Описание реализации бизнес-процессов. Автоматизируя бизнес-процессы: как упорядочить хаос? Программная обработка бизнес процессов в 1с
Рассмотрим основные свойства и процесс создания и настройки механизма бизнес-процессов и задач в системе 1С Предприятие 8.3 на примере решения задачи из аттестации «Специалист по платформе 1С». Этот механизм очень часто используется для , поэтому важен для любого программиста.
Объекты Бизнес-процессы и Задачи очень тесно связаны между собой. Выполнение задачи представляет собой передвижение по маршруту бизнес-процесса. Рассмотрим процесс внедрения бизнес процессов в 1С подробнее.
Условие задачи Специалист по платформе по бизнес-процессам
Сотрудник Подразделение Должность | ||
Васина | Бухгалтерия | Кассир |
Мишина | Бухгалтерия | Кассир |
Мишина | Бухгалтерия | Бухгалтер |
Кротов | Бухгалтерия | Бухгалтер |
Иванов | Бухгалтерия | Гл. бухгалтер |
Онопко | Отдел закупок | Начальник отдела |
Петренко | Отдел закупок | Зам. начальника отдела |
Бельдыев | Отдел закупок | Менеджер |
Рахимов | Отдел закупок | Менеджер |
Мансуров | Отдел закупок | Менеджер |
Жупиков | Отдел закупок | Кладовщик |
Сидоров | Отдел закупок | Кладовщик |
Галкин | Отдел продаж | Менеджер |
Палкин | Отдел продаж | Менеджер |
Первый шаг для настройки механизма бизнес-процесса в нашем примере — создание новых объектов «Бизнес-процесс» и «Задача»:
Задача, можно сказать, «подчинена» бизнес-процессу.
Адресация бизнес процесса 1С 8.3
В задачах на вкладке Адресация необходимо задать основные параметры в механизме бизнес-процессов: Адресация, Основной реквизит адресации, Текущий исполнитель. А так же заполнить реквизиты адресации.
В поле Адресация задается регистр сведений, с помощью которого будет настроена адресация. В нашем примере это регистр сведений с измерениями: Исполнитель, Подразделение, Должность.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
В поле Основной реквизит адресации необходимо указать основной для адресации реквизит — основной разрез для выполнения задачи.
Текущий исполнитель — поле, в котором указывается Параметр сеанса, по которому будет определяться текущий исполнитель. Подробнее об этом можно прочитать в статье Параметры сеанса.
Для тестового примера необходимо создать несколько предопределенных элементов справочника: подразделения, должности, физические лица.
Карта маршрута бизнес-процесса
Следующим действием для настройки бизнес-процесса является формирование карты бизнес-процесса:
Рассмотрим формирование бизнес-процесса на основе процесса закупки товара:
- отдел закупок дает старт бизнес-процессу;
- после задача переходит в отдел «Бухгалтерия», где, в зависимости от того, как будет происходить оплата товара, задача переходит либо кассиру, либо бухгалтеру;
- после оплаты товар должен приходоваться конкретным пользователем — Сидоровым.
«Роли» пользователей, которые должны выполнять задачи, указываются в палитре свойств каждой точки действия:
Флаг Групповая означает, что его задачу должны выполнить все пользователи из данной группы.
Для блока, в котором происходит разветвление, необходимо задать в свойствах Проверка условия специальный обработчик:
Процедура УсловиеПроверкаУсловия(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Результат) Результат = ОплатаНаличными; КонецПроцедуры
Для простоты предположим, что метод оплаты указывается в задаче: если в задаче установлен флаг «оплата наличными, значит, оплата пойдет через кассира.
Создание форм бизнес-процесса
Следующий этап — создание форм будущего бизнес-процесса. Для наглядности по условию задачи необходимо вывести карту бизнес-процесса на форму. В карте каждого бизнес-процесса должен отображаться текущий этап.
Для этого сформируйте форму справочника по умолчанию. Затем в реквизиты формы добавьте реквизит с типом «ГрафическаяСхема». Этот реквизит перенесите на форму:
И последнее для формы — процедура отображения бизнес-процесса:
Процедура ОбновитьКарту() БП = РеквизитФормыВЗначение("Объект" ) ; ЭтаФорма. Карта = БП. ПолучитьКартуМаршрута() ; КонецПроцедурыЕе нужно выполнять при открытии элемента бизнес-процесса и назначить на команду «Обновить карту».
Форма списка задач бизнес-процесса
Форма списка задач по условию задачи должна отображать только открытые задачи текущего исполнителя. Сделать это очень просто.
Достаточно создать форму списка задач по умолчанию. После этого в выбрать Основную таблицу — Задача.Задача.ЗадачиПоИсполнителю. Эта настройка позволит указать отбор по исполнителю задач:
Вторая настройка динамического списка задается в настройках списка, там необходимо указать следующую настройку для отображения только открытых задач:
Настройка адресации в пользовательском режиме 1С 8.2
Последний этап, но не последний по значимости — настройка адресации в пользовательском режиме в регистре «Адресации».
В этом регистре необходимо указать всех участников бизнес-процесса и прописать членов того или иного подразделения, должности и т.д:
Вот и всё! Настройка бизнес-процесса готова!
Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?
В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!
Три кита хаоса в бизнесе: как автоматизировать процессы, которых нет
Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.
Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:
- Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
- Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
- Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.
Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также - наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов .
Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.
Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?
Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс. А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.
Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:
- Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
- Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
- Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.
Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».
В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов - это подготовка к проекту их автоматизации.
Здорово ли сердце вашего бизнеса?
Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы - сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.
Заказать консультацию
Основная цель разработки бизнес-процессов - это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!
Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов
Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников - держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!
Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.
Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:
- Упорядочить регулярные задачи.
- Минимизировать человеческий фактор.
- Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
- Держать под контролем все детали процесса.
- Включить в схему взаимодействия клиентов.
- Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
- Экономить время, свое и сотрудниковю.
- В итоге - экономить средства на управлении компанией.
Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!
Управление бизнес-процессами - система одной компании
Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами - «1С:Документооборот 8» - на примерах.
Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.
Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь
Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».
Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, - задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.
Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:
- выявить «тонкие места» в компании,
- определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
- понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
- выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
- определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.
Грамотное фиксирование требований к системе и результатов - это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.
Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.
Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации - расскажем!
Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.
Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"
Подобные документы
Характеристика деятельности ООО "ЖилРемСтрой", его организационная структура. Разработка проекта автоматизации бизнес-процессов предприятия с помощью программы "1С". Контрольный пример реализации проекта. Расчет экономической эффективности автоматизации.
дипломная работа , добавлен 29.01.2013
Организационно-штатная структура телекоммуникационной компании. Разработка плана автоматизации управления бизнес-процессами (БП), ее основные этапы. Формализация БП с помощью методик моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD. Требования к системе автоматизации.
курсовая работа , добавлен 24.01.2014
Общая характеристика МАДОУ детский сад №26. Организационная структура управления детского сада. Состав и функции автоматизированных рабочих мест. Автоматизация процесса приема воспитанников и обработки заявлений. Модель бизнес-процессов в нотации IDEF0.
курсовая работа , добавлен 16.05.2013
Описание общих закономерностей функционирования организации. Изучение структуры предприятия, определение функций его подразделений и основных бизнес процессов. Разработка клиент-серверной системы по автоматизации получения и обработки заявок от абонентов.
курсовая работа , добавлен 02.10.2011
Обзор методов моделирования бизнес-процессов. Оптимизация процессов с помощью методологии Мартина. Анализ проблем и причины недостаточной эффективности в работе "ФМ Ложистик Кастомс". Автоматизация процесса сверки сведений из электронных документов.
дипломная работа , добавлен 11.12.2013
Анализ компании ООО Мебельный Дом "ЮВАЮ": информационная система; характеристика бизнес-процессов; организационная структура управления; аппаратное и программное обеспечение. Разработка и выбор стратегии автоматизации учета производства предприятия.
дипломная работа , добавлен 12.04.2012
Характеристика предприятия и его деятельности, организационная структура управления, выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов, обоснование проектных решений. Программное обеспечение задачи, разработка модулей.
дипломная работа , добавлен 29.11.2013
Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:
«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».
Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.
Но прежде, чем решать какая система вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:
- Управляющей системы;
- Управляемой системы.
Для повышения эффективности исполнительной системы , применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами .
Но именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.
«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»
К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:
- Социально – психологическое обеспечение;
- Мотивацию персонала;
- Автоматизацию бизнес процессов.
Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP
Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами , которые мне доводилось читать, в один голос кричат:
«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».
Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов»
.
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:
- Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
- Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
- Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.
Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе . Давайте копнем поглубже.
Процессы подлежащие автоматизации
Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:
- Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
- Процесс выписки первичной документации;
- Процесс отражения затрат.
А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.
Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах ?
Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.
Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.
Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?
Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.
Недостатки систем автоматизации
Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.
К ним можно отнести:
- Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
- Не достаточно удобный интерфейс.
- Нюансы использования, на разных устройствах.
- Быстродействие.
Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.
Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.
Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.
А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»
Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.
А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».
Некоторые причины провалов автоматизации проектов:
- Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
- Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
- Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
- Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».
Резюме
В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.
Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.
Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.
В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку, контролеру и проверяющему для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование:
приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору процесса для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
- Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
- Обработка входящего документа: автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Обработка исходящего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
- Обработка внутреннего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.
Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.
Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор , и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:
- Все руководители автора бизнес-процесса
- Все подчиненные автора бизнес-процесса
- Непосредственный руководитель автора документа
- Все руководители автора документа
Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи . Список автоматически загружается при запуске программы.
Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.
Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование .
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований:
Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:
- маршрутизация
- сроки
- важность
- наименование
- описание и другие
Например, шаблон бизнес-процесса Согласование договора может выглядеть следующим образом:
В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора .