1с сортировка табличной части документа. Способы открытия форм динамического списка с установленной сортировкой

Список - неотъемлемый атрибут отображения информации в любой конфигурации, созданной на платформе "1С:Предприятие 8.1". Для эффективной работы со списками, содержащими разнообразные данные, в программах на платформе "1С:Предприятие 8.1" реализованы удобные и мощные механизмы отбора и сортировки. Об особенностях их использования рассказывает В.В. Рыбалка, фирма "1С".

Рис. 1

Списки

С какими списками сталкиваются пользователи? Это могут быть списки документов в соответствующих журналах. Практически любой справочник, заполненный данными, представляется в виде списка, в котором, как правило, есть иерархия (группы-папки или подчиненные элементы). Нередко для выбора какого-либо элемента программа формирует списки автоматически или подчиняясь заложенной разработчиками логике.

Практически во всех списках можно использовать механизмы отбора (если это явно не запрещено разработчиком) и разнообразной сортировки (рис. 1). В программе эти механизмы неразрывно связаны друг с другом. Рассмотрим, как их использовать правильно и эффективно.

Рис. 1

Механизм сортировки

Для чего нужен механизм сортировки? Во-первых, он, как следует из названия, позволяет отсортировать список по нужному критерию.

Во-вторых, в платформе "1С:Предприятие 8.1" активно используется механизм быстрого поиска. Этот механизм позволяет быстро найти в каком-либо списке нужный элемент, набрав первые символы (рис. 2). Но в динамических списках (например, список элементов справочника или список документов) быстрый поиск работает только по реквизитам, по которым доступна сортировка.

Рис. 2

Посмотреть все доступные для сортировки реквизиты списка можно, открыв окно "Отбор и сортировка". Это окно, как правило, доступно на панели действий (рис. 3) либо в контекстном меню списка, открывающемся правой кнопкой мыши (рис. 4). В окне "Отбор и сортировка" нужно перейти на закладку "Сортировка", где показаны все доступные реквизиты, по которым возможна сортировка.

Рис. 3

Рис. 4

На рисунке 3 видно, что для списка документов "Реализации товаров и услуг" доступна сортировка по двум реквизитам: "Дата" и "Номер". Однако информативность окна сортировок этим не ограничивается. Здесь можно посмотреть, какая сортировка включена в данный момент (левая часть окна) и список всех доступных для сортировки реквизитов (правая часть). Тут же можно настроить нужную сортировку и ее порядок. Обратите внимание: текущий реквизит сортировки будет помечен в списке специальным символом - стрелочкой, обозначающей направление сортировки. Три примера различной сортировки (в т. ч. комбинированной) и способы ее отображения в списке показаны на рисунке 5.

Рис. 5

Заметим, что нижний пример иллюстрирует возможность использования комбинированной сортировки (одновременно по нескольким реквизитам). В нашем случае, это сортировка по дате по убыванию (самые старые даты внизу) и по номерам по возрастанию (самые большие номера внизу).

В каждом списке можно индивидуально сохранить нужную сортировку. Достаточно включить галочку "Использовать эту настройку сортировки при открытии" и нажать "ОК". Система запомнит настройку и при следующем открытии этого списка установит сохраненную сортировку.

Быстро отсортировать список по нужному реквизиту можно, щелкнув мышкой по шапке с названием этого реквизита.

Например, в нашем случае, можно щелкнуть по реквизиту "Дата" (включится сортировка дат по возрастанию, и можно будет использовать быстрый поиск по дате) или по реквизиту "Номер" (будет переключена сортировка по номерам по возрастанию, после чего можно быстро искать по номеру). Инвертировать сортировку тоже просто - достаточно повторно щелкнуть по тому же реквизиту в шапке списка.

Механизм отбора

Отбор - мощный механизм платформы "1С:Предприятие 8.1", который позволяет эффективно работать со списками, даже если в них содержится не один десяток или сотня тысяч элементов. Для начала рассмотрим работу механизма отбора в общем случае.

Практически везде, где есть список (как правило, в виде таблицы), можно использовать механизм отбора, который активируется либо соответствующей кнопкой на панели действий, либо в контекстно-зависимом меню списка (рис. 3 и 4). Если отбор у нужного списка возможен, откроется окно "Отбор и сортировка". В нем будут отображены все возможные виды доступных для отбора реквизитов. Список доступных элементов отбора зависит от того, где этот отбор будет использован. В общем случае нужно найти один или несколько необходимых элементов для отбора, указать значения и активировать настроенную комбинацию критериев.

Список возможных условий для того или иного вида отбора зависит от типа элементов, используемых в нем. Например, для чисел и дат будет доступно указание диапазонов, для строк - поиск подстроки (условия "Содержит"/"Не содержит"), а для элементов справочников - заполнение списков и анализ иерархии.

Если указать одновременно несколько критериев отбора, в списке будут отображены только такие элементы, которые удовлетворяют всем указанным критериям.

Механизмы отбора и сортировки на примерах

Попробуем решить несколько задач в демонстрационной базе ("Бухгалтерия предприятия", редакция 1.6). Например, отобразим документы, сформированные для контрагента "Саймон и Шустер ООО" в журнале "Документы покупателей". Сразу оговоримся, что описывать будем стандартные для платформы "1С:Предприятие 8.1" правила и логику ведения отбора, без привязки к какой-либо конкретной конфигурации и дополнительным сервисным возможностям, в ней реализованным.

Итак, открываем журнал документов "Документы покупателей". В стандартном состоянии без включенного отбора на экран выводятся все документы всех покупателей (даже в демонстрационной базе это занимает не одну страницу).

Нам нужно быстро посмотреть все документы контрагента "Саймон и Шустер ООО". Реализуется задача следующим образом - открывается окно отбора, в элементе "Контрагент" выбирается контрагент "Саймон и Шустер ООО" из справочника (рис. 6) и нажимается "ОК". Задача решена (рис. 7).

Рис. 6

Рис. 7

Для быстрого использования нужного отбора достаточно сразу приступать к выбору нужного критерия. Ставить галочку напротив используемого отбора не нужно. Программа сделает это сама после того, как будет указан необходимый критерий. Быстро применить настроенные критерии отбора можно, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Enter*.

Обратите внимание еще и на то, что при указании значений в элементах отбора (в нашем примере - контрагент "Саймон и Шустер ООО"), в большинстве случаев будет работать механизм быстрого подбора, широко распространенный в платформе "1С:Предприятие 8.1". В нашем примере достаточно было набрать первые символы названия контрагента или его код прямо в поле значения отбора, нажать Enter или Tab и система автоматически бы "угадала" нужный нам элемент справочника.

Имейте в виду - быстрый подбор существенно ускоряет выбор известных вам значений. Используйте его, где это возможно.

Теперь отобразим список номенклатуры, в наименованиях которых содержится слово "Чайник". Для этого открываем справочник "Номенклатура", вызываем окно отбора, в элементе "Наименование" выбираем условие сравнения "Содержит" и указываем требуемое слово (рис. 8).

Рис. 8

Вид сравнения "Содержит" выбран не случайно. Именно он позволяет найти нужное слово (или его часть) в любом месте наименования номенклатуры. Если оставить вид сравнения "Равно", в списке будут отображены только такие элементы номенклатуры, которые называются точно так, как написан запрос. А таких в нашей демобазе нет (то есть не было бы отображено ни одного элемента).

Так как в нашей демобазе у номенклатуры есть реквизит "Полное наименование", оно присутствует в списке доступных отборов отдельной позицией. Но при этом в качестве условий сравнения доступно только "Содержит"/"Не содержит". Причина в том, что реквизит "Полное наименование" в нашей демобазе - строка неограниченной длины.

Если искать не по наименованию, а по полному наименованию, галочку использования отбора по наименованию лучше снять. Иначе отбор будет использован и по наименованию, и по полному наименованию, что не всегда может оказаться необходимым (рис. 9).

Рис. 9

Для удобства работы с элементами справочника при использовании отборов лучше на время отключать отображение иерархии (рис. 10).

Рис. 10

В качестве третьей задачи просмотрим в журнале документов "Документы покупателей" только документы "Реализация товаров и услуг". Решение этой задачи продемонстрирует особенность одного из видов отбора, доступного только в журналах документов.

Открываем журнал "Документы покупателей" и указываем в элементе отбора "Вид документа" документ "Реализация товаров и услуг". Программа сама предоставляет возможность выбора определенного вида документа из тех, которые включены в данный журнал. Для этого есть и персональная кнопочка на панели действий (рис. 11).

Рис. 11

Аналогично отбору по виду документов платформа автоматически предложит элемент отбора "Структура подчиненности", если в конфигурации настроены взаимосвязи между документами.

Попробуем просмотреть в журнале документов "Документы покупателей" только документы "Счет-фактура" для контрагентов, находящихся в группе "Покупатели" справочника. Эта задача похожа на первую с тем лишь отличием, что мы не указываем конкретного контрагента, а анализируем счета-фактуры целой группы контрагентов, которые находятся в группе "Покупатели".

У задачи существует несколько способов реализации. Рассмотрим наиболее эффективный. Открываем журнал "Документы покупателей", указываем в элементе отбора "Вид документа" документ "Счет-фактура выданный". После этого в элементе отбора "Контрагент" указываем вид сравнения "В группе". Выбираем тип значения "Контрагенты" и открываем форму выбора контрагентов. В ней выбираем группу "Покупатели" (рис. 12).

Рис. 12

Такой вид сравнения подразумевает, что условию будут удовлетворять все элементы справочника, которые находятся в указанной группе. Причем даже если внутри указанной группы есть подгруппы, все вложенные туда элементы тоже будут удовлетворять такому критерию.

А теперь усложним задачу: просмотрим в журнале документов "Документы покупателей" только документы "Счет-фактура", но при этом нужно просмотреть документы и для покупателей, и для поставщиков. Решаем ее аналогично предыдущей, за исключением одного накладываемого критерия отбора.

Человеческим языком задача формулируется так: "отобразить все нужные документы по всем контрагентам, находящимся в группах справочника Покупатели, Поставщики, Поставщики на реализацию". Реализуется это просто - в условии отбора "Контрагент" выбираем "В группе из списка" (рис. 13). После этого становится доступным механизм заполнения списка, в который можно добавить нужные группы (или элементы) справочника. Причем список можно заполнить вручную. По аналогии с решением предыдущей задачи, найти нужную группу и выбрать ее, повторив это для каждого нового элемента списка. Однако целесообразнее воспользоваться удобным механизмом подбора, который автоматически реализуется программой. С помощью подбора намного проще и быстрее заполнить список нужными составляющими. После того, как список заполнен, нажимаем "ОК" и активируем настроенные критерии отбора. Задача решена.

Рис. 13

Отличие условия отбора "В группе из списка" от условия "В списке" заключается в том, что в первом случае условие выполнится для всех элементов справочника, которые либо явно указаны в списке, либо находятся внутри указанных в списке групп. Второй же случай просто указывает программе сверяться со списком при отборе. То есть если вы укажете там группу, то в отбор попадет сама группа (как самостоятельный элемент справочника), а элементы, которые в нее входят, критерию отбора удовлетворять не будут. Решать задачу можно было и "в лоб" - выбрать условие "В списке" и при помощи подбора добавить туда все элементы, содержащиеся в необходимых группах.

Условия отбора "Не в списке" и "Не в группе из списка" позволяют указать нужные наборы данных, которые в отбор попадать не должны. То есть решать задачу можно было бы и от обратного - указать "Не в группе из списка" и добавить туда все группы справочника, кроме трех необходимых (Покупатели, Поставщики, Поставщики на реализацию).

И, наконец, отобразим в документе "Реализация товаров и услуг" с номером ТДН00002 в табличной части только номенклатуру, содержащую в наименованиях слово "СТИНОЛ". Эта задача, позволит увидеть универсальность самого механизма отбора, а также насколько разнообразно может быть его использование. Задача основана на реальных ситуациях, когда, например, в табличной части накладной несколько сотен (а то и тысяч) строк и надо быстро проанализировать ее состав. В нашей демобазе есть документ "Реализация товаров и услуг" с номером ТДН00002, у которого в табличной части есть несколько строк. Несмотря на то что в документе кнопок использования отборов не наблюдается, вызов отбора доступен через контекстное меню (правая кнопка мыши).

Далее накладываем критерии отбора в разрезе Номенклатуры. Тут же возникает другой вопрос - как отобрать "СТИНОЛ", если условия выбора номенклатуры довольно сильно ограничены (доступно "Равно", "Не равно", "В списке" и "Не в списке"). Решить задачу можно и при таких условиях. Выбираем условие "В списке", открываем уже знакомое окно заполнения списка, используем подбор номенклатуры (рис. 14, 1). В списке номенклатуры может быть большое количество элементов, поэтому не будем искать глазами нужные позиции. Воспользуемся отбором в списке номенклатуры, указав условие отбора "Содержит" для наименования номенклатуры (рис. 14, 2).

Рис. 14

После этого остается только добавить отобранные позиции в список отбора для документа и применить критерии отбора.

Полезные функции механизма отбора

Рассмотрим еще несколько моментов, связанных так или иначе с отборами в системе "1С:Предприятие 8.1".

В списках объектов конфигурации, где используется привязка к датам (например, списки документов), и в журналах документов можно использовать быстрый отбор по диапазону дат. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку "Настройка периода" на панели действий (или выбрать в контекстном меню) (рис. 15). Таким способом можно в каждом списке индивидуально регулировать критерий отображения элементов по датам.

Рис. 15

Быстро установить отбор по значению в текущей ячейке списка можно, нажав на кнопку "Отбор по значению в текущей колонке" (рис. 16). При нажатии на эту кнопку будет установлен отбор по текущему значению в колонке. Эта функция работает только для тех колонок, по реквизитам которых можно устанавливать отборы. Если в списке уже используется какой-либо отбор, новый будет присоединен к нему. Причем кнопка становится активной для данной колонки. Отменить такой отбор можно аналогично - "отжав" кнопку в соответствующей колонке.

Рис. 16

Еще одно полезное свойство механизма отборов - ведение истории отборов (рис. 17). Программа запоминает, какие отборы были установлены, поэтому можно быстро вернуться к какому-либо из них, просто выбрав его из выпадающего списка. К слову, в окне "Отбор и сортировка" обратите внимание на кнопку "Отборы" (рис. 6). Нажав на эту кнопку, вы попадете в интерфейс, в котором можно сохранять и восстанавливать настройки отборов, чтобы в последствие можно было к ним вернуться (рис. 18).

Рис. 17

Рис. 18

И последняя функция - это отмена всех отборов (рис. 19). Нажатием кнопки "Отключить отбор" отключаются все отборы, установленные в списке. Аналогичного действия можно добиться, открыв окно "Отбор и сортировка" и сняв галочки напротив всех активных элементов.

Рис. 19

В программе также есть возможность быстрого поиска по номеру документа в списках документов или в журналах. Вызывается эта возможность кнопкой "Поиск по номеру" (рис. 20) и позволяет найти нужный документ, гибко настроив параметры поиска. Найденные документы по указанным критериям отображаются в нижней части окна этого сервиса, и можно перейти к нужному документу.

Работа с программами на платформе 1С: Предприятие зачастую связана с поиском необходимых документов в информационной базе, поэтому пользователи должны знать, как установить сортировку в 1С самостоятельно. Для удобной работы со списками в системе предусмотрены мощные механизмы, отбирающие файлы по заданным параметрам. В некоторых конфигурациях нельзя указать поле, по которому должен осуществляться поиск (подразделение, наименование номенклатуры, дата). В таких случаях приходится задавать сортировочное поле через специальный код.

Механизм сортировки в системе 1С

Данный инструмент позволяет задавать реквизит формы и отбирать список по заданным критериям. Чтобы увидеть все доступные элементы, по которым возможно отсортировать динамический список, следует открыть пункт меню «Отбор и сортировка». Найти его можно на панели действий или в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мышки. На закладке «Сортировка» будут отображаться параметры отбора.

Для каждого конкретного списка документов доступна сортировка по определенным значениям. Текущий реквизит сортировки помечается стрелочкой, указывающей направление процесса отбора. Установленный префикс документа и фокус элемента формы также оказывают влияние на результаты отборов в динамических списках. Сортировка в 1С выполняется не только по одному значению, но и по нескольким.

Для того чтобы сохранить индивидуальную сортировку для каждого списка, следует установить флажок возле пункта «Использовать эту настройку при открытии». Программа 1С: Предприятие запомнит заданное свойство, и когда пользователь в следующий раз откроет список – система выдаст ему перечень документов, соответствующий заданным реквизитам. Если надо быстро отсортировать список по необходимым параметрам, следует щелкнуть мышкой по наименованию реквизита (например, «Дата»). После этого произойдет автоматическое переключение на поиск документов по дате.

Последовательность настройки отбора и сортировки

1. На командной панели системы 1С нажать пункт «Действия», затем «Установить отбор и сортировку». Окно настройки также можно вызвать нажатием соответствующей кнопки на командной панели (на ней изображена леечка и стрелочка, направленная вниз). Если пользователь не имеет права на самостоятельную установку отборов, функция будет недоступной для него.

2. Когда появится окно с настройками, следует перейти на вкладку «Отбор». Документы могут отбираться сразу по нескольким видам, для реализации этой функции следует установить галочки возле наименований параметров. Для каждого вида сравнения надо установить отборочное условие (определяется типом данных) и значение отбора (указать конкретную величину или интервал чисел). После установки параметров нажать «Сохранить».

3. Перейти на закладку «Сортировка» для установки порядка отображения упорядоченных данных. Необходимые параметры следует перенести из правой части таблицы в левую, направление сортировки устанавливается кнопкой с двумя стрелками. Сохранить выполненные настройки.

4. Внешний вид списка также можно настроить, тогда пользователю будет удобнее работать с ним. Чтобы открыть окно настроек, надо нажать комбинацию «Действия» − «Настройка списка». На вкладке «Колонки» отметить флажками требуемые наименования, при помощи кнопок со стрелками задать порядок их отображения и размеры. Сохранить настройки.

5. На вкладке «Прочее» установить галочки возле необходимых позиций.

Сортировка данных применяется практически во всех разделах программы 1С: Предприятие. При начислении заработной платы, расчете тарифов страховых взносов, заполнении личных карточек бухгалтерам приходится упорядочивать списки сотрудников по должностям, подразделениям и т.д. Функция сортировки незаменима при выполнении таких операций. Отборы используются для отслеживания и удаления дублей документов при установке статей затрат, косвенных и прямых расходов, ведении налогового учета.

Способы открытия форм динамического списка с установленной сортировкой

1. Перед открытием списка в окне «Отборы и сортировки» настраиваются необходимые параметры. Это можно сделать программно с указанием специальных кодов. Открытие формы будет осуществляться с учетом установленного отбора по указанному полю.

2. Форма списка открывается без определения реквизитов, в обработчике событий прописывается код, предназначенный для сортировки документов в динамическом списке. Реквизит «ВидСравнения» можно указывать не только «Равно», но и «Меньше», «Больше». Отрицательным моментом использования данного метода является то, что форма всегда будет открываться с таким отбором. Во избежание этого не стоит назначать ее основной.

3. В условиях сортировки указывается произвольный запрос, подбирающий документы из динамического списка. Способ используется в ситуациях, когда пользователю необходимо найти накладные, содержащие определенную номенклатуру.

Подключение внешних печатных форм

В программе 1С есть набор стандартных печатных форм документов. Но случается так, что пользователю надо изменить существующий документ или создать новый, и тогда приходится загружать в программу внешние печатные формы. После успешной установки новых форм можно отправлять документы для печати на принтер для терминальной или клиентской версии программы. Процесс установки осуществляется в следующем порядке:

В программе 1С: Предприятие открыть пункт меню «Сервис» − «Дополнительные отчеты и обработки» − «Внешние печатные формы». Открыть в системе требуемый файл.

Указать документ, к которому относится данная печатная форма, нажать «OK».

В перечне доступных печатных форм должно появиться новое наименование.

Разработкой дополнительных печатных форм занимаются компании, внедряющие программу 1С. И если вы не разбираетесь в тонкостях программирования – следует обратиться за помощью к специалистам, которые создадут внешнюю обработку в соответствии с вашими требованиями. Можно найти человека, занимающегося написанием обработок для конфигурации 1С, и заказать у него создание новой печатной формы.

Менеджер временных таблиц в 1С

Для управления временными таблицами в программах на платформе 1С: Бухгалтерия предусмотрен специальный инструмент − менеджер временных таблиц, хранящий всю информацию об этих объектах. С его помощью временные таблицы передаются из одного запроса в другой. В результате пользователь сможет сократить код и сделать запросы более читаемыми.

При удалении экземпляра менеджера все временные таблицы, созданные в нем, также удаляются. У пользователей часто возникает вопрос: зачем нужен этот инструмент, ведь сохранить данные можно в консоли запросов? Дело в том, что заполнение данных в консоли занимает много времени, а при помощи менеджера запросы с большим количеством параметров обрабатываются значительно быстрее.

Точка актуальности и граница итогов в 1С

Точка актуальности (ТА) в программе 1С – это период, на который оперативные итоги остаются актуальными. ТА всегда должна соответствовать текущей дате, в системе она автоматически обновляется каждый день. Пользователь может получить итоги по бухгалтерским операциям за любой промежуток времени, находящийся перед точкой актуальности. При необходимости ТА переставляется на другую дату вручную, для этого надо зайти в пункт меню «Операция», затем «Управление оперативными итогами» и установить требуемую дату.

Для оптимизации расчетов в программе 1С используется инструмент «Граница итогов», предназначенный для установки периода, за который будут рассчитываться бухгалтерские остатки и обороты. Итоги рассчитываются на начало каждого месяца. Проводить перерасчеты и менять границу итогов могут только пользователи с полными правами, остальным эта функция не доступна.

Установка прав для роли в системе 1С

Каждому пользователю в программе 1С: Предприятие присваивается роль, определяющая набор действий, которые он имеет право выполнять. Данный механизм был внедрен для повышения безопасности системы и пресечения несанкционированного внесения изменений в программу злоумышленниками. Все пользователи, имеющие доступ к системе, включаются в отдельные группы и наделяются различными правами.

Для добавления нового пользователя и назначения прав необходимо зайти в режим «Конфигуратор», затем выбрать пункт «Администрирование» − «Настройка прав» − «Пользователи». Здесь отображаются пользователи, ранее внесенные в систему. Добавлять пользователей и назначать все права для роли может только администратор.

При внедрении программы 1С: Предприятие 7.7 на компьютер, где установлена ОС Windows 7, порядок сортировки выполняется некорректно. Это объясняется различием настроек бухгалтерского программного обеспечения и операционной системы. Специалисты компаний, устанавливающих 1С, знают об этой проблеме и заранее предупреждают клиентов. Несколько новых версий 1С предназначены специально для ОС Linux Ubuntu, поэтому стоит задуматься о внедрении этой операционной системы.

Установка конфигурации 1С на ОС Ubuntu

1. Скачать операционную систему с официального сайта и установить ее на компьютер.

2. Архивы с клиентской и серверной частью платформы 1С: Предприятие распаковать и переместить в одну папку.

3. Открыть терминал, перейти в директорию с распакованными файлами, при помощи команд установить программное обеспечение. Процесс займет некоторое время.

4. Открыть ключ HASP, затем найти среди установленных программ 1С: Предприятие, запустить ее.

5. Загрузить информационную базу и можно приступать к работе.

Если вы твердо решили для себя: «Для повышения эффективности ведения бухгалтерского учета мне надо установить программу 1С: Бухгалтерия» − вы на правильном пути. Конфигурация позволяет быстро решать ряд повседневных задач по автоматизации бизнеса. Внедрив программное обеспечение с мощным функционалом, вы получите эффективный инструмент для обработки первичных документов, финансовых и бухгалтерских отчетов.