завозе на контейнерную площадку ДМ приемосдатчик контейнерной площадки (на грузовом фронте) оформляет акт общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) с указанием причин неприема контейнера. Акт подписывается приемосдатчиком контейнерной площадки (на грузовом фронте) и грузоотправителем. Отметка об акте с указанием его номера, даты и времени составления проставляется в приемосдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

Если в соответствии с технологическим процессом работы контейнерной площадки ДМ на приемосдатчика возложены функции по оформлению акта о повреждении контейнера формы ВУ-25к, то он составляет такой акт и проставляет отметку с указанием номера акта, даты и времени составления в приемо-сдаточном акте формы КЭУ-16 (КЭУ-16 ВЦ).

3.3. В случае необходимости ремонта контейнеров, принадлежащих ОАО "ТрансКонтейнер", передачу в филиал ОАО "ТрансКонтейнер" актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ), уведомлений на ремонт контейнера формы ВУ-23к, актов о повреждении контейнера формы ВУ-25к обеспечивает:

начальник участка производства МЧ (ДМ), если приемосдатчик контейнерной площадки является работником ДМ;

начальник станции, если приемосдатчик контейнерной площадки является работником Д.

Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия.

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.

Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом).

Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать Положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В некоторых организациях Положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

С вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

Заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

Руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

Начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Проект Положения о структурном подразделении может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение, для того чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дублирования функций в Положениях о разных структурных подразделениях.

Перечень структурных подразделений, с которыми данный проект согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Датой создания документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.

Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Положение о структурном подразделении может включать следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Структура и штатная численность подразделения.

3. Цели и задачи.

4. Функции.

5. Права и полномочия.

6. Руководство.

7. Взаимодействие (служебные связи).

8. Ответственность.

9. Организация работы.

Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном подразделении. Этот документ начинается с раздела "Общие положения", в котором находят отражение следующие вопросы.

Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа "Структура организации". Если такого документа на предприятии по каким-либо причинам нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления предприятием, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение, - самостоятельную единицу, находящуюся в непосредственном подчинении руководству организации, или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование структурного подразделения не позволяет определить его вид (например, архив, бухгалтерия), в Положении о структурном подразделении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента и др.). Таким образом, сразу определяется место структурного подразделения и его значимость.

Порядок создания и ликвидации структурного подразделения. Обычно структурное подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

Здесь же отражается порядок ликвидации структурного подразделения, а именно: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает на предприятии особые правила ликвидации подразделения, то целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников предприятия, то достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РБ.

Также в Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть порядок изменения его статуса (слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие "упразднение структурного подразделения", так как это подразумевает прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное.

Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство его деятельностью. Технические подразделения обычно подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю предприятия может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и другие административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в данном Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт, констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений руководителя и общих локальных нормативных актов предприятия, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству, для отдела кадров - Положение о защите персональных данных работников.

В данном разделе могут быть указаны и другие сведения, например:

Местонахождение подразделения;

Перечень основных терминов и их определений (в подразделениях со специфическими функциями и обязанностями специалистов, не связанных с основными задачами подразделения) и др.

Раздел "Структура и штатная численность подразделения" содержит следующие параграфы.

Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Предложение о выделении внутри структурного подразделения структурных единиц обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти "сверху" – от руководителя организации или его заместителей.

Подразделение может изначально иметь сложную структуру, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.

Структуру подразделения можно предоставить различными способами.

Текстовой способ: "В состав подразделения входят следующие структурные единицы:...".

Структурные единицы в составе подразделения могут быть созданы как на постоянной, так и на временной основе. Если отдел структурирован на постоянной основе, необходимо выяснить, какой документ будет определять его статус и регламентировать его деятельность; например, это может быть Положение о подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами подразделения непосредственно в тексте этого Положения). Если же для этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.

Если такая сложная структура подразделения отражена в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. Трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидация или преобразование структурных подразделений, поэтому вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц - секторов, участков, групп.

Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов и др.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто уполномочен принимать такое решение, и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения и др.).

Порядок изменения структуры подразделения. Отражается механизм изменения структуры подразделения - создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации некоторых из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется, кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения и утверждает их, как они вводятся в действие, например: "Права и обязанности каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия".

Штатная численность работников подразделения может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к нему) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию предприятия.

В разделе "Цели и задачи" отражаются основные цели и задачи данного структурного подразделения.

Основные цели. Целью создания структурного подразделения является идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность структурного подразделения, а также определить его назначение и обозначить его место в структуре предприятия. Требования, которые предъявляются к формированию целей Положения, могут быть такими:

Достижимость;

Структурированность;

Согласованность с целями деятельности всего предприятия;

Точность и конкретность.

Цель создания отдела кадров может быть сформулирована, например, таким образом:

"...кадровое обеспечение деятельности организации". Структурное подразделение может иметь как одну, так и несколько целей, которые должны быть перечислены в Положении.

Основные задачи создания структурного подразделения - это определенное направление его деятельности, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения этих задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: "Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов". Исходя из этого основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:

Обеспечение законности деятельности предприятия;

Защита правовых интересов предприятия.

Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с Положением о структурном подразделении под расписку. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены новым.

В процессе деятельности предприятия может возникнуть необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в Положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно, повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Основанием для внесения изменений в Положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы оформления данного приказа аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.

1. Общие положения

1.7. В настоящем регламенте применяются следующие сокращения:

	Автоматизированное рабочее место подготовки перевозочных документов системы ЭТРАН
АС ТЕСКАД	Автоматизированная система управления терминально-складской деятельностью
	Агентство фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ТЦФТО
	Дирекция управления движением - территориальное структурное подразделение Центральной дирекции управления движением - филиала ОАО "РЖД"
	Дирекция по управлению терминально-складским комплексом - структурное подразделение ЦМ
	Зона таможенного контроля
	Единая автоматизированная система актово-претензионной работы хозяйства коммерческой работы в сфере грузовых перевозок
	Единый лицевой счет плательщика
	Единый перечень работ и услуг, оказываемых ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов
	Линейное агентство фирменного транспортного обслуживания
	Механизированная дистанция погрузочно-разгрузочных работ и коммерческих операций - структурное подразделение ДМ
	Склад временного хранения
	Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении
	Станционный технологический центр обработки поездной информации и перевозочных документов
	Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение ЦФТО
	Центральная дирекция управления движением - филиал ОАО "РЖД"
	Центральная дирекция по управлению терминально-складским комплексом - филиал ОАО "РЖД"
	Центр фирменного транспортного обслуживания - филиал ОАО "РЖД"
	Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов

Распоряжение

Вице-президент ОАО "РЖД"

С.М. Бабаев

2. Порядок взаимодействия структурных подразделений ЦМ со структурными подразделениями ЦФТО при оформлении работ, услуг и взимании по ним платежей

2.1. Функциональные области взаимодействия

1) Заключение договоров с клиентами на оказание услуг в местах общего пользования станций.

2) Согласование заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций.

3) Оформление приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций.

5) Оформление завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций.

6) Оформление вывоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом с мест общего пользования станций.

2.2. Взаимодействие при заключении договоров с клиентами на работы, услуги, выполняемые ДМ (МЧ) в местах общего пользования станций

3 Договор на выполнение работ, услуг из ЕПУ, оплата которых производится с использованием ЕЛС.

Заключение договора с клиентом осуществляет ТЦФТО.

Заключение договора с клиентом осуществляет ДМ.

2.3. Взаимодействие при согласовании заявок на предмет технологических возможностей мест общего пользования станций

2.4. Взаимодействие при оформлении приема контейнера (груза) к перевозке в местах общего пользования станций

2.5. Взаимодействие при оформлении первичных документов на работы, услуги и оформлении взимания по ним платежей

2.5.1. При оформлении работ, услуг на основании сведений в накладной на перевозку грузов

"Хранение грузов на железнодорожной станции назначения сверх срока бесплатного хранения".

"Промывка и в необходимых случаях дезинфекция вагонов, контейнеров".

По поступлению актов общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ) в АФТО (ТЦФТО):

2.5.2. При оформлении работ, услуг актом общей формы ГУ-23 (ГУ-23 ВЦ)

2.5.3. При оформлении работ, услуг актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ)

1) Работы и услуги из ЕПУ

В соответствии с Порядком оформления и учета работ и услуг ОАО "РЖД" при перевозках грузов в условиях ведения единого лицевого счета выполнение работ, услуг подразделениями ДМ (МЧ), приведенных в таблице 2.3, оформляется актом сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ).

2) Работы и услуги, не включенные в ЕПУ

2.5.4. При оформлении работ приемо-сдаточным актом

2.6. Взаимодействие при оформлении завоза грузов, контейнеров автомобильным транспортом в места общего пользования станций

2.7. Взаимодействие при оформлении вывоза автомобильным транспортом грузов, прибывших в места общего пользования станций

3. Порядок взаимодействия структурных подразделений ЦМ со структурными подразделениями ЦД при обнаружении и оформлении технических и коммерческих неисправностей вагонов и контейнеров

на порожний контейнер - после его выгрузки из вагона на площадку;

начальник участка производства МЧ (ДМ), если приемосдатчик контейнерной площадки является работником ДМ;

начальник станции, если приемосдатчик контейнерной площадки является работником Д.

Posted On 14.01.2018

Начнем с того, что отметим две важных детали:
1. Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.

Структурное подразделение организации - выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.

Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.

Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:

управления - отделы, службы;
цеха - секторы, участки;
отделы - отделения, секторы, участки.

Наиболее важной составной частью положений является разграничение зон ответственности и упорядочение взаимосвязей между подразделениями. Попробуйте свои существующие «прямоугольники» (структурные подразделения) соединить между собой линиями, указывающими на их связи. Получится картинка напоминающая паутину. А если Вы проанализируете круг вопросов, по которым идет взаимодействие, то я уверен, что обнаружите массу «пустых» (информация просто не нужна тому отделу, куда она поступает) и дублирующих друг друга связей. А ведь организационное построение и в частности разрабатываемые положения направлены именно на то, чтобы упорядочить эти информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Во-первых , определите задачи, для решения которых создается структурное подразделение. Задачи, ставящиеся перед ним, должны быть реальными, пусть даже и кажущимися невыполнимыми на данном этапе, но выполнимыми в принципе. В дальнейшем, в процессе комплектации этого подразделения сотрудниками, Вы будете оценивать людей на предмет их способности к решению поставленных задач, определять, есть ли необходимость привлечения специалистов со стороны или достаточно собственного кадрового ресурса, а также планировать обучение персонала.

Во-вторых , определите функции (действия), которые должно выполнять подразделение для решения поставленных задач.

В-третьих , сгруппируйте однотипные функции по отдельным направлениям, определите количество необходимого персонала, путем распределения функций среди виртуальных работников и расчетом норм времени на их выполнение (либо другим способом), проанализируйте возможность контроля руководителем подразделения за выполнением всех возложенных на подразделение функций и определите, нет ли необходимости создания внутри подразделения более мелких структурных единиц.

После завершения данной работы отдайте проект «Положения» на согласование в заинтересованные подразделения (они определены на предыдущем этапе работы). Соберите замечания и предложения. Проанализируйте их, если они существенные и конструктивные (будьте аккуратны, ведь вы отбираете у других руководителей часть полномочий, что может лишить их статуса незаменимости), то соберите, так называемую «согласительную комиссию», решите все разногласия по содержанию.

Передайте в юридический отдел на проверку соответствия действующему законодательству и после получения положительного ответа, утвердите документ у руководителя.

В отдельных организациях, чаще это присуще государственным и муниципальным органам или бюджетным учреждениям, порядок разработки и утверждения Положений закрепляется отдельным документом «Инструкция о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях».

Можно при разработке Положения пойти другим, более простым путем. И взять за основу «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», так как основные задачи и функции подразделения могут являться производными от должностных обязанностей соответствующих руководителей и специалистов, и наоборот. При этом задачи и функции структурного подразделения должны быть обязательно уточнены и дополнены применительно к вашей организации. К примеру, функции отдела маркетинга и рекламы будут определяться путем сложения должностных обязанностей начальников отдела маркетинга и рекламы, в соответствии с задачами, возлагающимися на данный отдел, и с учетом специфики структурного построения и деятельности данного предприятия.

Главное - неформальный подход к разработке Положения. Излишний бюрократизм, применение типовых, штампованных формулировок, приведет к тому, что единожды ознакомившись при приеме на работу с таким документом сотрудник к нему больше никогда не обратиться и соответственно не будет в дальнейшем опираться на него в работе.

Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях обычно возлагается на отдел организации и оплаты труда, а при его отсутствии, на отдел кадров или юридический отдел.

В положении должны быть определены: порядок создания и правовое положение подразделения в ионизационной структуре предприятия; структура подразделения и его штатная численность; задачи, функции, права и ответственность, а также порядок взаимодействия подразделения с иными структурами организации.

Как следует из определения, Положение может состоять из следующих разделов:

Общие положения.
Структура и штатная численность.
Задачи.
Функции.
Права.
Взаимодействие.
Ответственность.

Приведенная структура документа является рекомендуемой. На практике разделов в Положении может быть как больше (могут добавляться: имущество и средства (бюджет), условия оплаты труда, организация работы, порядок утверждения и внесения изменений и т. д.), так и меньше.

В качестве примера приведем несколько образцов типовых положений:

Составление и оформление положения о структурном подразделении организации

ПОЛОЖЕНИЕ о структурных подразделениях СООО ФМС

УТВЕРЖДЕНО

Общим собранием членов правления

Протокол № ___

от _______________г.

Председатель

_________________

ПОЛОЖЕНИЕ

о структурных подразделениях

Свердловской областной общественной организации

«ФЕДЕРАЦИЯ МОТОЦИКЛЕТНОГО СПОРТА»

г.Екатеринбург

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящее положение регламентирует создание, состав, схему работы, функционирование, ликвидацию структурных подразделений Свердловской областной общественной организации «Федерация мотоциклетного спорта», далее именуемой Организация.

1.2 Структурными подразделениями, в соответствии с пунктом 4 действующего Устава Организации, являются Комиссии, Филиалы, Представительства.

1.3 Структурные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, осуществляют свою деятельность на основании данного положения.

1.4 Структурные подразделения могут наделяться имуществом Организации, которое учитывается на отдельном балансе подразделения и на балансе Организации. Имущество структурного подразделения является собственностью Организации.

1.5 Руководитель структурного подразделения назначается правлением Организации сроком на 1 год и действует на основании доверенности, выданной Председателем Правления Организации.

1.6 Численность, структура и внутренний регламент работы структурного подразделения, определяется исходя из необходимости руководителем соответствующего структурного подразделения, по согласованию с правлением Организации.

1.7 Структурные подразделения ведут свою документацию. Копии документов заверенные руководителем структурного подразделения хранятся в правлении Организации.

1.8 Структурные подразделения действуют под не посредственным кураторством членов Правления Организации и подотчётны Правлению Организации.

1.9 Среди структурных подразделений признаётся главенство Комиссий.

1.10 Структурные подразделения создаются и ликвидируются по решению Правления Организации.

2 КОМИССИИ.

2.1 Комиссии подразделяются на спортивные и не спортивные.

2.1.1 Спортивные комиссии создаются по принципу принадлежности к спортивным дисциплинам мотоциклетного спорта.

2.1.2 Не спортивные комиссии создаются по принципу осуществления направления не спортивной деятельности организации (судейская комиссия, комиссия по спорам, совет ветеранов, попечительский совет и т.д., кроме ревизионной комиссии).

2.3 Руководит комиссией, председатель комиссии, далее Председатель.

2 4 Численный состав комиссии не мене трёх членов включая Председателя.

2.5 Председатель комиссии находится в населённом пункте нахождения секретариата Организации.

2.6 В компетенцию спортивных комиссий входит:

Сбор данных о спортсменах, принимающих участие в соревнованиях по соответствующей дисциплине;

Формирование календарного плана соревнований и спортивных мероприятий по соответствующей дисциплине;

Взаимодействие с организаторами соревнований;

Ведение базы данных протоколов соревнований и спортивных мероприятий;

Ведение базы данных по спортивному травматизму;

Оказание организационного методического содействия спортсменам и организаторам соревнований и спортивных мероприятий;

Внесение предложений по выработке критериев оценки проведения соревнований и спортивных мероприятий и их оценка;

Контроль за обеспечением безопасности при проведении соревнований и спортивных мероприятий;

Разработка предложений по составу сборной команды Свердловской области по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта;

Разработка предложений по проведению учебно-тренировочных сборов по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта;

Разработка предложений по назначению судей на соревнования по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта;

Подведение итогов различных соревнований и спортивных мероприятий по соответствующей дисциплине мотоциклетного спорта.

2.7 В компетенцию не спортивных комиссий входит:

Разработка предложений по концепции и стратегии развития соответствующего на правления деятельности;

Ведение реестра членов соответствующих комиссий;

Назначение спортивных судей на соревнования (судейская комиссия);

Организация, проведение и направление членов соответствующих комиссий, на обучающие семинары по соответствующему направлению деятельности;

Представление членов организации или других организаций, юридических и физических лиц для поощрения Организацией.

3 ФИЛИАЛЫ.

3.2 Деятельность Филиала регламентируется Уставом Организации и настоящим положением.

3.4 Филиал объединяет членов организации, Представительства по территориальному принципу и контролирует их деятельность в рамках своей компетенции.

3.5 В компетенцию Руководителя Филиала входит:

Исполнение представительных функций на соревнованиях, официальных спортивных и иных мероприятиях;

Выработка предложений по созданию Представительств на своей территории;

Созыв собрания Представителей и членов организации, в зоне своей территориальной ответственности, для выработки предложений и решения различных вопросов касающихся деятельности Филиала и Организации;

Решение иных вопросов, не входящих в исключительную компетенцию собрания и необходимых для деятельности Филиала;

Выработка предложений, в комиссии, по внесению спортивных мероприятий в календарь;

4 ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА.

4.1 Представительство организации, далее Представительство, это структурное подразделение Организации осуществляющее свою деятельность по территориальному принципу не посредственно в муниципальном образовании или округе, по месту нахождения Представительства.

4.2 Деятельность Представительства регламентируется Уставом Организации и настоящим положением.

4.3 Представительства входят в состав Филиалов или существуют самостоятельно напрямую подчиняясь Правлению Организации.

4.4 Руководителем Представительства является Представитель.

4.4 В компетенцию Представителя входит:

Осуществление прав и обязанностей от имени Организации;

Исполнение решений правления организации;

Исполнение представительных функций в соревнованиях на официальных спортивных и иных мероприятиях;

Распоряжение переданным имуществом Организации и контроль за его использованием;

Созыв собрания членов организации, в зоне своей территориальной ответственности, для выработки предложений и решения различных вопросов касающихся деятельности Представительства и Организации;

Исполнение решений собраний членов организации данной территории и доведение этих решений до правления организации;

Решение иных вопросов, не входящих в исключительную компетенцию собрания и необходимых для деятельности Представительства;

Выработка предложений, в Комиссии, по внесению спортивных мероприятий в календарь;

Выдвижение своих кандидатов в члены комиссий.

Положение о структурном подразделении (службе)

(службах) можно клас-сифицировать на:

положения о структурных подразделениях ;

положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных
(ученый совет, научно-технический совет и др.);

положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, сове-тах).

Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработан-ную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и
кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и нaправления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работы,
которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать
специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в
случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информацион-ные и документационные потоки подразделения; основные докумен-ты, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и орга-низациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки пред-ставления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор-ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида докумен-та, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписы-ваются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организаци-ей в целях регламентации организационно-правового положения работ-ника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий усло-вия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и осво-бождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкрет-ное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполня-емых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рас-сматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предло-жениями к руководителю; представительствовать от имени подраз-деления или учреждения в других организациях и пределы предста-вительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматри-ваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономи-ческую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.

Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию

Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие ка-чество и своевременность выполнения работы. Ответственность ра-ботника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уго-ловной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие
сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в
какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку
документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей ра-ботника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке органи-зации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного
подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения
и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации - куратором данного подразделения или руководителем
структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом),
также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решения на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами являются : наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указани-ем должностных окладов (в государственных учреждениях - с указа-нием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бума-ги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов об-щего бланка: наименование организации, наименование вида доку-мента, дата, номер документа, место составления, заголовок к текс-ту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного распи-сания составляется в табличной форме. Указываются коды и наиме-нования структурных подразделений и должностей, количество еди-ниц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зар-платы по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кад-ров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

Инструкция

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В за-головке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подраз-деления, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструк-ции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

Разработка положения о структурном подразделении организации

При создании структуры (мировой) предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе. Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок создания подразделения, правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия, задачи и функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, ответственность подразделения.

Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и пр. Нельзя сказать, что законодательством установлены требования к составлению и оформлению положения о структурном подразделении. И это правильно, потому что предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность подразделения.
3. Задачи подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Права подразделения.
6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.
7. Ответственность подразделения.

Рассмотрим основные элементы текста на примере оформления положения по приведенной модели.

Макет положения

(1) Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося автором документа, должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, его также указывают в документе, но помещают ниже полного (в скобках). В том случае, если автором является обособленное структурное подразделение предприятия (филиал, представительство), его наименование располагают ниже наименования предприятия. Напомним, что согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Под представительством, в свою очередь, понимается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

(2) Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, бюро в составе отдела) может утверждать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглавляемом им подразделении.

Гриф утверждения документа должен состоять из:

1. слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

2. наименования должности лица, утверждающего документ;

3. подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

4. даты утверждения.

Как правило, приказом директора предприятия о создании структурного подразделения одновременно утверждается и положение. В этом случае гриф утверждения состоит из:

1. слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);

Положения о структурных подразделениях

наименования утверждающего документа в именительном падеже;

3. даты документа и его номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ Генерального директора ООО "Согласие" от 22.03.00 № 31

(3) Наименование структурного подразделения. Если слово "ПОЛОЖЕНИЕ" является наименованием вида документа, то реквизит (3) представляет собой заголовок к тексту. Он включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Например, положение о финансовом отделе. Структурное подразделение предприятия - официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.

Различают следующие виды структурных подразделений:

1. Управления.

2. Службы.

5. Отделения.

7. Лаборатории.

8. Секторы.

9. Участки.

Создание того или иного подразделения зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями. Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3-5 единиц (включая начальника) или отдел - при штатной численности работников от 6 единиц.

В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4-х штатных единиц. Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно найти там следующую зависимость: штатная численность управления не может быть менее 20 единиц, отдела не менее 10 единиц, отдела (в составе управления) не менее 5 единиц, отделения - не менее 2 единиц.

В структуру управления не могут входить менее 3 отделов. Следует отметить, что создание таких структурных подразделений, как управления, характерно для органов государственной власти и муниципальных органов. На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно.

Однако нельзя не учитывать тот факт, что дробление организационной структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения в количестве 2-3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размазыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.

Теперь, о наименовании структурного подразделения. Оно обозначает основное направление деятельности. Существует несколько подходов к установлению наименований подразделений. Прежде всего это наименования, которые содержат указание вида подразделения и основное его функциональное направление, - например, "финансовый отдел", "планово-экономический отдел", "отдел организации и оплаты труда", "отдел кадров" и т.д.

Наименование подразделения может быть производным от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения, - например, "отдел главного технолога", "отдел главного механика" и т.д.

В то же время практикой выработаны емкие наименования без указания на вид подразделения - например, "канцелярия", "главная бухгалтерия", "архив".

К таковым относятся также и цехи.

Будучи производственным подразделением предприятия, цех может выпускать различные виды продукции. В этом случае к слову "цех" присоединяется наименование продукции, например, "колбасный цех", или плюс ко всему - основная производственная операция - например, "цех по производству фитопрепаратов", "цех по сборке кузовов автомобилей", "цех по розливу водки", и т.д.

Следует отметить, что в законодательстве нет жесткой регламентации наименований структурных подразделений предприятия. Одним из способов установления наименований подразделений является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, и т.д.).

Некоторую помощь в определении наименования можно получить обратившись к Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что наименования должностей должны устанавливаться в строгом соответствии с этим классификатором. В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании - например, "финансово-бухгалтерский отдел", "финансово-экономический отдел", "отдел маркетинга и сбыта", и т.д.

В данном разделе отражаются:

1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки). Образцы положений, приводимые в настоящем издании, сориентированы на различные предприятия. Поэтому отдельные подразделения выведены как самостоятельные, хотя зачастую они входят в состав более крупных подразделений (например, подразделение послепродажного обслуживания продукции, рекламное подразделение, как правило, является структурными единицами отдела маркетинга или сбыта).

2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредителями. Если в первом случае, распорядительным документом является приказ, то во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколько самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком "раскладе" непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых возлагается обязанность управления отдельными группами подразделений, то ему подчиняются все основные структурные единицы. Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и пр.).

Обратная связь

ПОЗНАВАТЕЛЬНОЕ

Сила воли ведет к действию, а позитивные действия формируют позитивное отношение

Как цель узнает о ваших желаниях прежде, чем вы начнете действовать. Как компании прогнозируют привычки и манипулируют ими

Целительная привычка

Как самому избавиться от обидчивости

Противоречивые взгляды на качества, присущие мужчинам

Тренинг уверенности в себе

Вкуснейший «Салат из свеклы с чесноком»

Натюрморт и его изобразительные возможности

Применение, как принимать мумие? Мумие для волос, лица, при переломах, при кровотечении и т.д.

Как научиться брать на себя ответственность

Зачем нужны границы в отношениях с детьми?

Световозвращающие элементы на детской одежде

Как победить свой возраст? Восемь уникальных способов, которые помогут достичь долголетия

Классификация ожирения по ИМТ (ВОЗ)

Глава 3. Завет мужчины с женщиной

Оси и плоскости тела человека - Тело человека состоит из определенных топографических частей и участков, в которых расположены органы, мышцы, сосуды, нервы и т.д.

Отёска стен и прирубка косяков - Когда на доме не достаёт окон и дверей, красивое высокое крыльцо ещё только в воображении, приходится подниматься с улицы в дом по трапу.

Дифференциальные уравнения второго порядка (модель рынка с прогнозируемыми ценами) - В простых моделях рынка спрос и предложение обычно полагают зависящими только от текущей цены на товар.