Заполнение журналов-ордеров (бланки и образцы). Журнал-ордер: образец заполнения Какой приказ положен в основу
Документальное сопровождение выдачи наличных
В наше время тотального господства банков и банковских переводов ни одна организация не может обойтись без фактических денежных средств. В этой статье рассматривается пример заполнения расходного кассового ордера (РКО) и вопросы, связанные с его применением.
Любая организация или ИП обязаны вести расчеты с контрагентами, осуществлять платежи в бюджет и фонды через расчетный счет. Но остается еще немало случаев, когда нужны наличные деньги:
- выдача подотчетному лицу
- расчет по оплате труда
- выдача на хозяйственные нужды
- оплата аванса поставщику
Правовой Федеральный акт возлагает на Центробанк определить шаг за шагом операции по кассе. Этот распорядок расписан Указанием Банка, где говорится, что все кассово-денежные операции оформляются ордерами: приходными и расходными. Там же указаны наименования стандартных форм. Формы эти закреплены в законодательных нормативах. Форма КО-2 предназначена для расходного кассового ордера.
Таким образом, создание расходно-кассового документа при выдаче денег является обязательной процедурой.
Пример заполнения расходно-кассового ордера поможет правильно составить документ. Кроме того, он обязательно должен записываться в журнальной форме, где фиксируются все приходные и расходные документы кассы. Этот журнал, в свою очередь, имеет КО-3 стандартную форму.
Оформление ордера
Оформляет расходный кассовый документ бухгалтер. На уровне законодательства нет четких требований, как заполнять ордер. Но так как для ордера существует унифицированная форма, то ответственное лицо заполняет бланк ордера в соответствии с требованиями соответствующих полей в форме:
- на верхней строчке пишется название организации
- ниже его - структурное подразделение; если нет подразделения, то ставится прочерк
- в табличке «Коды» код по ОКУД 0310002 – проставляется автоматически, а код ОКПО должен соответствовать коду из классификатора
Затем бухгалтер должен проставить бухгалтерские счета. Кредит счета всегда будет 50, а вот дебет зависит от хозяйственной операции, в соответствии с которой выдаются деньги:
- 70 – выдача зарплаты сотрудникам
- 60 - оплата поставщикам и заказчикам
- 71 - расчет с подотчетными лицами
- 51 - перевод определенной суммы на текущий счет организации
В следующей графе проставляется сумма операции, ниже записывается фамилия работника, который получает деньги. В строке «Основание» записывается хозяйственная операция, на основании которой происходит снятие денег. Это чаще всего:
- оплата труда сотрудников
- выдача на хозяйственные нужды
- наличные перечисляются на счет (расчетный)
- выплаты по договорам аренды и т.д.
В следующей строке «Сумма» записывается сумма прописью. Строка «Приложение» - это документы, подтверждающие происходящие хозяйственные операции. Это может быть:
- платежная ведомость
- письменное заявление на хозяйственные нужды
- квитанция к объявлению на взнос наличными соответственно и т.д.
Ниже подписывается руководство организации. Если бухгалтера в организации нет, то за него расписывается руководитель.
Требования к оформлению РКО
Пример заполнения расходно-кассового ордера подтверждает, что РКО является финансовым документом, поэтому:
- в записях не должно быть помарок, исправлений, ошибок
- заверять расходник электронно-цифровой подписью нельзя
- документ должен быть в бумажном виде
Выдача денег в кассе по РКО
Процедура выдачи денег в кассе
Деньги по расходному ордеру выдает кассир организации. В его обязанность входит проверить правильность оформления ордера и убедиться, что руководитель и главный бухгалтер поставили свои подписи в соответствующих строках. В ордере есть строка, где записаны паспортные данные получателя:
- фамилия, имя, отчество должны быть в дательном падеже
- перед выдачей кассир должен сверить паспортные данные в ордере с оригиналом, который обязан предоставить получатель
В строке «Получил» надо написать сумму из кассы, ниже проставить текущее число и расписаться тому лицу, которое непосредственно получает деньги. После получения соответствующей суммы кассир должен поставить фамилию и расписаться.
Сейчас заполнение всех документов происходит на компьютере. В Указаниях Банка России № 3210-У отмечается, что расходник можно заполнять и от руки.
Упоминаний, что нельзя комбинировать автоматическое и ручное заполнение, тоже нет. Таким образом, при необходимости можно заполнить от руки те строки, которые не попали в расходник автоматически. Расходный документ заполняется в единственном числе и подшивается в кассовую книгу.
РКО в кредитных организациях
Составление РКО в банке
- талон отрывной к РКО № - указывается цифрами номер, который должен соответствовать РКО
- дебет и кредит формируются, как того требуют положения Банка
- свободное поле – заполняется, как того требуют правила, так называемого аналитического учета в случаях операций с драгоценными металлами. Этот порядок закреплен во внутреннем документе организации, учетной политике
- символ - пишутся цифрами символы
- шифр документа – это обозначение документа в цифрах
- направление выдачи наличных денег – пишется направление выдачи, учитывая символы отчетности
- свободное поле – пишутся реквизиты в соответствии с требованием учетной политики конкретной банковской организации
Руководство для бухгалтера
Новый правовой акт разрешает предпринимателям с 01.01.2013 создавать и использовать первичные формы документов. Но для РКО нужно использовать ранее утвержденные формы и заполнять их в соответствии с вышеуказанными правилами.
Таким образом, как видно из примера, составить документ РКО довольно просто. При составлении необходимо внимательно заполнить все поля документа без ошибок и помарок, иначе документ может быть признан недействительным.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.
Никогда не работала бухгалтером, но будучи продавцом-кассиром, при выдачи денежных средств мне приходилось распечатывать такой бланк. Форма очень простая, единственный минус, что ошибаться в кассовых документов нельзя - иначе приходилось переделывать, а нас еще в добавок за это штрафовали…
prednalog.ru
Just another WordPress site
Свежие записи
Свежие комментарии
- admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
- admin к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
- Александр к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
Заполнение расходного и приходного кассового ордера. Кассовая книга.
Заполнение расходного кассового ордера (РКО).
Расходный кассовый ордер применяется для выдачи наличных денежных средств из кассы. Это унифицированный документ (форма КО-2). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?
Вверху расходника пишется наименование организации, его структурное подразделение (если есть). Если структурного подразделения нет, то ставим прочерк. Вверху в правой части пишутся коды организации на основании справки из Госкомстата.
«Номер документа» присваивается по-порядку по мере выдачи денег из кассы. Нумерация начинается с начала года.
Дата документа – дата выдачи денег из кассы. Она совпадает с датой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ.
В графе «Дебет» и «Кредит» указываются бухгалтерские счета операции по кассе. Они заполняются бухгалтером. Графа «Дебет, код структурного подразделения» заполняется, если у предприятия есть такое подразделение и выдача денег осуществляется в нем.
В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается код, если он применяется в организации, либо ставится прочерк.
«Кредит» – это счета кассы, из которой выдаются деньги. В синтетическом учете это счет 50 «Касса».
«Сумма, руб. коп.» — указывается сумма, выдаваемая из кассы, цифрами.
В графе «Код целевого назначения» указываются коды, если они приняты в предприятии.
По строке «Выдать» заполняется Ф.И.О. работника организации, которому выдаются деньги, в родительном падеже.
По строке «Основание» пишется содержание финансовой операции.
По строке «Сумма» повторяется сумма, указанная выше по расходному кассовому ордеру. Она пишется с большой буквы сначала строки прописью. Копейки указываются цифрами.
В «Приложении» – указываются документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги получает работник сторонней организации, необходимо указать данные в доверенности, по которой деньги выдаются из кассы. Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру.
РКО регистрируется в журнале учета кассовых документов КО-3 и заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера.
Строку «Получил» заполняет сам получатель денег. В нее вписывается полученная сумма прописью, копейки цифрами. Затем получатель денежных средств ставит свою подпись и дату. Ниже пишется наименование документа, на основании которого деньги выдаются получателю. Чаще всего это паспорт или документ, удостоверяющий личность. Зачем в расходнике нужны паспортные данные? Это необходимо в случае, если возникла конфликтная ситуация по поводу получения денег. Допустим, вам работник предъявил претензию, что деньги получал не он, тогда вы сможете это доказать его паспортными данными и подписью. Особенно это важно, когда вы выдаете деньги по доверенности, поскольку доверенность может быть липовая, например, когда работник уволился, а бланк доверенности у него остался (да, бывает и такое в практике).
Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром или уполномоченным лицом после выдачи денег по РКО. По ней кассир заверяет расходник своей подписью и ее расшифровкой.
РКО не передается на руки получателям денег. Он остается у кассира.
Бланк расходного кассового ордера можно скачать здесь.
Заполнение приходного кассового ордера (РКО).
Приходный кассовый ордер применяется для оформления наличных денег при их поступлении в кассу организации. Это унифицированный документ (форма КО-1). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.
Как правильно заполнить приходный кассовый ордер?
Приходный кассовый ордер (ПКО) состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции, которая после заполнения выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Расходник может быть выписан как вручную, так и в электронном виде. Помарки и исправления в приходниках не допускаются. В этом случае их нужно переписывать.
Вверху РКО заполняется наименование организации и ее структурное подразделение (если есть). В случае отсутствия такового, ставится прочерк.
«Коды» заполняются на основании справки из Госкомстата.
Номер приходника указываются по порядку ведения кассовых операций. Нумерация начинается с начала года. РКО регистрируются в журнале регистрации КО-3.
«Дата составления» — дата оприходования денег (поступления денег в кассу). Формат даты расходника ДД.ММ.ГГГГ (например, 25.05.2012).
Графы «Дебет» и «Кредит», как и в расходном кассовом ордере, заполняет бухгалтер. По Дебету счета всегда ставится счет учета операций по кассе (синтетический счет 50 «Касса»).
В графе «Сумма, руб. коп.» пишется денежная сумма, вносимая в кассу. Она указывается цифрами. Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация применяет систему кодирования.
В графе «Принято от___» пишется ФИО лица, внесшего деньги в кассу, в родительном падеже, а если платеж внесен представителем сторонней организации, то «Название организации» и ФИО уполномоченного лица.
В графе «Основание» – показывается содержание финансовой операции либо документ, на основании которого принимается платеж.
По строке «Сумма» указывается сумма платежа, принимаемого в кассу. Сумма пишется с начала строки с большой буквы прописью, а копейки цифрами. Если строка «Сумма» заполнена не полностью, то пустые места прочеркиваются.
По строке «В том числе» вносится сумма НДС цифрами, либо запись «без налога (НДС)».
В «Приложении» указываются первичные документы, которые должны быть приложены к ордеру.
В квитанции к ПКО делаются те же записи, что и в ПКО. На квитке и ПКО ставится штамп » ОПЛАЧЕНО». Квитанция отрывается и передается внесшему деньги лицу.
Приходный кассовый ордер подписывает кассир и визирует главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.
Бланк приходного кассового ордера можно скачать здесь.
Заполнение Кассовой книги.
Кассовая книга – сводный документ, в котором ведется учет всех кассовых операций: как поступление наличных денег, так и их выдача. Унифицированная форма книги — форма КО-4.
Книга может быть заполнена как вручную, так и в электронном виде.
Порядок ведения кассовой книги электронным способом.
Утром каждого следующего рабочего дня кассиру нужно подготовить две распечатки: «Отчет кассира» и «Вкладной лист кассовой книги». Они содержат одинаковые реквизиты для заполнения. Они нумеруются по порядку с начала года.
В распечатке последнего вкладного листа месяца и года указывается общее число листов за каждый месяц (год). Кассиру необходимо проверить правильность распечаток, затем подписать их. Вкладные листы кассовой книги остаются в кассе и хранятся в течение года, а отчет с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами, передается в бухгалтерию.
Все вкладные листы кассовой книги по мере необходимости или в конце года сшиваются и опечатываются, заверяются подписями главного бухгалтера и руководителя, с указанием общего количества листов.
Порядок ведения кассовой книги вручную.
При ручном ведении кассовой книги, она заводится на определенный период, исходя из количества операций. Листы книги еще до ее использования прошнуровываются, пронумеровываются, опечатываются и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера на последней странице. Кассовую книгу опечатывают сургучной или обычной печатью.
Если листы кассовой книги не заполнены полностью, они прочеркиваются.
В конце каждого дня в кассовой книге выводится общая сумма приходных и общая сумма расходных документов, проведенных в течение дня, а также рассчитывается остаток на конец дня. Ведение кассовой книги контролирует главный бухгалтер.
Форму кассовой книги можно скачать здесь.
О проверке кассовых операций читайте здесь.
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».
Заполнение расходного кассового ордера формы КО-2
Операция по выдаче наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером форма КО-2, бланк и образец заполнения данной формы можно бесплатно скачать ниже. Бланк составляется по унифицированной форме, при заполнении не допускает ошибок и исправлений.
Оформляет ордер лицо, ответственное за ведение кассы, составляется документ в одном экземпляре. Заполненный расходный кассовый ордер требует обязательного заверения подписью кассира. Подпись директора организации не требуется, если документ сопровождает прочая документация, в которой подпись руководителя имеется.
Обратная операция по принятию наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером КО-1. Заполненные образцы кассовых ордеров используются обоснованием для внесения записей в кассовую книгу КО-4.
Образец заполнения формы КО-2
Типовой бланк расходного кассового ордера заполняется информацией в следующей последовательности:
- заполняются основные сведения об организации, заполняющей форму КО-2 (название, ОКПО, подразделение);
- приходному кассовому ордеру присваивается номер, он не должен повторяться в пределах года;
- дата расходника должна соответствовать дню выдачи наличных денег;
- поле «дебет» заполняется бухгалтером, здесь указывается кодировка подразделения, счет, куда относятся наличные деньги (60 при оплате поставщику, 76 при оплате иному контрагенту, 71 при выдаче подотчет, 70 при выплате зарплаты и т.д.), если ведется аналитика по указанному счету, то вносится код аналитического счета;
- поле «кредит» также заполняется бухгалтером, в это поле бланка КО-2 вносится номер счет, с которого списываются наличные денежные средства (сч. 50, возможно указание субсчета);
- сумма - цифрами вносится полностью до копеек;
- код целевого назначения заполняют только при целевом расходовании средств;
- в строке «выдать» следует заполнить данные о лице, которому деньги выдаются, это может быть сотрудник организации, получающий зарплату или подотчетные средства, или представитель организации, получающий деньги за поставленные товары, услуги;
- в поле «основание» нужно пояснить назначение выплачиваемой по расходному кассовому ордеру суммы - например, оплата ООО «АБС» за поставку товара по договору поставки №1-п от 01.04.2017″, или «выдача под отчет на оплату товаров по счету №12 от 01.04.2017»;
- прописной вид выдаваемой денежной суммы;
- приложении - документы, сопровождающие сделку, на основании которых выписывается расходные кассовый ордер КО-1 (Например, заявление подотчетного лица, накладная и т.д.);
- подпись руководителя и кассира;
- внизу отводится место для расписки получения в получении наличных средств в указанном размере, в данном разделе бланка КО-2 нужно подтвердить факт получения и указать свои ФИО и паспортные реквизиты, получатель подтверждает получение своей подписью.
Представитель других организаций, которым выдаются наличные деньги, обязаны представлять доверенность на получение денег (если это не директор компании)ращать недопустимо. Реквизиты доверенности вносятся в бланк расходного кассового ордера КО-1, а оригинал доверенности прикладывается к бланку расходника.
Документы, сопровождающие сделки и прикалываемые к ордеру, отмечаются штампом «оплачено» с указанием даты операции. Далее форма КО-1 сдается в бухгалтерию.
Бланк и пример оформления
Бланк расходного кассового ордера форма КО-2 - скачать.
Образец заполнения расходного кассового ордера КО-2 - скачать.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2017 году
Что это такое
Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.
Обратите внимание , начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).
Бланк РКО (форма КО-2)
Расходный кассовый ордер (форма КО-2), действующий в 2017 году:
Как заполнить РКО
Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2016). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса» ).
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.
В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.
В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.
В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.
В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).
Примечание : руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.
Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывают получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.
При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.
Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).
Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.
Обратите внимание , в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.
Образцы заполнения РКО в 2017 году
Ниже представлены образцы заполнения бланка расходного кассового ордера в 2017 году:
Как заполняется расходный кассовый ордер КО-2?
Если поступление наличных средств в кассу оформляется с помощью приходного ордера КО-1, то при выдаче средств из кассы заполняется расходный кассовый ордер унифицированная форма КО-2. После заполнения данный документ также подлежит обязательной регистрации в журнале КО-3, а сама операция по выдаче денег отражается в кассовой книге КО-4 с указанием номера и даты «расходника».
Ордер – это денежный документ, который не допускает никакого рода ошибок, исправления не допускаются, поэтому будьте аккуратны.
Заполняется бланк КО-2 в момент выдачи денег получателю, в качестве получателя может выступать физическое лицо - сотрудник организации, которому сумма выдается на основании его заявления, а также стороннее физическое лицо, представитель другой организации – в этом случае получать должен предъявить паспорт либо доверенность на получение денег.
Образец заполнения
Заполнение типовой формы КО-2:
При оформлении расходного кассового ордера нужно заполнить следующие строки:
- наименование организации, заполняющей форму;
- ее код ОКПО;
- структурное подразделение – например, торговая точка, наименование одного из магазинов, можно здесь поставить прочерк;
- номер расходного ордера – порядковый номер с начала года, берется из журнала регистрации КО-3;
- дата – дата составления расходника, совпадающая с датой выдачи денег из кассы получателю;
- дебет – в этой графе нужно заполнить код структурного подразделения (если это подразделение вы указали выше и в вашей организации применяется система кодирования), дебет счета, по которому отразится выдаваемая сумма (зависит от того, кому выдаются деньги и с какой целью), код аналитического учета (если такой учет ведется по этому счету);
- кредит – номер бухгалтерского счета учета наличных средств – счет 50 «Касса»;
- сумма – цифрами пишем сумму, выдаваемую получателю;
- код целевого назначения – в зависимости от того, с какой целью и кому выдается наличка, здесь нужно указать соответствующий код, если в организации такой системы кодирования не предусмотрено, то ставится прочерк;
- выдать – фамилия, имя, отчество физического лица в дательном падеже, которому выдаются деньги;
- основание – указывается документ, послуживший основанием для составления расходного кассового ордера, это может быть расчетная ведомость при выдаче зарплаты, заявление работнике при выдаче денег в подотчет, документы на реализацию, чек;
- сумма – пишется сумма прописью с большой буквы, если есть копейки, то они указываются цифрами;
- приложение – здесь отражаются первичные документы, сопровождавшую операцию выдачи денег из кассы;
- подписи руководителя и главного бухгалтера.
После того, как внесены указанные выше сведения в расходный кассовый ордер, деньги передаются получателю. После их пересчета получатель должен заполнить следующие строки бланка:
- получил – пишет полученную сумму прописью, копейки цифрами;
- дата получения;
- подпись получателя;
- по – наименование документа, удостоверяющего личность получателя.
После всего этого кассир, выдавший деньги также подписывает документ.
Типовая форма КО-2 заполнена, образец расходного кассового ордера смотрите ниже, а в самом конце статьи вы найдете ссылку, по которой можно скачать форму КО-2.
Скачать бланк и образец
Бланк расходного кассового ордера КО-2 - скачать.
Статья написана по материалам сайтов: pravodeneg.net, prednalog.ru, blandoc.ru, www.malyi-biznes.ru, buhland.ru.
ЖО отвечает в бухгалтерском учете за систематизацию первичной документации. При помощи журнально-ордерной системы ведения учета фиксируются хозяйственные операции, которые ежемесячно выполняет каждая организация.
ЖО заполняются на унифицированных формах (код по ОКУД № 0504071), утвержденных Минфином посредством Приказов № 123н от 23.09.2005 и № 25н от 10.02.2006. Однако при необходимости учреждение может воспользоваться самостоятельно разработанными бланками ЖО, предварительно утвердив их приказом и закрепив в учетной политике.
Каждая форма ЖО используется для отражения той или иной операции по кредиту, затем все произведенные операции объединяются в едином регистре синтетических счетов с выделением итогов по каждому отдельному счету.
Кредитовые ЖО состоят из двух разделов:
- основной — для записей по КТ;
- дополнительный (ведомость) — для ведения аналитического учета.
Оборот по ДТ вносится в специальные ЖО вместе с корреспондирующимися счетами по КТ, что обеспечивает выполнение принципа двойной записи в бухучете. Сальдо на начало и конец периода из ЖО по каждому счету переносятся в главную книгу организации.
Каждое учреждение вправе выбрать тот тип формы, при помощи которой будет вестись бухучет:
- журнально-ордерная;
- мемориально-ордерная.
Однако применение журнально-ордерной формы ведет к упрощению работы бухгалтерии, так как ее основным принципом является систематизация бухгалтерских данных и автоматизация составления периодической и итоговой отчетности.
Журнал ордер 1 и ведомость 1
Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему заполняются учреждением по счету 50 «Касса» в соответствии с приходными и расходными кассовыми ордерами. Сальдо по КТ счета отражает все произведенные выплаты из кассы, по ДТ — те средства, которые были получены. Итоговая строка показывает те суммы, на которые были выплачены денежные средства. ЖО 1 должен отражать остатки денег на конкретные даты. Эти остатки в обязательном порядке должны совпадать с итоговым сальдо на указанные день в отчете кассира. Итоговая строка ЖО должна быть аналогична обороту по КТ счета 50 в главной книге за выбранный период.
Ведомость к ЖО №1 заполняется в аналогичном порядке. Итоговые обороты должны обязательно совпадать с показателями ЖО "Касса". По окончании отчетного месяца бухгалтеру необходимо сделать сверку конечного сальдо по ЖО №1, ведомости №1, и показателям кассовой книги учреждения.
Журнал ордер 1: скачать бланк в Word
Журнал-ордер 1: образец заполнения
Журнал ордер 2: бланк
ЖО 2 отражает все операции, зафиксированные по КТ счета 51. Вся информация указывается на основании выписок и приложений к выпискам из банка, в том числе и платежных поручений. Оборотная сторона ЖО № 2 служит для отражения сведений о поступлениях по ДТ счета 51. Алгоритм заполнения ЖО-2 аналогичен ЖО № 1.
Журнал ордер 2: скачать бланк
Журнал-ордер 2: образец заполнения
ЖО № 3-5
Операции по КТ счетов 54-56, фиксирующие капитальные затраты и спецсчета в банках (аккредитивы, чековые книжки, денежные документы), формируются в ЖО № 3.
Журнал-ордер 3: бланк
Журнал-ордер 3: образец заполнения
Журнал-ордер 4: бланк
Движения по краткосрочным и долгосрочным кредитам, займам (счета 66 и 67) записываются в журнал-ордер 4.
Журнал ордер 4: образец заполнения
Зачеты взаимных требований между дебиторами и кредиторами формирует журнал ордер 5.
Журнал ордер 6: бланк
Все операции по расчетам за поставленные товары и услуги фиксируются в ЖО № 6. В нем также отражается непосредственное поступление товаров и оказание услуг. Расчеты по поставке товаров и услуг учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». ЖО № 6 заполняется по каждому контрагенту и договору.
Журнал-ордер 6: образец заполнения
Журнал-ордер 7: скачать бланк
Журнал-ордер 7 отвечает за систематизацию учетных данных по расчетам с подотчетными лицами на основании операций по счету 71. В ЖО № 7 указана информация в разрезе всех авансовых отчетов сотрудников, все суммы денежных средств, выданных подотчет, а также переходящие остатки денег за выбранный период. Строки в ЖО № 7 не подлежат группировке и объединению.
Журнал № 7: образец заполнения
Журнал ордер 8: бланк
ЖО № 8 — это регистр учета расчетов с дебиторами и кредиторами в соответствии с аналитическими данными по следующим спецсчетам:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 «Учет расчетов с покупателями»;
- 68 «Учет расчетов по налогам и сборам»;
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- 75 «Расчеты с учредителями»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В ЖО № 8 вносятся обобщенные данные по взаиморасчетам с вышеуказанными контрагентами, указываются средства, поступившие от таких контрагентов, в том числе и авансовые платежи.
Журнал-ордер 8: образец заполнения
Журнал-ордер 10: скачать бланк
ЖО № 10 используется для бухучета издержек на собственное производство. В ЖО № 10 отражаются сводные данные с множества счетов по каждой финансово-хозяйственной операции организации. Информация вносится в ЖО № 10 на основании целого ряда бухгалтерских отчетных регистров и ведомостей.
Журнал-ордер 10: образец заполнения
Журнал ордер 11: бланк
ЖО № 11 предназначен для регистрации бухгалтерских данных об отгрузке и продаже готовой продукции. Регистры, служащие основой для формирования ЖО 11 — ведомости № 15,16. В этих бухгалтерских отчетах указаны фактические либо учетные цены на материально-производственные запасы, закрепленные в учетной политике организации.
Учетные регистры - это специальные журналы бухгалтерского учета, которые позволяют систематизировать и группировать данные о фактах хозяйственной деятельности предприятия. Для каждой из систем ведения учета предусмотрены разные формы учетных регистров. О том, какие регистрационные журналы используются в журнально-ордерной системе ведения бухгалтерского учета, расскажем в нашей статье.
Ключевые моменты
Журнально-ордерная система ведения БУ предусматривает подтверждение всех хозяйственных операций соответствующим документом — бланком первичной документации. Первичка в свою очередь должна быть зарегистрирована в особом журнале. Причем записи вносятся в хронологическом порядке.
Все операции группируются по счетам бухгалтерского учета. То есть при отражении корреспонденции с одним бухсчетом используют отдельный журнал-ордер (ЖО), при формировании записи по другому счету запись отражается уже в другом журнале учета. Отметим, что одна и та же запись может и должна быть отражена сразу в двух журналах: в одном — по дебетуемому счету, а в другом — по кредитуемому. Данный способ отражает метод двойной записи в бухучете.
Итоговые данные ЖО по итогам отчетного периода переносятся в ключевой регистр — главную книгу. Напомним, что на основе данных главной книги по окончанию финансового года формируется бухгалтерский баланс. Следовательно, от полноты и правильности регистрации информации в Журнал ордер зависит достоверность бухгалтерской финансовой отчетности.
Теперь рассмотрим каждый ЖО подробнее, приведем примерные бланки и образцы заполнения.
Нижеприведенные бланки является примерными! В соответствии с нормами закона "О бухучете" № 402-ФЗ , каждый экономический субъект вправе самостоятельно разработать и утвердить свои бланки первичной и учетной документации. Также компания не обязана вести все ЖО, если операции для их заполнения отсутствуют. Позицию компании в данном вопросе обоснуйте в учетной политике. собственные бланки утвердите отдельным приказом или приложением к учетной политике фирмы.
Журнал ордер № 1 «Касса»
Для формирования оборотов с наличными денежными средствами организации применяется специальный журнал-ордер 1 (скачать бланк в Word и образец заполнения можно ниже). Иными словами, все операции, в которых участвует счет 50 «Касса», следует отражать в ЖО № 1.
Основанием для внесения записей является отчет кассира. Документ, в свою очередь, формируется на основании выписанных ПКО и РКО за день (или несколько дней). Отметим, что кредитовые обороты по сч. 50 в ЖО раскрываются подробнее, чем дебетовые (поступления в кассу). Для детализации поступлений денег используют журнал-ордер 1 и ведомость 1. То есть, ведомость 1 — это расшифровка доходных операций с наличными денежными средствами компании.
Бланк ЖО № 1
Пример заполнения ЖО № 1
Журнал ордер № 2 «Расчетный счет»
Для ведения хозопераций по расчетным счетам компании, открытым в кредитных и банковских учреждениях, используют журнал-ордер 2 (скачать бланк и пример заполнения можно ниже). Записи следует вносить только на основании банковских выписок. Именно они являются подтверждением факта движения денежных активов фирмы. В ЖО детализируется списание с р/счетов. Для раскрытия сведений о поступлениях ведется специальная ведомость.
Журнал-ордер 2, бланк
Пример заполнения
Журнал ордер № 3 «Специальные счета»
Если денежные средства компании хранятся на спецсчетах, открытых в банках или прочих кредитных организациях, то операции по таким счетам отражают в ЖО № 3. Записи формируют по сч. 54, 55, 56 бухгалтерского учета. Иными словами, если предприятие в своей деятельности использует аккредитивы, чековые книжки или хранит деньги на иных счецсчетах, то движение по данным местам хранения фиксируйте в ЖО № 3.
Пример заполнения ЖО № 3
Журнал ордер № 4 «Заемные капиталы» и ЖО № 5 «Взаимозачеты»
Если компания получает кредиты или заемные средства для ведения деятельности, то расчеты по полученным займам ведутся в специальном журнале-ордере 4. В регистр вносят обороты в сч. 66 и 67, то есть по краткосрочным и долгосрочным кредитам и долговым обязательствам.
Журнал-ордер 4, бланк
Пример заполнения
Расчеты путем проведения взаимного зачета оказанных услуг, работ или поставленных товаров между экономическими субъектами регистрируйте в журнале-ордере 5 «Взаимозачеты». Стоит отметить, что взаимозачетные операции между российскими фирмами в настоящее время проводятся довольно редко. Однако зачет встречных требований не запрещен.
Журнал-ордер, бланк
Журнал ордер № 6 «Расчеты с поставщиками»
Для регистрации документов, отражающих операции по расчетам с текущими подрядчиками, поставщиками и прочими бизнес-партнерами используйте журнал-ордер 6. Записи вносите на основании полученных счетов-фактур, товарных накладных и подписанных актов по выполненным работам, услугам. Расходные операции вносите на основании банковских выписок, подтвержденных проведенными платежными поручениями. Объединять записи даже по одному подрядчику (поставщику) недопустимо. Каждый документ должен быть отражен отдельно.
Бланк ЖО № 6
Журнал ордер № 7 «Расчеты с подотчетниками»
Деньги, выданные сотрудникам фирмы подотчет, отразите в ЖО № 7. Напомним, что объединять операции недопустимо даже в тех случаях, когда деньги выдают одному подотчетному лицу. Детализируйте записи по каждому факту выдачи денег подотчет.
Журнал-ордер 7, скачать бланк
Журнал ордер № 8 «Авансы по расчетам»
В расчетах между поставщиками и подрядчиками используйте авансовые платежи, тогда для регистрации выплаченных авансов используйте журнал-ордер 8. Записи вносите на основании банковских выписок. Также в ЖО следует отражать расчеты с бюджетами по налоговым платежам, отдельные внутрихозяйственных операции.
Бланк ЖО № 8
ЖО № 10 «Основное производство»
Все траты, которые направлены на обеспечение основного вида деятельности, отражайте в ЖО № 10. Группируйте хозоперации по бухсчетам: основные средства, амортизация, заработная плата основного персонала, налоговые отчисления, материальные запасы и прочие расходы.
Журнал-ордер 10, скачать бланк
Журнал-ордер 10, образец заполнения
ЖО № 11 «Готовая продукция, продажи»
Произведенную продукцию отражайте в ЖО № 11. Если компания оказывает услуги или работы, то результаты деятельности также регистрируйте в журнале-ордере 11. Информацию допустимо группировать по номенклатурам, видам товаров или категориям услуг. Компания вправе самостоятельно разработать бланк, учитывая специфику и род деятельности.
Журнал-ордер 11, бланк
Образец заполнения
ЖО № 13 «Имущество и капиталы»
Движение основных средств и нематериальных активов в компании отражайте в специальном ЖО № 13. Сведения вносите на основании первичных документов. Например, карточек ОС, товарных накладных на внутреннее перемещение, карточек учета НМА и прочей первичной документации. Также в ЖО отражайте операции по начислению амортизации на имущественные активы компании. Также в регистре фиксируют сведения об изменениях уставного капитала.
Бланк ЖО № 13
Журнал-ордер 13, образец заполнения
ЖО № 16 «Капитальные вложения»
Информация о имеющихся капитальных вложениях компании должна быть зарегистрирована в отдельном ЖО. К таким хозоперациям относят: вложения во внеоборотные активы, оборудование, готовое к установке (монтажу). Фиксируйте движение на основании первичных документов (ввод в эксплуатацию, акт об установке).
В нашей консультации расскажем о применении журнала-ордера № 3 при использовании организацией .
Для чего используется журнал-ордер 3
В журнале-ордере № 3 отражаются операции по кредиту синтетического счета 55 «Специальные счета в банках» (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
На этом счете обобщается информация о наличии и движении денежных средств в валюте РФ и иностранных валютах, находящихся на территории РФ и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.
К счету 55 могут быть открыты субсчета:
- 55-1 «Аккредитивы»;
- 55-2 «Чековые книжки»;
- 55-3 «Депозитные счета» и др.
В журнале-ордере № 3 ведется также аналитический учет по счету 55.
Запись операций в журнал-ордер по счету 55 производится на основании выписок банка в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям.
Журнал-ордер 3: образец заполнения
Форму журнала-ордера № 3 организация может разработать самостоятельно, воспользовавшись, в частности, примером регистра, приведенного ниже.
Условные данные для заполнения журнала-ордера 3 за октябрь 2016 года приведем в таблице. На 01.10.2016 по данным журнала-ордера № 3 за сентябрь 2016 года денежные средства, депонированные на чековой книжке ЗАО «Ури Банк», составляют 250 000,00 руб.
Чтобы обеспечить выполнение одной из наиболее важных и основных функций бухгалтерского учета, то есть контроля за эффективным использованием как производственных, так и непроизводственных средств и ресурсов, необходимы определенные системы, полномочия которых закреплены на законодательном уровне.
Журнально-ордерная форма является наиболее приемлемой
для в организации с любой сферой деятельности, именно поэтому она имеет наиболее широкое распространение.
В подтверждение данного факта можно сказать, что все основные автоматизированные системы бухгалтерского учета работают по данному принципу, то есть основываются именно на журнально-ордерной форме.
В данной форме органично сочетаются систематический, хронологический, аналитический и синтетический учеты. Для чего бухгалтеры пользуются данной совокупностью?
Подобную взаимосвязь можно наглядно представить себе в следующем виде:
- Аналитический учет производится только теми подразделениями, которые ответственны за прием и хранение товарно-материальных ценностей, а также выплату зарплаты и различных пособий сотрудникам. осуществляют данный вид учета в денежном, а также количественном значении.
- Синтетический учет осуществляется только в финансовом отделе компании. Его отличительной особенностью является то, что он принимает вид исключительно денежного выражения.
- Хронологический учет необходим для оформления выполненных хозяйственных операций в виде записей с приложением подтверждающих документов.
- Систематический учет необходим для оформления выполненных хозяйственных операций, которые различаются по своему экономическому содержанию.
Если ввод данных был осуществлен абсолютно корректно, то итоговые цифры для любого вида записей должны совпадать. Подобное равенство позволяет руководителю компании оценить действительную ситуацию с учетом всех отдельных счетов организации.
Учетными регистрами называют определенные журналы-ордера, пометки в которых делаются исключительно в соответствии с хронологическими рамками. Данные записи оформляются в виде любых хозяйственных операций, при этом они связаны и с синтетическими, и с аналитическим способом ведения учета.
Данная форма предполагает заполнение специальных журналов-ордеров, которые появились в результате регистрации пометок, в основе которых лежит кредитово-дебетовый принцип, когда одновременно производится оформление как кредита по единому счету, так и дебета для того же счета.
Таким образом, итоговую сумму по хозяйственным операциям можно записывать только один раз, причем никакие повторения не допускаются. Записи в журнально-ордерной форме делаются, основываясь только на первичных приходных документах.
Любой журнал-ордер разрешено открываться только на один месяц, поэтому для более удобного их ведения и заполнения бухгалтеру, которого назначили ответственным за его заполнение, можно разделить все учетные регистры по видам и категориям корреспондирующих счетов при помощи использования нескольких тетрадок или соответствующих книг для заметок.
Пометки и записи можно вносить в течение отчетного месяца, при этом это разрешается делать непосредственно в самом учетном регистре, так и в определенных вспомогательных ведомостях при помощи суммирования. Последнее выполняется только тогда, когда имеется слишком много похожих друг на друга счетов на маленькие суммы. В виде подобных вспомогательных ведомостей часто используют следующие документы для ведения отчетности в журнально-ордерной форме:
- специальные ведомости, которые составляют базу для журнально-ордерной системы;
- определенные листы, служащие для расшифровки информации;
- любые виды по финансовой и производственной частям;
- любая табличная форма.
Переносить сведения из всех ведомостей можно беспрепятственно в любой момент, так как специальное время не установлено, например, каждую неделю, только в последних числах месяца и так далее. Когда отчетный месяц подходит к концу, все итоговые суммы, отраженные в журнале-ордере, переносятся на последующую отчетную документацию, то есть в учетный регистр, который принято называть Главной книгой .
Журналы-ордеры ведутся для того, чтобы правильно выводить сальдо, заносящееся в компании.
Главной книгой называют обобщающий регистр, являющийся частью журнально-ордерной формы. Она ведется на протяжении одного года. Ее главным предназначением выступает контроль за всеми средствами, которые находятся в отчетных документах.
Кроме того, важно анализировать пути их обращения, например, в различных корреспондентских счетах. Для каждого отдельного счета необходимо заводить определенную страницу, при этом для каждого месяца выделяют соответствующую строчку в разделах.
Книга ведется для того, чтобы осуществлять подсчеты по всем итоговым годовым строкам с каждым отдельным счетом и для сравнения кредитово-дебетовых оборотов. Корректное ведение необходимой документации в журнально-ордерной форме предполагает равенство итоговых сумм кредитовых оборотов и итоговых сумм дебетовых оборотов.
В случае если абсолютное равенство не достигнуто, то вполне очевидно, что какой-то учетный регистр был заполнен неправильно. Поэтому перед бухгалтером стоит задача выявить данную ошибку. После проведения анализа полученной после проверки информации необходимо составить оборотную ведомость и .
Министерство финансов установило и рекомендовало свой перечь определенных типовых отчетных форм для любого вида учетных регистров в специальном постановлении, однако, несмотря на это, компания имеет право на разработку собственных форм для того, чтобы осуществить более обширных контроль и тщательный анализ получаемой информации. Естественно, никакие значительные изменения не допускаются.
Главное и наиболее значимое достоинство данной системы состоит в том, что она предполагает максимальную прозрачность в отражении всей необходимой информации, а также способ ее ведения отличается понятностью, что позволяет производить точный и тщательный анализ первичной документации.
Какой приказ положен в основу
В пункте 19 Положения, который регулирует ведение бухгалтерского учета, а также предоставление бухгалтерских отчетностей в Российской Федерации, сказано, что все формы для учетных регистров утверждаются Министерством финансов. Данное положение является частью Приказа №34н , вступившего в силу 29 июля 1998 года.
Письмо №59 было выпущено 24 июля 1992 года. В нем содержатся рекомендации по ведению журнально-ордерного учета, которая по праву считается наиболее распространенной в России. Кроме того, она была реализована во многих бухгалтерских программах.
К признакам журнально-ордерной системы относятся такие принципы, как:
- журналы-ордеры заполняются строго в том порядке, в котором была произведена регистрация операций в кредитном счете, а в корреспонденции учитываются дебетуемые счета;
- синтетический и аналитический учет бухгалтерам необходимо совмещать в едином регистре;
- любую хозяйственную операцию отражают в бухучете по показателям, необходимым для осуществления контроля, а также ведения отчетов;
- финансово и методологически связанные счета должны быть объедены в один журнал-ордер;
- часто применят ежемесячный журнал-ордер.
Преимущества и недостатки
К главным и несомненным преимуществам журнально-ордерной системы для учета относят следующие:
- возможность совмещения синтетического, а также аналитического учетов в единое целое; это означает, что счета в аналитическом учете объединяются со счетами в синтетическом, тем самым исключается необходимость в применении различных промежуточных регистров;
- уменьшение количества и объемов записей, то есть учетные регистры и Главная книга строятся максимально рационально с применением объединения синтетического и аналитического учетов в едином регистре, что ускоряет документооборот;
- регистры подчиняются определенным требованиям, предъявляемых к отчетностям, а также контролю и анализу; из этого следует, что накапливаемая информация в разрезах, которые необходимы для ведения отчетностей, исключает выборку сведений в последние дни отчетного периода;
- предусмотрена возможность для широкого внедрения в работу вычислительных машин;
- более эффективно распределяются обязанности между ответственными за это сотрудниками;
- следование определенному графику работы;
- повышение эффективности и техники, используемой для составления отчета.
Важно учитывать, что журнально-ордерная система не располагает перспективами для дальнейшего своего развития, поскольку она подразумевает использование ручного труда сотрудников.
Недостатками журнально-ордерной системы является возможные затруднения в ходе построения определенных учетных регистров, которые ориентируются на исключительно ручное внесение информации и тем самым затрудняют механизацию учета. Кроме того, некоторые регистры не связаны между собой.
Как происходит составление журналов-ордеров и главной книги, можно узнать из данной статьи.