Сведение о среднесписочной численности работников. Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций

Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) - это информация о количестве списочного состава организации или ИП. В списочный состав включают только работающих, принятых по . Данные сдают на специальном бланке (форма называется КНД 1110018), утверждённом приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

Кто обязан сдавать КНД 1110018

Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.

Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.

Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».

Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2018 года должны:

индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.

Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.

Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.

Например, ООО, зарегистрированное 25 августа 2018 года, первый раз сдает СЧР до 20.09.18 включительно, а затем по итогам года - не позже 20 января 2019 года.

Бланк СЧР 2018 года

Бланк 2018 года точно такого же образца, который был утверждён приказом ФНС от 29.03.2007, никаких изменений за это время в него не вносилось. Это простой для заполнения одностраничный отчёт, похожий на титульный лист налоговых деклараций.

В полях для заполнения (выделены цветом) указывают:

ИНН налогоплательщика и КПП организации;
название, номер и код налоговой инспекции, куда подают отчётность;
полное наименование общества с ограниченной ответственностью или ФИО индивидуального предпринимателя;
дату, по состоянию на которую подают данные;
рассчитанная СЧР;
дату подачи отчёта;
подпись ИП или руководителя ООО (руководитель организации, кроме того, указывает полностью своё имя);
полное имя, подпись доверенного лица и реквизиты доверенности (если форму сдаёт не руководитель).

Правый нижний блок заполняет только налоговый инспектор.

Обратите внимание: если вы сдаёте сведения о численности вновь созданного ООО, то дату указываете на 1-ое число месяца, следующего за месяцем регистрации, а не на 1 января текущего года. В самом бланке об этом есть специальная сноска.

Заполненный образец сведений СЧР выглядит так.

В отчёте о среднесписочной численности есть только один значимый показатель - количество работающих, однако, определить его не всегда просто. Справка о количестве наёмного персонала рассчитывается на основании Указаний Росстата (приказ от 22.11.2017 № 772). Например, для расчёта не учитывают:

внешних совместителей;
сотрудников, привлечённых по гражданско-правовым договорам;
учредителей ООО, не получающих в своей компании заработную плату;
самих индивидуальных предпринимателей;
женщин, находящихся в декрете и отпуске по уходу за ребенком;
сотрудников, оформивших дополнительный отпуск для обучения и поступления.

В общем случае формула среднесписочной численности работников за год выглядит так:

(СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12 месяцев

Например, списочный состав предприятия за 2018 год был таким:

январь - февраль: 25 чел.;
март - июнь: 35 чел.;
июль - декабрь: 40 чел.

Посчитаем среднесписочную за год: (2 * 25 = 50) + (4 * 35 = 140) + (6 * 40 = 240) = 430/12, итого - 35,8, округляем до 36 человек.

Если после сдачи отчёта обнаружена существенная ошибка подсчета численности, то можно представить данные ещё раз. Дело в том, что НК РФ не обязывает уточнять неверные сведения СЧР, не предусмотрено и штрафных санкций за подобные ошибки. Ответственность налагается только за не сдачу или несвоевременную сдачу - в размере 200 рублей. Дополнительно может быть оштрафовано должностное лицо ООО на сумму от 300 до 500 рублей.

Сведения о среднесписочной численности работников (бланк)

Расчет среднесписочной численности

Среднесписочная численность определяется в соответствии с требованиями Росстата (Приложение № 1 к Приказу Росстата от 24.09.2014 № 580).

Рассчитывается она на основании списочной численности. На каждый рабочий день месяца в нее включаются работники, в том числе принятые на временную или сезонную работу, как присутствующие на своих рабочих местах, так и отсутствующие, например по следующим причинам:

находящиеся на больничном;
отправленные в командировку;
находящиеся в очередном оплачиваемом отпуске;
находящиеся в отпуске за свой счет;
получившие день отдыха за работу в выходной день;
работающие на дому.

В выходной или праздничный день списочная численность считается равной численности за предшествующий рабочий день.

Кто не включается в списочную численность

В среднесписочную численность не включаются:

внешние совместители;
лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры;
женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.

Расчет при полной занятости работников

Среднесписочная численность за месяц считается по формуле:

Расчет при неполном рабочем времени

Для сотрудников, работающих неполное рабочее время по трудовому договору, среднесписочная численность рассчитывается по такой формуле:

За дни болезни и отпуска сотрудников, работающих неполное рабочее время, учитывается такое же количество часов, как и в их предыдущий рабочий день.

Работники, которые трудятся неполное рабочее время по инициативе работодателя или в силу закона, например несовершеннолетние, при расчете учитываются как целые единицы.

Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) - это один из первых отчётов только что созданного ООО. Бланк отчётности выглядит простым, тем не менее, сдача СЧР вызывает массу вопросов, на которые мы дадим ответы в этой статье.

Кто должен сдавать сведения о количестве работающих

Если судить по названию, сдавать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели. Но Министерство финансов считает, что отчитываться должны все компании, в том числе недавно организованные, в штате которых ещё нет сотрудников . Из письма Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности работников».

Перечислим, кто обязан сдавать отчёт о среднесписочной численности:

только что зарегистрированные юридические лица, независимо от наличия персонала;
индивидуальные предприниматели-работодатели;
организации, заключившие ;
организации, которые не имеют сотрудников в штате.

Таким образом, не сдавать эти сведения вправе только ИП без работников, все остальные бизнесмены обязаны отчитаться.

Кого включать в численность для отчёта

Расчёт среднесписочной численности в 2018 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.

Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (ж) Указаний.

Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.

В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.

Срок сдачи СЧР в 2018 году

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) - не позже 20-го числа месяца , следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.

Например, создание ООО произошло 10 января 2018 года, следовательно, сдать сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации надо не позднее 20 февраля 2018 года. Далее компания отчитывается в общем порядке, т.е. за 2018 год отчёт о количестве работающих сдать нужно до 20 января 2019 года включительно.

Если срок сдачи нарушен, ООО будет оштрафовано по статье 126 НК РФ на сумму 200 рублей. Кроме того, возможно административное наказание должностного лица (главбуха или директора) на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП РФ.

Важно: сведения о среднесписочной численности работников новой организации хоть и сдаются в ИФНС, но не являются налоговой декларацией, поэтому налоговики не вправе заблокировать расчётный счет ООО из-за опоздания со сроками сдачи.

Бланк отчёта

Отчёт СЧР сдают по на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приводятся в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций состоит из одного листа и имеет достаточно простой вид.

В верхних строках формы (поля для заполнения выделены цветом) указывают ИНН и КПП юридического лица. Наименование ИФНС вписывается полностью с указанием номера и кода налогового органа. Наименование общества приводится полное, например, не «ООО «Альфа», а «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа».

Единственный значимый показатель отчёта СЧР - это среднесписочная численность, подсчитанная в соответствии с Указаниями № 772. Если сведения сдаются за прошедший календарный год, то в полях даты указывают 1-ое января текущего года. Сведения подписывает руководитель юридического лица, но это может сделать и доверенное лицо. При сдаче отчёта по доверенности надо вписать реквизиты этого документа и приложить копию.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций отличается от обычного ежегодного отчёта только датой. Обратите внимание на сноску, отмеченную знаком (*), - количество персонала указывается не на 1-ое января текущего года, а на 1-ое число месяца, следующего за месяцем, в котором ООО было зарегистрировано. Например, если компания зарегистрирована 10 января 2018 года, то численность штата указывается по состоянию на 1 февраля 2018 года.

Приводим образец заполнения отчёта о средней численности работников вновь созданного ООО, в котором трудовой договор заключен только с генеральным директором.

Способы подачи

Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.

Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.

На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.

Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.

Деятельность хозяйствующего субъекта характеризуется по ряду критериев, среди которых особое место отдается такому показателю, как сведения о среднесписочной численности работников фирмы. Он используется при отнесении компании к той или иной группе в соответствии с размерами фирмы. Поэтому списочная численность записывается во многих отчетах, которые представляют организации.

Среднесписочная численность это данные о том, сколько сотрудников работают за определенный период в компании в среднем.

Она обязательно должна определяться на каждом субъекте, являющимся нанимателем трудовых ресурсов. При расчете данного показателя используются самые разнообразные отчетные промежутки - один месяц, три, двенадцать (год).

Независимо от времени, нормы закона установили единую методологию определения этого показателя.

Предоставление информации, куда входит и среднесписочная численность для вновь созданных организаций также обязательно, как и для работающих компаний. Законодательство требует, чтобы эти предприятия до двадцатого числа месяца, после регистрации в ЕГРЮЛ, направляли отчеты с данными показателями в налоговую.

В дальнейшем они сдают отчет о среднесписочной численности в обычном порядке. Таким образом, данная отчетность ими подается два раза при создании компании.

Внимание! Сведения о среднесписочной численности работников не обязательно представлять только субъектам бизнеса, которые работают в качестве индивидуальных предпринимателей без привлечения наемного труда. Это правило начало действовать только с 2014 года.

Значимость данных сведений определяется способом их использования при определении других важнейших показателей, например, средняя зарплата.

Разделение фирм по размеру предприятия происходит по среднесписочной численности. На базе этих данных устанавливается перечень деклараций и способ их представления.

Важно! Если на основании предоставляемых в налоговую сведений окажется, что в организации более 100 сотрудников, то она больше не сможет применять такие упрощенные налоговые режимы, как ЕНВД и УСН. А при у ИП не может быть более 15 сотрудников.

Куда сдается отчетность

Для предприятий предусмотрено нормами закона, что они должны отправлять данные отчеты в ИФНС по месту их расположения. Если в состав предприятия включаются филиалы и другие внешние подразделения, то по организации подается один общий отчет, содержащий эти сведения.

Форма КНД 1110018 предпринимателями, у которых есть трудовые контракты с сотрудниками, сдается по месту их прописки и постановки их на учет.

Важно! Предприниматель осуществляющий хозяйственную деятельность на другой территории, отличной от той, где он был поставлен на учет, должен отчет о среднесписочной численности отправлять по месту своей регистрации.

Способы сдачи сведений

Данная отчетность формируется либо вручную, путем заполнения соответствующих бланков, либо с использованием специальных программных комплексов.

Существует несколько способов сдать такой отчет в ИФНС:

Отнести его в налоговую самостоятельно или попросив представителя, в бумажном виде. Отчет при этом должен быть составлен в двух экземплярах, на втором из которых инспектор проставляет соответствующую отметку.
Почтовым отправлением с обязательной описью вложения.
С помощью спецоператора с использованием .

Внимание! В зависимости от региона инспектор, принимающий отчет на бумаге, может попросить предоставить еще и электронный его файл.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

В зависимости от ситуации выделяют три срока подачи этого отчета:

До 20 января года после отчетного - сдают в общем порядке все организации и предприниматели, выступающие нанимателями работников. При выпадании этого времени на выходной, оно переносится на идущий далее ближайший рабочий день. Таким образом за 2017 год отчет предоставляется до 22 января 2018 года.
До 20 числа месяца, который следует за месяцем постановки на учет хозяйствующего субъекта - сдают как вновь созданные компании, так и индивидуальные предприниматели. Т.е. если или ИП были зарегистрированы в марте, то отчет необходимо сдать до 20 апреля.
Не позже дата исключения субъекта из реестра юрлиц и ИП - при закрытии бизнеса.

Скачать .

Как правильно заполнить отчет о среднесписочной численности

Заполнение отчета начинается с указания ИНН организации или индивидуального предпринимателя. При этом ИНН ООО состоит из 10 цифр, а ИНН предпринимателя – из 12. Далее для организаций указывает КПП, а для ИП – ставим прочерк, так как у них этого кода нет. Указываем номер заполняемого листа.

Ниже вносим данные о той налоговой инспекции, куда сдается отчет и ее четырехзначный код. Например, для 29 налоговой г. Москвы это 7729.

Следом ставим дату, на которую сдается отчетность:

Если отчет предоставляется по окончании года, то ставим 01.01 и соответствующий год.
Если вы только зарегистрировали компанию или ИП, то как указали ранее – крайний срок – это 20 число месяца, который следует за месяцев в котором была произведена регистрация.
Если отчет сдается по случаю или закрытия ИП, то дата сдачи должна быть до того, как вы подадите документы о закрытии бизнеса.

Ниже пишем количество сотрудников в соответствии с произведенным расчетом.

Далее заполняем только левую часть бланка. В соответствующем поле директор, ИП или представитель должен поставить свою роспись, и дату подписания отчетности.

Внимание! Если отчет подписывается представителем, то необходимо будет к отчетности приложить доверенность, на основании которой данное лицо действует.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Данная обязанность по определению среднесписочной численности может возлагаться на кадровика или на бухгалтера.

В связи со значимостью этого показателя, его расчету надо уделять большое внимание, с тем чтобы обеспечить точность произведенного вычисления. Тем более, что контролирующие инстанции могут его проверить.

Исходную информацию следует брать из кадровых документов по учету времени, а также распоряжений руководства о приеме, отпуске или увольнении.

Специальные программы для ПК позволяют формировать данный показатель автоматически, исключая ошибки при вычислении. При этом обязательно нужно проверять источники информации.

Работник, производящий определение этого показателя, должен знать весь алгоритм расчета, с тем чтобы в любой момент он мог проверить данные вычисления.

Шаг 1. Определение численности за каждый день месяца

Первым шагом нужно определить количество сотрудников, которые работали в компании в каждый из дней месяца. Для каждого из рабочих дней это число равно количеству сотрудников, с которыми имеются трудовые контракты, включая рабочих на больничных и в командировках.

В расчете не участвуют:

Совместители, у которых основное место - другая фирма;
Работающие на основании договоров подряда;
Работницы отпусках - декретном или по уходу за детьми;
Сотрудники, у которых по соглашению устанавливается сокращенный рабочий день. Если же снижение времени работы закреплено законодательно, то они в расчете участвуют.

Внимание! Численность в выходной или праздник принимается как численность в предыдущий день работы. Таким образом, сотрудник, который уволился в пятницу, будет «числиться» еще субботу и воскресенье.

Если у компании не подписано ни одного соглашения, то для расчета число работников равно «1», принимая во внимание директора, даже если ему не выплачивается зарплата.

Обязанность сдать отчет о среднесписочной численности работников за 2019 год лежит абсолютно на всех ИП и организациях, у которых есть (или были в 2019 году) наемные работники. Отчет ждут в органах ФНС и за его несвоевременное представление предусмотрен штраф. В этой статье бланк формы и пример его заполнения.

Бланк отчета о среднесписочной численности работников носит название «форма КНД 1110018». Форма установлена Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/

Его обязаны заполнить и направить в свой территориальный орган ФНС до 21 января 2019 года (в связи с тем что 20 января — воскресенье) все российские работодатели, а также индивидуальные предприниматели, привлекавшие в прошлом году наемный персонал (п. 3 ст. 80 НК РФ). В случае, если ИП не привлекал наемных работников в отчетном году, такие сведения им не подаются. Более того, этот кадровый документ обязаны сдавать все новые организации, которые зарегистрировались в текущем году. Для них срок сдачи формы — 20-е число месяца, следующего за месяцем госрегистрации юрлица. Окончание деятельности и снятие с регистрации также отмечается этим отчетом. При ликвидации бизнеса его сдают в день фактического снятия с учета в налоговых органах.

Бланк отчета о среднесписочной численности работников

Сама по себе отчетная форма КНД 1110018 имеет достаточно простой вид, она утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/ Ее бланк состоит всего из одной страницы, а единственная цифра, которую должен указать налогоплательщик, — среднесписочная численность работников по состоянию на 1 января 2019 года.

Главная сложность состоит как раз в вычислении этой цифры. О том, как это сделать и какие формулы использовать, рассказано в материале «Образец расчета среднесписочной численности работников » на сайт.

Заполненный бланк отчета за 2019 год выглядит так:

Из него видно, что обязательно нужно указать такие данные:

ИНН предпринимателя или КПП организации;
ФИО предпринимателя или наименование юрлица;
Название ИФНС и код, куда направлен отчет;
Данные о среднесписочной численности;
Дату актуальности данных;
Дату составления отчета.

После заполнения бланк должен заверить своей подписью руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Подавать документ нужно по месту жительства и регистрации ИП или по месту учета юрлица. Данные по работникам обособленных подразделений организации предоствляются в одной форме по всему юридическому лицу.

Сдать письмо можно лично, по почте, через законного представителя, если он подается на бумаге. В электронном формате он должен быть заверен электронной подписью отправителя.

Пример расчета среднесписочной численности работников ИП

Среднесписочная численность работников вычисляется в два этапа:

За каждый календарный месяц.
За год в целом.

На примере ИП расчет выглядит следующим образом:

В январе 2019 года у ИП числилось 6 наемных работников. 4 из них отработали 20 рабочих дней, в соответствии с нормативом. Один работник находился в отпуске, поэтому отработал только 12 дней, а один сотрудник болел и отработал только 3 дня.

Среднесписочная численность работников ИП за январь 2019 года составляет:

(4 * 20) + (1 * 12) + (1 * 3) = 95/22 = 4,31

Полученный результат за каждый месяц не округляется.

Для определения годового показателя необходимо просуммировать среднее число сотрудников за каждый месяц года и разделить на 12. Окончательный итог округляется до целого числа по обычному правилу: значения менее 0,5 отбрасываются, значения от 0,5 и более принимаются за единицу.

Пример:
4,31 + 5 + 4,35 + 5,2 + 4,13 + 4,0 + 5,0 + 6,0 + 4,25 + 4,45 + 5,2 + 3,8 = 55,69 / 12 = 4,64 = 5 человек

Таким образом, у нашего предпринимателя среднесписочная численность за 2019 год составляет 5 работников. Именно этот показатель следует указать в отчете.

Ответственность за несдачу отчета

Не стоит забывать, что за опоздание с этим отчетом ФНС накажет организацию или ИП, наложив штраф в размере 200 рублей, а также отдельный штраф на руководителя в размере от 300 до 500 рублей. Кроме того, отсутствие таких данных не позволит работникам налоговой инспекции отнести организацию или ИП к субъектам малого бизнеса, что означает утрату различных льгот и преференций, которые предоставляет данный статус.