Подписание договора электронной подписью. Что такое электронный договор и как его заключают? Счет на оплату по электронной почте

Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ

С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.

По итогам электронного аукциона был подписан контракт ЭЦП специалиста организации заказчика, когда в преамбуле контракта было указано другое лицо, которому следовало подписать контракт. Какие неблагоприятные последствия могут наступить в результате такого подписания?

Согласно ч. 7 ст. 70 Закона о контрактной системе в течение трех рабочих дней с даты размещения в единой информационной системе проекта контракта, подписанного усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени победителя электронного аукциона, и предоставления таким победителем обеспечения исполнения контракт а заказчик обязан разместить контракт, подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, в единой информационной системе.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь . Это займет не больше минуты. Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

Согласно ч. 2 ст. 60 Закона о контрактной системе документы и информация, направляемые в форме электронных документов участником электронного аукциона, заказчиком, должны быть подписаны усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени соответственно участника такого аукциона, заказчика.

Ключи усиленных электронных подписей, а также сертификаты ключей проверки электронных подписей, предназначенные для использования в целях настоящей статьи, создаются и выдаются в соответствии с ч. 2 ст. 5 настоящего Федерального закона.

Согласно ч. 2 ст. 5 Закона о контрактной системе ключи усиленной электронной подписи, а также сертификаты ключей проверки электронных подписей, предназначенные для использования в целях Закона о контрактной системе, создаются и выдаются удостоверяющими центрами, получившими аккредитацию на соответствие требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи", или в случаях, предусмотренных международными договорами Российской Федерации, удостоверяющими центрами, созданными в соответствии с нормами права иностранного государства.

В свою очередь, в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (ред. от 28 июня 2014 г.) "Об электронной подписи" электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

То есть фактически электронная подпись позволяет "определить лицо, подписывающее" тот или иной документ. Но это, на наш взгляд, не означает, что она дает право на подписание контрактов.

Такое право, следует зафиксировать в соответствующей доверенности.

Напомним, что согласно ч. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Таким образом, несмотря на преамбулу контракта, где указано иное лицо, чем то, которое подписало контракт, существенное значение, на наш взгляд, имеет наличие у специалиста, подписавшего контракт, на момент подписания контракта доверенности с правом подписания контракта. При этом, очевидно, что дата выдачи доверенности должна быть ранее даты заключения контракта. Также, например, журнал выдачи доверенности, если он ведется в организации заказчика, должен "подтверждать" данную информацию.

При этом можно говорить о том, что на момент подписания контракта у специалиста было право на подписание контракта, зафиксированное в соответствующей доверенности, а в преамбуле имела место опечатка (техническая ошибка) и контракт фактически был подписан усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика (в соответствии с ч. 7 ст. 70 Закона о контрактной системе).

Необходимо отметить, что ст. 70 входит в главу 3 Закона о контрактной системе. В свою очередь, согласно ст. 47 Закона о контрактной системе в случае нарушения положений главы 3, регламентирующих определение поставщика (подрядчика, исполнителя), такое определение может быть признано недействительным по иску заинтересованного лица.

При этом согласно п. 2 ст. 3 Закона о контрактной системе определение поставщика (подрядчика, исполнителя) - совокупность действий, которые осуществляются заказчиками в порядке, установленном Законом о контрактной системе, начиная с размещения извещения об осуществлении закупки товара, работы, услуги для обеспечения государственных нужд (федеральных нужд, нужд субъекта РФ) или муниципальных нужд либо в установленных настоящим Федеральным законом случаях с направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) и завершаются заключением контракта.

Таким образом, есть риск, что такой контракт может быть признан недействительным по иску любого заинтересованного лица.

Вышеуказанное (наличие соответствующей доверенности у специалиста) может помочь минимизировать риски такого признания.

Также ст. 7.32 КоАП РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка заключения контракта. Ситуация подписания контракта иным лицом, чем то, которое указано в преамбуле контракта, нормой не урегулирована. При этом ч. 3 ст. 7.32 КоАП РФ установлена ответственность в виде штрафа 50 тыс. руб. за уклонение от подписания контракта. Нельзя исключать, что может быть применена и эта норма, если подписание контракта иным лицом будет квалифицировано как уклонение заказчика от подписания контракта.

Когда контрактный управляющий может подписать контракт вместо руководителя

Я - контрактный управляющий, а руководитель учреждения - главный врач. ЭЦП в учреждении - одна, выдана на имя главного врача. Вправе ли я как сотрудник с должностными обязанностями контрактного управляющего подписывать контракты ЭЦП руководителя? Или это можно делать только изготовленной в установленном порядке своей ЭЦП? И возможно ли закрепить право подписи контрактов за контрактным управляющим?

Право контрактного управляющего подписывать контракты от имени заказчика может быть оформлено путем выдачи заказчиком соответствующей доверенности.

В соответствии с ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ в обязанности контрактного управляющего входит обеспечение осуществления закупок, в т. ч. заключения контрактов. Эта функциональная обязанность подразумевает действия, направленные на обеспечение осуществления закупки. Но никак не подписание контракта от имени заказчика. Закон не наделяет контрактного управляющего правом подписи контрактов от имени заказчика.

Данная позиция подтверждается выводами Минэкономразвития России, изложенными в письме от 28.08.2015 № Д28и-2485.

В течение трех рабочих дней с даты размещения в ЕИС проекта контракта, подписанного усиленной электронной подписью лица (имеющего право действовать от имени победителя аукциона), и предоставления победителем обеспечения исполнения контракта, заказчик обязан в ЕИС разместить контракт. Контракт должен быть подписан усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика (ч. 7 ст. 70 Закона № 44-ФЗ).

В соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Какие бывают электронные подписи

Закон № 63-ФЗ (ст. 6) разделяет электронные подписи на простую и усиленную. При этом усиленная подпись подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

Информация, подписанная квалифицированной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажной основе. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

При заключении контрактов на электронных площадках по результатам проведения аукционов в рамках Закона № 44-ФЗ предусматривается подписание контрактов в электронной форме при использовании усиленной электронной подписи. То есть контракт заключается в электронной форме и приравнивается к заключенному на бумажном носителе.

Возможность передачи ЭП

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей. В частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия (п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Однако цитируемый пункт закона подразумевает не ситуацию передачи права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа или доверенности, а только лишь указывает на техническую возможность использования электронной подписи другим лицом. Например, это может быть контрактный управляющий, действующий с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.

Поскольку электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи, ответственность за ее использование лежит на ее владельце. Передача права использования электронной цифровой подписи от ее владельца иному лицу Закон № 63-ФЗ не предусматривает.

Право на подписание контракта

Согласно ГК РФ (ч. 1 ст. 53) юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. Порядок образования и компетенция органов юридического лица определяются законом и учредительным документом.

Учредительным документом может быть предусмотрено, что полномочия выступать от имени юридического лица предоставлены нескольким лицам, действующим совместно или независимо друг от друга. Сведения об этом подлежат включению в Единый государственный реестр юридических лиц.

СПРАВОЧНО

В соответствии с ч. 1 ст. 2 Закона № 44-ФЗ законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг основывается, в т. ч., на положениях Гражданского кодекса РФ.

Подписывать контракт от имени заказчика имеет право только орган, определенный учредительным документом заказчика (руководитель). Либо иное уполномоченное приказом или иным официальным документом лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица. Сведения о таких лицах должны быть внесены в Единый государственный реестр юридических лиц.

Право контрактного управляющего подписывать контракты от имени заказчика на электронных площадках может быть оформлено путем выдачи заказчиком соответствующей доверенности. В таком случае сведения о контрактном управляющем вносить в ЕГРЮЛ не требуется.

Таким образом, руководитель может подписать контракт на электронной площадке лично с помощью своей усиленной электронной подписи, а может отдельным приказом или доверенностью наделить контрактного управляющего подписывать на электронных площадках контракты от имени заказчика.

Если контракт подписывает руководитель заказчика, в преамбуле контракта должно указываться, что контракт подписывается заказчиком в лице руководителя, действующего на основании положения/устава. При этом подписание контракта должно производиться усиленной электронной подписью руководителя заказчика.

Но, допустим, по решению заказчика контрактный управляющий наделяется правом на подписание контрактов на электронных площадках от имени юридического лица. В таком случае в преамбуле контракта должно быть указано, что контракт подписывается заказчиком в лице контрактного управляющего. Кроме того, необходимо указать и реквизиты доверенности, на основании которой контрактный управляющий уполномочен на подписание контракта.

Только при соблюдении этих условий подписание контракта должно производиться усиленной электронной подписью контрактного управляющего.

По нашему мнению, подписывать контракт необходимо усиленной электронной подписью того лица, чья фамилия указана в преамбуле к контракту. Такое лицо должно обладать соответствующими полномочиями на подписание контрактов от имени заказчика.

Да, руководитель (ректор) вправе передать подписание контрактов сотруднику соответствующего учреждения, если иное не предусмотрено учредительными документами такого бюджетного учреждения.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Использование квалифицированной электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи при осуществлении электронного документооборота между двумя организациями не требует заключения какого-либо соглашения об использовании такой подписи.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что использование электронной подписи урегулировано от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
Как следует из п. 1 ст. 6 данного Закона, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
В свою очередь, согласно Закона N 63-ФЗ признание документов, подписанных простой или неквалифицированной электронной подписью, документами, подписанными собственноручной подписью, возможно только в случаях, прямо предусмотренных законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон электронного взаимодействия.
Приведенные нормы свидетельствуют о том, что для признания документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, документом, подписанным собственноручной подписью лица, не требуется указание на такое признание в каком-либо соглашении. Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи лица в силу прямого указания закона. Заключение же соглашения об использовании электронной подписи необходимо лишь в случаях, когда стороны в электронном взаимодействии используют простую или неквалифицированную электронные подписи и возможность использования данных видов подписей не предусмотрена законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.
В заключение отметим, что правомерность использования электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи при заключении сделок в случаях, предусмотренных законами (то есть Закона N 63-ФЗ), подтверждается положениями ГК РФ. Возможность использования квалифицированной электронной подписи для подписания счетов-фактур закреплена положениями НК РФ. Более того, исходя из нормы Закона N 63-ФЗ, использование квалифицированной электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи допускается при подписании любых документов, кроме тех, которые согласно закону или принятому в соответствии с ним нормативному правовому акту должны быть составлены в бумажной форме.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Заключение договора в электронной форме позволяет минимизировать временные затраты обеих сторон соглашения, оптимизировать документооборот, а также облегчить дальнейшее ведение учета и составление отчетности. В этой статье вы найдете информацию о сущности и особенностях электронного договора и требованиях, которые законодатель предъявляет к порядку его заключения.

Договор в гражданском законодательстве (понятие и сущность)

Договор — это соглашение, заключаемое 2 или несколькими лицами, устанавливающее, изменяющее или отменяющее их права и обязанности (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Сторонами договора могут быть как юридические, так и физические лица.

Форма договора, в соответствии с положениями ст. 158 ГК РФ, может быть:

устной;
простой письменной;
письменной, заверенной нотариально.

По общему правилу, определенному п. 1 ст. 161 ГК РФ, сделка между юрлицами, физическими и юридическими лицами либо между гражданами, сумма которой превышает 10 тыс. руб., заключается в простой письменной форме, за исключением случаев, когда такие сделки подлежат нотариальному удостоверению.

Заключение договора в электронном виде

Использование при заключении сделки бумажных документов, заверенных подписями (и печатями при необходимости) ее сторон, не является единственно возможным способом придания ей законной силы. В частности, законодатель предусматривает право сторон на заключение договоров в электронной форме. Такой подход позволяет участникам сделки сэкономить материальные и временные ресурсы, а также свести к минимуму риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе. Однако многие субъекты юридических правоотношений считают, что использование электронной документации небезопасно с точки зрения обеспечения сохранности информации. Кроме того, у них возникают сомнения в законности сделок, заключенных в таком виде.

На самом деле все не так страшно. Более того, преимущества электронного документооборота уже оценили многие юридические и физические лица, работающие в различных сферах и взаимодействующие с контролирующими органами, контрагентами, поставщиками товаров, исполнителями работ и услуг. Соблюдая правила, установленные действующим гражданским законодательством, можно использовать современные интернет-технологии в ходе своей повседневной деятельности, не рискуя при этом потерять конфиденциальные сведения или заключить сделку, законность которой может быть оспорена.

Особенности заключения договора в электронном виде

Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ, заключение договора в письменной форме допускается посредством пересылки электронных документов по телекоммуникационным каналам связи при условии, что сторона, отправившая документ, может быть идентифицирована второй стороной. Для обеспечения идентификации отправителя, а также предотвращения внесения корректив в документ после того, как он был заверен составителем, необходимо использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Использование ЭЦП, являющейся гарантом действительности информации, содержащейся в документе, при совершении сделок, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, допускается. Понятие электронной подписи установлено п. 1 ст. 2 федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63, согласно которому под ней понимается информация, присоединяемая к электронному документу и позволяющая идентифицировать подписавшее его лицо.

Использование квалифицированной электронной цифровой подписи как обязательное условие обеспечения законности договора

Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ может быть признан аналогичным по юридической силе документу, созданному на бумажном носителе, лишь в том случае, если он подписан квалифицированной ЭЦП.

Не знаете свои права?

Квалифицированная подпись, в соответствии с п. 4 ст. 5 ФЗ № 63, имеет следующие характеристики:

Создана посредством преобразования информации при помощи специального ключа ЭЦП.
Позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Позволяет выявить коррективы, внесенные в документ после того, как он был подписан.
Создана при помощи средств ЭЦП, соответствующих законодательно установленным требованиям. Именно поэтому подписи, относящиеся к указанной категории, выдаются исключительно удостоверяющими центрами, аккредитованными в порядке, установленном приказом Минкомсвязи РФ «Об аккредитации…» от 23.11.2011 № 320.
Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !
Имеют ключ проверки подписи, указанный в квалифицированном сертификате.

Квалифицированный сертификат, принадлежащий подписи, используемой стороной соглашения, должен быть действующим на момент заключения договора — в противном случае сделка, заключенная с его использованием, будет признана недействительной. Этот факт подтверждается существующей судебной практикой (в частности, постановлением ФАС Центрального округа по делу от 07.04.2014 № А62-2893/2011).

Условия использования простой или неквалифицированной подписи

Простая подпись (т. е. созданная пользователем посредством формирования кодов или паролей) может быть использована лишь в том случае, если такая возможность установлена участниками сделки и не противоречит действующему законодательству (например, при заключении контрактов по результатам торгов, проведенных на электронных торговых площадках, обязательно использование квалифицированной подписи).

На таких же условиях может использоваться и неквалифицированная ЭЦП, отвечающая тем же требованиям, что квалифицированная подпись, за исключением необходимости наличия квалифицированного сертификата, в котором указан ключ ее проверки. Кроме того, для получения неквалифицированной подписи не обязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр, т. к. правом выдачи обладают любые организации, имеющие техническую возможность ее создания.

Онлайн-договоры, заключаемые организациями с физическими лицами

С развитием интернет-индустрии существенная часть жизни людей перенеслась в электронное пространство: все чаще потребители приобретают товары в онлайн-магазинах, оплачивают услуги электронными деньгами и оформляют заказы на выполнение определенных работ удаленными исполнителями. При этом стороны также заключают договор, подписывая его электронные копии.

В некоторых случаях потребитель товара (получатель услуги) не принимает участия в его разработке и не вносит корректив в готовый документ — он может только согласиться с положениями предлагаемого второй стороной соглашения. Подобная ситуация характерна, например, для договоров купли-продажи, заключаемых с интернет-магазинами, клиентами которых может являться неограниченное число физических лиц. На порядок заключения договоров такого вида распространяется действие общего правила, установленного п. 1 ст. 6 ФЗ № 63: потребитель должен подписать электронный документ с помощью средства, позволяющего заменить его собственноручную подпись, т. е. ЭЦП.

Спецификой заключения электронных договоров между организациями и частными лицами является то, что последние, как правило, не обладают квалифицированной ЭЦП и не планируют ее приобретать, т. к. услуга по ее созданию, оказываемая специализированными удостоверяющими центрами, является платной. В этом случае, согласно п. 2 ст. 6 ФЗ № 63, потребитель может использовать простую электронную подпись.

Обеспечения законности использования простой электронной подписи

Для обеспечения законности сделок, совершенных с использованием простой ЭЦП, потребитель и поставщик должны заключить соглашение об условиях ее применения и включить в него условия, определяющие:

признание используемой простой подписи эквивалентной собственноручной подписи потребителя;
порядок формирования ключа подписи (как правило, в качестве такого ключа выступает идентификационная пара «логин — пароль», сведения о которой доступны только пользователю);
порядок идентификации владельца ЭЦП при заключении договора в электронном виде;
обязанность лица, использующего простую ЭЦП, по сохранению ее конфиденциальности.

Соглашение об использовании простой электронной подписи может быть заключено одним из следующих способов:

Включением условия о работе с простой ЭЦП в текст заключаемого договора. Подобный подход целесообразно использовать при однократном взаимодействии сторон, когда дальнейшего сотрудничества не предполагается (например, при выполнении заказа по проведению фотосъемки определенного объекта или события).
Внесением информации о порядке применения простой электронной подписи в дополнительное соглашение, представленное на сайте поставщика в виде оферты. Использование такой методики является оптимальным в том случае, когда предполагается неоднократное использование потребителем предоставляемой услуги (например, при использовании онлайн-банка с целью осуществления безналичных финансовых операций).

Порядок заключения соглашения в электронном виде

Чтобы придать электронному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие действия:

Составить проект договора. С целью установления положений документа и уточнения его нюансов на этой стадии стороны могут обмениваться электронными сообщениями, подписанными ЭЦП. Обмен такими сообщениями, согласно п. 4 ст. 11 федерального закона «Об информации…» от 27.07.2006 № 149, приравнивается к обмену бумажными документами, представленными сторонами.
Заключить дополнительное соглашение, указав в нем выбранный способ обмена данными, а также вид электронной подписи, которая будет использоваться сторонами при визировании документа. В том случае, если стороны будут работать с квалифицированной подписью, вносить сведения о ней в допсоглашение не нужно.
Определить способ осуществления электронного документооборота. Оптимальным вариантом является привлечение к обмену посредника, имеющего статус оператора электронного документооборота. Он не только предоставит возможность передачи сведений через защищенные каналы связи, но и зафиксирует точное время передачи документов от одной стороны к другой. В том случае, если передать документ необходимо до определенного времени, но по не зависящим от отправителя техническим причинам он не будет доставлен до адресата (или доставлен с опозданием), зафиксированный сервером оператора момент отправки транспортного контейнера станет доказательством добросовестности отправителя в ходе дальнейших разбирательств.
Подписать договор электронной подписью и направить его адресату по телекоммуникационным каналам связи.

Законодательные ограничения на заключение договоров в электронном виде

Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, не признается эквивалентным аналогичному документу, составленному на бумажном носителе, если законодателем установлено требование о необходимости составления таких договоров исключительно на бумаге.

В частности, нельзя заключать в электронном виде договоры, подлежащие:

обязательному нотариальному удостоверению (например, договор дарения, купли-продажи объектов недвижимости, залога долей или ренты);
обязательной государственной регистрации (договор найма или аренды недвижимости, долевого строительства и т. п.).

При этом существуют и ситуации, в которых договор может быть заключен только в электронной форме. Так, в соответствии с пп. 6 и 7 ст. 70 федерального закона «О контрактной системе…» от 05.04.2013 № 44, контракт между заказчиком и исполнителем, договоренность по которому была достигнута по итогам проведения торгов на электронной торговой площадке, обязательно должен быть подписан электронными подписями победителя торгов и заказчика. Заключенным такой контракт считается с момента его опубликования в единой информационной системе при условии, что он подписан ЭЦП обеих сторон.

Итак, обязательным условием обеспечения легитимности договора, заключаемого в электронном виде, является использование его сторонами электронной цифровой подписи, позволяющей идентифицировать личность каждого лица, подписавшего документ. Применяемая ЭЦП может быть как квалифицированной, так и простой. При этом последнее возможно только в том случае, если это не противоречит положениям действующего законодательства, а также закреплено положениями дополнительного соглашения, заключенного сторонами.

Многие организации уже давно стали активными пользователями систем, предусматривающих электронный документооборот. Но в процессе своей деятельности они часто сталкиваются с такими препятствиями, как контролирующие органы. Это связано, прежде всего, с применением такого элемента системы, как электронный договор.

В большинстве случаев налоговые или другие службы отказываются от признания в действительности подобных документов, поскольку не особо знакомы с аналогичными формами и способами проверки их юридической значимости. И все это при том, что закон не запрещает составлять и пользоваться подобными договорами.

По каким параметрам определяют юридическую значимость договоров в электронной форме?

Практически для любых сделок, проводимых в организации, закон предусматривает именно бумажную форму, но при его составлении должны учитываться следующие моменты (согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации):

метод, используемый в процессе заключения сделки;
способ, применяемый для осуществления подписи.

Именно поэтому компаниям, в которых преимущество отдается таким составляющим информационной системы, как электронные договора, необходимо помнить про то, каким образом будет осуществляться обмен между сторонами, и про то, как они его подпишут.

Как правильно подписать договор в электронной форме?

В данном случае компания вправе выбирать. Она может использовать один из двух типов аналогов собственноручной подписи, которые предусматривает наше законодательство. Это может быть как факсимиле, так и электронная цифровая подпись.

Второй вариант встречается наиболее часто, поскольку значительно упрощает проведение всевозможных сделок как внутри предприятия, так и за его пределами, то есть с партнерами. Несмотря на наличие юридически возможных способов подписания таких документов, законность электронного договора-оферты по-прежнему может быть утверждена посредством других допустимых аналогов собственноручной подписи. Свободный выбор также относится и к порядку заключения сделок.

Методы заключения договоров, разрешенные законом

Существует два способа составления документов между сторонами:

При помощи отправки бумажного договора. Для этого одна из сторон составляет необходимый документ, подписывает его надлежащим образом, а затем передает другой стороне при помощи использования электронных средств связи, то есть через почтовый ящик электронной почты. Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ, именно такой способ позволяет идентифицировать отправителя договора и, соответственно, признать законность сделки.
Электронная форма договора. При выборе такого метода одна сторона должна создать документ именно в информационной системе организации. Подлинностью проведенной сделки будет являться тот факт, что другая сторона начала выполнять все условия, указанные в составленном договоре.

Основные советы компаниям, планирующим использовать электронные договора

Если компании-партнеры приняли решение об использовании удаленного способа заключения сделок, то они смело могут начинать применять подобный метод, поскольку он не запрещен российским законодательством. При этом обе стороны обязаны указывать в своих документах тот важный момент, что они признают договор в электронном виде юридически значимым, а также имеющим в качестве собственноручной подписи ее определенный аналог.

Что касается подписи, то этот неотъемлемый элемент должен согласовываться предварительно между компаниями. В качестве таких средств можно использовать как адрес электронного почтового ящика, так и личные данные для входа на сайт. Первый вариант является более надежным, поскольку его можно будет использовать как полноценное доказательство на судебных разбирательствах, касающихся каких-либо рабочих вопросов. Этот адрес можно признать в качестве своеобразной электронной цифровой подписи, но которая не имеет какой-либо юридической значимости.

Подтверждение подлинности

В такой ситуации обязательным является сохранение всей поступающей или отправляемой информации на электронных почтовых серверах, поскольку на суде будет недостаточным предоставление файлов с вашего личного компьютера. Помимо этого, настоятельно рекомендуется осуществить платеж (можно аванс) по проведенной между сторонами сделке. Для этого необходимо произвести банковскую оплату, в которой указать следующие данные:

Адрес электронного почтового ящика либо только плательщика, либо плательщика и получателя средств.
Используемый для заключения сделок аналог собственноручной подписи.
Номер самого документа, по которому производится оплата.
Дата и время его составления.

Электронная форма договора, в соответствии с которой была произведена оплата с указанием требуемых реквизитов, также позволит использовать эти данные для оспаривания возникших конфликтов между сторонами сделки. Данный пункт предусмотрен в законодательстве Российской Федерации, а именно в п. 2 ст. 434 ГК РФ. Кроме того, посредством такого способа можно будет идентифицировать личности обеих сторон.

У вас есть возможность применить в качестве дополнительного элемента факсимиле, которое будет также подтверждать подлинность документов, так как представляет собой копию собственноручной подписи.

Бухгалтеры часто сталкиваются со следующей ситуацией. Контрагент находится в другом регионе, договор согласуют с ним по электронной почте или вообще обговаривают условия по телефону, а вот «бумажный» договор по каким-то причинам не подписывают. Считается ли такой договор заключенным? Примет ли суд такой договор в качестве доказательства, если между контрагентами возникнут разногласия? Подтверждает ли подобный договор реальность сделки с точки зрения налоговиков? Обязательно ли при каждой поставке или оказании услуг заключать «бумажный» договор в письменной форме? Давайте разбираться.

Формы сделки: устная и письменная

Гражданское законодательство знает всего две формы, в которых может быть заключена сделка: устная и письменная (п. 1 ст. ГК РФ). В свою очередь, письменная форма подразделяется на простую и нотариальную. А простая письменная форма, если речь идет о двусторонних или многосторонних сделках (т. е. о договорах), может принимать самые разнообразные виды.

Это не только привычный бумажный документ, в котором изложены все условия, поименованы стороны и стоят их подписи. Договоры могут заключаться и путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи (п. 1 ст. , п. 2 ст. ГК РФ). При этом главное, чтобы применяемый способ обмена позволял достоверно установить тот факт, что автором документа является именно другая сторона. О том, как выполнить это условие, мы еще поговорим. А сейчас продолжим рассмотрение возможных вариантов простой письменной формы договора.

Помимо единого документа, подписанного сторонами, а также обмена документами, Гражданский кодекс знает еще одну разновидность письменной формы договора. Это направление одной стороной письменного предложения заключить договор и совершение другой стороной действий по выполнению указанных в этом предложении условий договора, например, по отгрузке или оплате (п. 3 ст. , п. 3 ст. ГК РФ). Проще говоря, в ситуации, когда одна сторона просто выставляет счет, содержащий указание на то, что после его оплаты в установленный срок произойдет отгрузка указанных в нем товаров, работ или услуг, а вторая сторона в установленный срок этот счет оплачивает, между сторонами заключается договор. Причем, такой договор считается заключенным именно в письменной форме, даже если отдельный документ, подписанный обеими сторонами, при этом не оформляется.

Подведем промежуточный итог: простая письменная форма сделки считается соблюденной в следующих случаях.

Стороны составили и подписали один документ, в котором изложили все условия договора.
Стороны согласовали все условия договора в письмах или других «односторонних» документах, которыми они обменивались.
Одна сторона направила другой письменное предложение заключить договор на определенных условиях (например, выставила счет), а другая сторона в ответ на это предложение совершила действия по выполнению указанных в нем условий договора (например, в срок, указанный в счете, провела его оплату).

«Электронный» договор

Перейдем теперь к более детальному рассмотрению дистанционной формы заключения договора. Как гласит п. 2 ст. ГК РФ, сделка может быть заключена с помощью . Понятно, что речь тут идет об использовании электронной подписи (простой или усиленной) в соответствии с Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Однако помимо электронной подписи п. 2 ст. ГК РФ допускает применение и других аналогов собственноручной подписи, прямо их не называя. То есть перечень допустимых аналогов является открытым. На практике ими могут служить, например, коды дилера, различные шифры, ПИНы, или скан-копии «живой» подписи. При этом они выполняют ту же роль, что и электронная подпись, т.е. являются полным аналогом собственноручной подписи и могут подтверждать подписание договора в электронной форме.

Но для того, чтобы произошло подобное приравнивание нужно выполнить одно важное условие: предусмотреть такую возможность соглашением сторон (п. 2 ст. ГК РФ). Сразу оговоримся, что подобное соглашение требуется только в тех случаях, когда приравнивание прямо не предусмотрено законодательно. Так, п. 1 ст. Закона № 63-ФЗ проводит такое приравнивание в отношении квалифицированной электронной подписи (КЭП). Следовательно, когда стороны используют КЭП, то заключенные ими договоры в электронной форме имеют равную юридическую силу с договорами на бумажных носителях непосредственно в силу закона.

Поэтому в данном случае сторонам договора не нужно делать оговорок или заключать отдельных соглашений на бумажных носителях, в которых имеется условие о том, что стороны признают одинаковую юридическую силу договоров в электронной форме и на бумажных носителях.

В остальных же случаях такая оговорка необходима. Причем лучше, если она будет сделана в обычном, бумажном документе, подписанном обеими сторонами. Это может быть как отдельное соглашение об использовании аналогов собственноручной подписи, так и специальный пункт или раздел в каком-либо из договоров, заключенных ранее. Хотя использовать электронное соглашение тоже не запрещено.

Возможность оформления договора путем признает и судебная практика. Например, ФАС Дальневосточного округа признал, что между сторонами действительно заключен договор в ситуации, когда он был подписан путем обмена сканкопиями по электронной почте. При этом суд установил, что данные копии документов идентичны, а возможность электронного обмена была предусмотрена условиями предложения делать оферты, которое исходило от одной из сторон договора (постановление от 21.04.14 № Ф03-1251/2014 по делу № А37-1143/2013).

Арбитраж Северо-Кавказского округа признал заключенным договор, условия которого были изложены в электронных письмах, направленных друг другу контрагентами. Причем в этом случае между сторонами не было заключено специального соглашения, предусматривающего возможность подобного электронного обмена документами. Но суд обратил внимание, что сторона, получившая по электронной почте акты транспортно-экспедиционных услуг, оказанных по заключенному в таком порядке договору, произвела оплату оказанных услуг в полном соответствии с полученными по электронной почте документами. Эти действия суд признал подтверждением возможности обмена документами посредством электронной почты (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.08.12 по делу № А53-11601/2011). Аналогичный подход к соглашению, допускающему электронное подписание договора, находим и в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.11 по делу № А63-4698/2010).

Как определить автора документа

Как было сказано выше, при заключении договора путем обмена письмами и прочими документами, в т. ч. и электронными, важное значение имеет факт установления автора соответствующего документа. Согласно п. 4 ст. ГК РФ необходимо, чтобы сторона, получающая соответствующее письмо или документ, смогла достоверно установить, что они исходят от другой стороны по договору.

Очевидно, что безусловным доказательством составления стороной по договору документов в электронной форме является квалифицированная (КЭП) или неквалифицированная электронная подпись отправителя документа (п. 2 ст. ГК РФ). В этом случае не требуется каких-то дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору. Ведь такая электронная подпись позволяет достоверно определить лицо, подписавшее электронный документ (ст. Закона № 63-ФЗ). Поэтому наличие КЭП в документе в электронной форме, подлинность которого удостоверена программой проверки, позволяет сделать вывод, что он составлен конкретным лицом, т.е. «исходит от стороны по договору».

Если же при заключении договора в электронной форме стороны используют простую электронную подпись или иной аналог собственноручной подписи, то стороне нужно отдельно удостовериться, что документ составлен и отправлен стороной по договору. В частности, доказательством этого может быть отправление электронного документа именно с того адреса электронной почты, который указан в соглашении, предусматривающем электронный документооборот. Также подтвердить автора можно путем просмотра метаданных в соответствующем документе, или, к примеру, телефонограммой отправителя. В любом случае допустимые методы проверки и доказательства авторства лучше заранее предусмотреть в соглашении об электронном документообороте.

Как оформить электронное письмо с договором

От теории перейдем к практике. Как правильно оформлять договоры, заключаемые в электронном виде? К примеру, если речь идет об обмене электронными письмами, нужно ли все условия излагать непосредственно в «теле» письма, или это может быть вложение? А если вложение, то в каком формате?

Гражданский кодекс на этот счет хранит молчание и не устанавливает обязанности сторон использовать при заключении договора в электронной форме какие-либо конкретные информационные технологии и (или) технические устройства. Значит, все эти вопросы определяются сторонами самостоятельно. Например, вопросы могут согласовываться в заключенном сторонами рамочном договоре, определяющем порядок и условия заключения последующих договоров в электронной форме. Если же подобные нюансы сторонами не согласованы, то каждая из них может использовать любой вариант оформления документа в электронной форме.

Более того, если стороны не установили иных условий, то разные экземпляры одного и того же договора, для которого законодательством предусмотрена простая письменная форма, могут формироваться в разных форматах и даже на разных носителях, т.е. и в электронной форме, и на бумажном носителе. Ведь ГК РФ не устанавливает запрета на совмещение нескольких способов заключения договора в простой письменной форме. Поэтому, к примеру, один экземпляр договора может существовать на бумажном носителе, а другой экземпляр этого же договора — в электронной форме. Или же один — в виде электронного письма без вложений (т. е. текст в «теле» письма), а другой — в виде файла в формате pdf или doc.

Счет на оплату по электронной почте

В заключение остановимся еще на одном моменте: можно ли в электронной форме заключить договор путем выставления счета и его оплаты? То есть, можно ли такой счет-оферту выставлять не на бумаге, а в электронном виде?

Как уже говорилось, пунктом 3 статьи ГК РФ предусмотрено, что требование о письменной форме договора считается соблюденным, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи ГК РФ. В соответствии с указанной нормой совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом (акцепт путем исполнения). Применение этого правила ГК РФ никак не ограничивает только сферой документооборота на бумажных носителях. А значит, оно может применяться и в случае оферты (в т. ч. и выставления счета) в электронной форме. Заметим, что указанные выводы подтверждаются и судебной практикой (см. уже упоминавшиеся постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.11 по делу № А63-4698/2010 и от 08.08.2012 по делу № А53-11601/2011, где суд как раз и признал договором действия по оплате выставленных в электронной форме счетов).

Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат электронной подписи для отправки налоговой отчетности, могут бесплатно отправить контрагентам неограниченное количество юридически значимых договоров, счетов-фактур, накладных и других документов через систему « » в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».