В чем состоит содержание процесса управления. Управление как процесс: характеристика и свойства

Выполнение функций управления всегда требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия «процесс управления». Чаще всего под ним понимается определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы.

В этом определении подчеркивается целенаправленный характер процесса, осуществляемого аппаратом управления организации, а также его связь с функциями, целями и необходимыми для их реализации ресурсами. Наряду с этим в литературе широко используется и другое определение процесса управления, в котором в качестве его ключевого момента рассматриваются не функции, а управленческое решение, на разработку, принятие и выполнение которого направляются усилия и организационная деятельность профессиональных управляющих. Процесс управления представляется как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Управление – это процесс планирования организации, мотивации и контроля необходимый для того, чтобы сформировать и достичь цели организации.

Управление представляет собой осознанную целенаправленную деятельность человека с помощью, которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды общества, техники и живой природы. Управление должно быть направленно на успех и выживание.

В управление всегда есть: субъект – тот, кто осуществляет управление и объект – тот, кем управляют действия субъекта управления, т.о. основная задача управления организовать работу других людей, при этом высшей формой искусством управления является такая организация, при которой у объекта управления создается ощущение, что ни кто им не управляет.

Различают управление техническими системами, экономическое управление, а также социальное, в ходе которого регулируются различные отношения между людьми.

Цель управления – это желаемое, возможное и не обходимое состояние производство, дела, проблемы, которые обязательно должны быть достигнуты.

Орудие управленческого труда включают: оргтехнику, вычислительную технику, обеспечивающие механизм и автоматизацию управленческого труда.

Предметом управленческого труда являются люди, отношения между ними, которые касаются данного производства.

Как правило, процессы управления очень многообразны, многомерны и имеют сложную структуру (состоят из большого числа стадий и фаз). В общем смысле процесс управления состоит из общих функций управления, которые объединяются в циклы управления.

Управление - это сложная интеллектуальная деятельность человека, требующая специальных знаний и опыта, всегда существовало в каких-то формах там, где люди работали группами. Например, египетские пирамиды, пирамиды майя и многие другие исторические памятники требовали четкости в планировании, организации работы множества людей и контроля за их деятельностью.

I-й исторический период (до XVIII века) - накопление опыта управления.

II-й исторический период (1776-1890) - индустриальный период. Работы А.Смита (государственное управление), Р.Оуэна (гуманизация производства) и другие. Возникновение фабрик как первичного типа производства и необходимость обеспечения работой больших групп людей. Индивидуальные владельцы не в состоянии наблюдать за деятельностью всех рабочих. Первые менеджеры - это лучшие работники, представляющие интересы владельцев на рабочих местах.

III-й исторический период - период систематизации. Формирование науки об управлении.

Управление возникло из кооперации для координирования деятельности людей. Одна из сфер применения - экономическая - изыскание, производство и распределение ресурсов;

Очевидной характеристикой любого предприятия есть разделение труда, ведь предприятие - это искусственная система, созданная человеком ради его собственных интересов, прежде всего совместной работы. Поскольку работа на предприятии распределена между подразделами и отдельными исполнителями, кто-то должен координировать их действия, чтобы достичь общей цели деятельности. Поэтому объективно возникает потребность в обособлении управленческой деятельности от исполнительной. Итак, необходимость управления связанна с процессами разделения труда на предприятии.

Управление, которое (в широком понимании) есть деятельностью, направленной на координацию работы других людей (трудовых коллективов) опирается на теорию и практику управления, но является больше искусством, чем знанием так как представляет собой скорее способ использования знаний в конкретных рациональных формах и модификациях, чем само знание. Управление есть искусство, суть которого состоит в применении науки к реальностям ситуации.

Осуществление эффективного руководства предприятием должно базироваться на применении нормативных методов управления.

Формирование необходимой нормативной базы для управления производством, материальными и финансовыми потоками является обязательным, сегодня без этого нельзя повысить эффективность хозяйственной деятельности. Но создание на основе разработанных методических документов нормативной базы по всем элементам путем расчетов, выполняемых вручную, достаточно трудоемкая и дорогостоящая задача. В значительной степени затраты могут быть сокращены при разработке системы норм с помощью применения автоматизированных программных комплексов, которые дают возможность формировать и периодически обновлять нормативную базу. Кроме того, она позволит в автоматизированном режиме осуществлять контроль за эффективностью производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия. Все затраты на формирование нормативной базы с лихвой окупятся в перспективе.

Органически в эту систему вписываются нормы запасов материальных ресурсов и нормы оборотных средств, вложенных в эти запасы. Владельцу и руководству предприятия небезразлично, при каком уровне производственных и сбытовых запасов обеспечивается у него бесперебойность процесса производства, снабжения и сбыта, и сколько для этого отвлекается из оборота собственных финансовых ресурсов, т.е. как успешно функционируют службы снабжения и сбыта на предприятии. В условиях рыночной экономики становятся особенно актуальными вопросы рациональной и эффективной организации процессов управления и контроля за движением материальных и финансовых потоков в АО с целью повышения эффективности материально-технического снабжения самого предприятия и сбыта производимой им готовой продукции. Это необходимо для оптимизации уровня запасов и эффективного их использования, уменьшения их уровня на предприятии, а также минимизации оборотных средств, вложенных в эти запасы.

Недостаток производственных запасов у предприятия приводит к нарушению ритмичности его производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции. Недостаток сбытовых запасов не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции, соответственно это уменьшает объемы ее реализации, снижает размер получаемой прибыли и потерю потенциальной клиентуры потребителей продукции, выпускаемой предприятием. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и снижает темпы воспроизводства и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов. Функционирование промышленного предприятия при относительно высоком уровне у него запасов будет совершенно не эффективным. В данном случае предприятие имеет у себя по отдельным группам товарно-материальных ценностей запасы больше действительно необходимых их значений – излишние запасы.

Механизм управления включает в себя: цели, миссии, функции, принципы, методы управления.

Принцип управления правила, нормы, которыми следует руководить в своей деятельности в ходе решения задач, стоящих перед фирмой, предприятием:

1. Определение целей и задач управления;

2. Разработка конкретных мероприятий по их достижению;

3. Разделение задач на отдельные виды работ;

4. Координации взаимодействий различных подразделений внутри организации;

5. Формирование иерархической структуры;

6. Оптимизация принятия решений;

7. Мотивация, стимулирование эффектной работы.

Методы управления

Методы управления – способы, формы воздействия руководителя на подчиненных:

1. организационно-распорядительные (инструкции, контроль исполнения)

2. экономические (хозяйственный расчет)

3. социально-психологические (учет психологии личности, коллектива)

Характер и эффективность процесса производства товаров или услуг обуславливается уровнем организации его управления. Оно неотделимо от процесса производства, является его составной частью, необходимым элементом. Основные задачи управления - обеспечение наиболее эффективного использования материальных, трудовых, финансовых и информационных ресурсов, создание предпосылок для всемерного повышения эффективности производства. Сложность и динамичность современных технологических процессов, информационных потоков, производственных и хозяйственных связей, значительный объем работ по сбору и обработке информации - все это обуславливает повышение требований к организации управления предприятием. Функциональное назначение управления - обеспечить единство, соответствие и согласованность всех звеньев производства, для того, чтобы производственно-хозяйственная деятельность осуществлялась бесперебойно и способствовала достижению плановых целей при наименьших затратах ресурсов.

Если организационная структура, как форма, отражает статику управления, то процесс управления характеризует динамику, т.е. функционирование системы управления, все то, что происходит в системе управления организацией во времени. Под процессом понимается любое действие, которое предпринимает менеджмент для достижения целей организации.

Управление - комплексный процесс, направленный на решение проблем, он может быть представлен как отслеживание тенденций, постановка целей, формулирование проблем и возможностей, разработка и выбор альтернатив, принятие решений, составление программ и бюджетов, определение направлений и мер по их выполнению.

Например, когда менеджер осуществляет планирование, организационную деятельность и контроль, он принимает решения. Он анализирует ситуацию, разрабатывает несколько альтернатив, производит сравнение альтернатив, принимает решение и оценивает результат. Принятие решений имеет прямое отношение ко всем функциям управления. Процесс управления разделяется во времени и пространстве на отдельные стадии по выполнению определенных работ, связанных с принятием управленческих решений.

Процесс управления - совокупность последовательных действий, выполняемых руководителем и аппаратом управления, по подготовке и осуществлению воздействия на управляемый объект.

Обязательными компонентами процесса управления являются:

1. Объект управления, определяющий содержание решаемых в процессе управления функциональных задач.
2. Субъект управления - лицо, принимающее решение. ЛПР может быть индивидуальным и групповым.
3. Содержание процесса.
4. Организация процесса.
5. Технология процесса.

Группировка действий по функциям определяет задачи, решаемые в конкретном подразделении (это конкретные функции управления)

Группировка действий по характеру позволяет выделить этапы процесса управления. Группировка действий по времени - стадии, процедуры и операции.

Этап процесса управления - это группа действий, отличающихся их качественной определенностью, однородностью, получением конкретного промежуточного результата.

Выделяют 4 этапа процесса управления:

1. Постановка цели.

Цель - идеальное представление желаемого, необходимого и возможного (конечного) состояния или результата деятельности, которое должно быть достигнуто с помощью наличных или подлежащих выявлению средств.

Каждый процесс управления начинается с постановки целей и определения критериев, с помощью которых определяется степень её достижения. Различные виды критериев позволяют количественно оценить приоритетность целей и мероприятий, выбрать наиболее эффективные решения. Цели бывают плановые и разовые.

2. Оценка ситуации

Ситуация - текущее состояние управляемой системы, оцениваемое относительно поставленной цели.

Обычно ситуацию описывают с помощью информации, системы показателей и т.п. Ситуации могут быть типичными и оригинальными, критическими и нормальными, предвидимыми и непредвидимыми, временными и постоянными.

3. Определение проблемы.

Проблема - основное противоречие между текущим состоянием системы управления и поставленной целью.

Существование проблемы указывает на расхождение между целями и задачами организации и возможностями их реального выполнения. Например, расхождение в 20 % между плановым и реальным объемом продаж означает, что существует проблема.

4. Управленческое решение.

Принятие решений представляет собой сознательный выбор среди имеющихся альтернатив направления действий, приводящего к достижению поставленной цели.

Решения - это организационная реакция на возникающую проблему. Решения - продукт управленческого труда, а его принятие - процесс.

Каждое решение предполагает различные пути и способы организации работы, затраты ресурсов, последствия. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план - это набор решений по размещению ресурсов и направлению их использования для достижения организационных целей.

Группиовка действий во времени позволяет выделить стадии, процедуры и операции.

Стадии процесса управления:

v Целеполагание
v Информационная работа
v Аналитическая работа
v Выбор варианта решения
v Организационно-практическая работа.

Схематично связь этапов и стадий процесса управления может быть представлена в следующем виде:

Организация процесса управления отражает порядок взаимодействия различных подразделений и работников при выполнении последовательных действий и работ. Разделение управленческого труда требует установления организационных, информационных связей при выполнении совместных работ.

Технология процесса управления характеризует средства и способы выполнения процедур и операций, которые включают технические средства, информацию и используемые методы.

Технология управления может изменяться и зависит от выбранного метода решения задачи.

Понятие процесса управления тесно связано с понятием деятельности. Это управленческий труд, т. е. затраты ресурсов: материальных, информационных, людских и т.д.. Поэтому важное значение имеет оценка и повышение эффективности их использования, а вопросу об эффективности процесса управления уделяется особое внимание.

Свойства (характеристики) процесса управления:

Особенности процесса управления как специфического вида деятельности находят отражение в следующих свойствах:

1. Непрерывность

Это свойство отражает связь и единство производства и управления.

Ритмичная и эффективная производственная деятельность вне управления невозможна.

Устойчивый, постоянный характер управленческих действий, направленных на достижение целей организации, и тем самым сохранение её существования и рост.

СУ и ОУ. Командные и информационные каналы не прерываются пока существует организация.

2. Дискретность

Управленческий потенциал накапливается (при сборе, анализе информации, разработке решения), а затем реализуется в форме воздействия на ОУ.

Управление - комплексный процесс, направленный на решение проблем, может быть представлен как отслеживание тенденций, постановка целей, формулирование проблем и возможностей, диагноз, разработка и выбор альтернатив, составление программ и бюджетов, направления реализации и определенных мер по выполнению.

3. Цикличность

Периодическая повторяемость определенного набора действий - элементарный цикл управления.

4. Устойчивость

Устойчивость процесса управления обеспечивается тем, что структура процесса управления (состав действий и взаимодействий) закрепляется в организационных регламентах, ОСУ, что и обеспечивает устойчивость процесс. Взаимосвязи при выполнении постоянных работ сохраняются.

5. Изменчивость (динамичность)

Характеризует способность системы управления переключаться на новые цели, проблемы, новые методы управления.

Она обусловлена изменениями, которые происходят в производстве.

6. Закономерная последовательность этапов и стадий.

Закономерное повторение основных этапов в каждом управленческом цикле.

Свойства процесса управления необходимо учитывать при планировании и организации управленческого труда, определении объема работ, их продолжительности, трудоемкости.

Процесс управления - это деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления с помощью выбранных методов для достижения намеченных целей. Процесс управления обладает общими чертами с процессами, происходящими в социальной системе. Он определяется объективными законами функционирования и развития этой системы и в то же время в определенной мере зависит от субъективных факторов.

Различают:

методологическое содержание процесса управления, которое предполагает выделение закономерно следующих этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности. Исходя из этого, процесс управления можно представить как последовательность четырех основных этапов: целеполагания, оценки ситуации, определения проблемы, управленческого решения;

Методологическое содержание управления предполагает представление процесса управления в виде последовательности четырех его этапов: определения цели, оценки ситуации, определения проблемы и отыскания решения управленческого решения (рис. 13).

^ Цель - это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система, т. е. это идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния. Процесс управления начинается с уяснения, определения и постановки цели воздействия. Категория «цель» означает планируемый результат, выступающий как единство желаемого и возможного.

^ Ситуация - это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели. Ситуация характеризуется совокупностью учитываемых факторов, измеряемых показателей (переменных) и их оценкой. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели. Следовательно, всегда существуют ситуации, которые нужно оценивать.

^ Проблема - это противоречие между желаемым (целью) и действительностью (ситуацией). Для его разрешения, для приближения системы к цели необходим акт воздействия. Противоречие, на разрешение которого должно быть направлено воздействие, и есть проблема. Без определения проблемы невозможно никакое управленческое решение.

^ Управленческое решение как заключительный этап процесса управления представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную работу по практическому ее разрешению в управляемой системе. Решение является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.

· функциональное содержание процесса управления, проявляющееся в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь выделяют этапы: планирования, организации, контроля и регулирования. Функции стимулирования и обучения осуществляются по этапам управления;

· Функциональное содержание процесса управления проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие формы проявления целенаправленного воздействия на коллективы людей (рис. 16):

· планирование, прогнозирование - выработка и постановка целей и задач в сфере управления производством, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей;

· ^ организация - создание новых и упорядочение функционирующих организационных структур управления как элементы процесса реализации планов;

· ^ координация, регулирование - обеспечение необходимой согласованности действий людей как элемент процесса реализации намеченных планов;

· ^ стимулирование, активизация-побуждение людей к действию, предусматривающее обеспечение повышения эффективности деятельности системы управления как элемент процесса реализации планов;

· ^ контроль, анализ, учет - систематическое наблюдение за деятельностью людей для выявления отклонений от установленных норм, правил и требований в процессе реализации планов.

экономическое содержание процесса управления, воплощенное в следующих этапах: установление экономических потребностей оценка наличия ресурсов, распределение ресурсов, использование ресурсов;

Процесс управления имеет и экономическое содержание. Оно

обусловлено тем, что в процессе управления находит свое выражение использование ресурсов производства - от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого, экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которые осуществляются трудом в управляемой системе.

Экономическое содержание процесса управления проявляется при выполнении следующих этапов (рис. 14):

^ установление экономических потребностей;

^ оценка наличия ресурсов;

Распределение ресурсов;

Использование ресурсов.

социальное содержание процесса управления, раскрываемое ролью человека в его осуществлении, поскольку субъектом и объектом социального управления всегда является человек;

Каждый этап этого процесса (целепо-лагание, оценка ситуации, определение проблемы, принятие управленческого решения) предполагает непременное участие человека.

организационное содержание процесса управления , которое проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия: этапы регламентирования, нормирования, инструктирования, ответственности;

Организационное содержание процесса управления проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия - этапов (рис. 15):

^ регламентирования (регламент - совокупность правил, положений, определяющих порядок выполнения работ);

Нормирования - показателя, характеризующего относительную величину (степень) использования орудий и предметов труда, живого труда, денежных средств и др., их расходования на единицу продукции, площади, веса и т. п.;

^ инструктирования - процесса разъяснения порядка и способа выполнения какой-либо работы или действия;

^ указания на меру ответственности за невыполнение или неправильное выполнение порученной работы.

информационное содержание процесса управления , состоящее в последовательности выполнения информационных работ: этап поиска информации, комплектования информации, обработки информации, передачи информации (91).

Информационное содержание процесса управления проявляется в последовательности выполнения работ в процессе управления на следующих этапах (рис. 17):

Поиск информации;

Комплектование информации;

Обработка информации;

Передача информации.

Свойства процесса управления. Процесс управления обладает специфическими свойствами, которые отражают его особенности (рис. 18).

Свойство изменчивости (динамичности ) проявляется в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике, характеру осуществления, а также в динамичности взаимодействия различных его этапов и операций. Процесс управления переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляясь в различном взаимодействии звеньев управления.

Свойство устойчивости проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определенных каналов его осуществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах ее стабилизации и служит системообразующим фактором процесса управления. Благодаря такому свойству образуется собственно система управления, которая представляет собой совокупность устойчивых связей процесса управления между звеньями, которые его осуществляют.

^ Свойство непрерывности процесса управления может проявляться по-разному в зависимости от уровня управления, особенностей самого процесса производства (является ли оно единичным, серийным, массовым и пр.). Но сама суть названного свойства от этого не меняется.

^ Свойство дискретности дополняет свойство непрерывности и в определенном смысле противоположно ему. Оно проявляется в том, что процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс для активной организационной работы на этапе решения. Это свойство отражает специфику управленческой деятельности и не отрицает необходимости равномерного ритма работы.

^ Свойство последовательности . Как отмечалось выше, процесс управления не может быть построен по своим этапам иначе, как в последовательности цель, ситуация, проблема, решение, причем каждый из этих этапов является обязательным. Например, если решение вырабатывается только лишь на основе цели управления, без достаточно тщательного учета существующего положения дел, реальных условий работы, сложившихся обстоятельств, то такой процесс управления не может быть эффективным, потому что в этом случае решения оказываются либо ошибочными, либо преждевременными, либо просто волюнтаристскими. Возможна и другая крайность, когда в процессе управления недостаточно внимания уделяется целеполаганию. В этом случае решения вырабатываются преимущественно на ситуационной основе, без достаточного уяснения целей, которые они преследуют, поэтому бывают недостаточно эффективными, часто противоречивыми, лишенными перспективы и долгосрочной ориентации. Цель систематизирует решения, придает им общую направленность и перспективу; ситуация определяет реальность и практическую значимость решения; четкая постановка проблемы обеспечивает его конкретность и эффективность. Каждый из этапов процесса управления обязателен, как и выполнение последовательности их осуществления.

^ Свойство цикличности . Каждый акт воздействия заканчивается переходом управляемой системы в новое состояние. Это вызывает необходимость (в зависимости от того, что это за состояние) либо постановки новой цели управления, либо корректировки, дополнения и уточнения цели, для достижения которой необходим новый акт воздействия. Процесс управления повторяется заново, осуществляется новый его цикл.

Понимание свойств процесса управления имеет большое значение в успешном решении всех проблем его совершенствования, повышения эффективности управления предприятием.

Управление - это непрерывный процесс функционирования управляющей подсистемы, совершающейся под влиянием поставленных и периодически повторяющихся управленческих воздействий. Управляющая подсистема сама создает постоянные воздействия, которые выступают в виде структуры управления, распределения функциональных обязанностей, нормативных актов, инструкций. Рассматривая эту часть воздействий как постоянные, нельзя забывать, что производство - динамическая система. Изменения в производстве приводят к изменениям постоянных воздействий (структуры, функциональных обязанностей и т. д.).

Процесс (от лат. processus – продвижение) означает:

Последовательную смену явлений, состояний в развитии чего-нибудь;

Совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата (производство продукции, подготовка решений).

Процесс управления – это совокупность взаимосвязанных, целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей, по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей.

Параметры процесса управления. Все протекающие на предприятии процессы (в сфере производства и управления) прежде всего являютсяпроцессами труда, поскольку и производство и управление – это совместный труд людей, совершающих целенаправленные действия по определённой программе. К параметрам (характеристикам) процесса управления можно отнести:

Предмет труда; - средства труда; -продукт труда; -исполнитель трудового процесса

Как научное понятие процесс управления выступает в единстве трёх своих сторон:

методологическое содержание,

функциональное содержание,

экономическое содержание,

организационное содержание,

социальное содержание

Методологическое содержание процесса управления предполагает выделение определенных этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности.

Функциональное содержание процесса управления. Оно проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие этапы:

Планирование; - организация; - мотивация; - контроль.

Экономическое содержание процесса управления - в процессе управления находит своё выражениеиспользование ресурсов производства – от оценки их наличия до превращения в продукт

Организационное содержание процесса управления - проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия по этапам:

регламентирования;

нормирования;

инструктирования;

ответственности.

Социальное содержание процесса управления раскрывается ролью человека в его осуществлении. Каждый этап процесса управления предполагает непременное участие человека.

Процесс управления состоит из этапов:

Постановки цели, - оценки ситуации, - определения проблемы, - выработки управленческого решения.

Свойства процесса управления- изменчивости, устойчивости, непрерывности, дискретности, последовательности, цикличности

Процесс управления можно представить как последовательность следующих этапов:

постановки цели (целеполагание),

оценки ситуации,

определения проблемы,

выработки управленческого решения.

В самом широком смысле управление означает руководство чем-либо или кем-либо. Оно является функцией организованных систем любой природы и сложности и связано по своей сути с определенным воздействием управляющего субъекта (субъекта управления) на управляемый объект (объект управления) с целью решения задач, стоящих перед системой, элементами которой они являются, обеспечения ее должной организации и необходимого режима функционирования. Управление осуществляется в механических, иных технических, биологических, социальных системах. Причем, несмотря на многие их коренные различия, закономерности управления такими системами общие. В соответствии с фундаментальными положениями кибернетики при управлении любыми системами происходят одни и те же процессы получения, преобразования и передачи информации. Во-первых, управляющий субъект всегда получает информацию о поведении управляемого объекта и функционировании всей системы, а также информацию из вне системы. Во-вторых, он эту информацию оценивает, анализирует и на основе этого, исходя из задач, стоящих перед системой, принимает управленческое решение.

В-третьих, передает информацию, связанную с принятым решением, управляемому объекту, осуществляя на него необходимое управленческое воздействие. Таким образом, под управлением следует понимать такое воздействие управляющего субъекта на управляемый объект, которое связано с обусловленными их взаимодействием процессами получения, преобразования и передачи информации и направлено на решение задач, стоящих перед системой, обеспечение соответствующих этим задачам ее организации и функционирования.

Функция планирования является номером один в менеджменте. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. А это значит, что планирование - это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов. Следовательно, планы не должны носить директивного характера, а меняться в соответствии с конкретной ситуацией.

По своей сути, функция планирования отвечает на три основных вопроса:

Где мы находимся на данное время? Руководители должны оценить сильные и слабые стороны организации в таких важных отраслях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определения, чего может реально добиться организация.

Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, такие, как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство определяет, что может помешать организации достижению этих целей.

Как мы собираемся это сделать? Руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.

Планирование - это одно из средств, с помощью которого руководство обеспечивает единственное направление усилий всех членов организации для достижения ее общей цели.

Функция организации - это формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее работы - персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. В любом плане, составляемом в организации, есть создание реальных условий для достижения запланированных целей, часто это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в реальность, используя важную функцию менеджмента, как мотивация.

Функция мотивации - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. С конца XVIII по XX век было распространенное мнение, что люди всегда будут работать лучше, если у них есть возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивация - это простой вопрос, который сводится к предложению предоставления соответствующих денежных вознаграждений в обмен на усилие. Руководители узнали, что мотивация - это результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются.

Функция контроля - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существуют три аспекта управленческого контроля. Первый аспект - установление стандартов - это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение того, которое было в действительности достигнуто в определенный период, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, ему известен и источник этой проблемы. Третий аспект - стадии, на которой выполняются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от начального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Функция координации - это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей.

Процесс управления представляет совокупность определенных видов деятельности , которые направлены на координацию и упорядочение в функционировании и развитии организации и ее элементов для достижения целей, стоящих перед ней. В процессе управления решаются задачи:

тактическая: поддержание устойчивости, гармоничного взаимодействия и работоспособности всей совокупности элементов объекта управления;
стратегическая: обеспечение развития и совершенствования, перевод в качественно и количественно другое состояние.

Обычно, процессы управления организацией довольно многообразны и многомерны, характеризуются сложной структурой. Процесс управления в общем смысле состоит из общих функций управления, объединенные в циклы управления (рис. 1).

Рис. 1. Цикл управления

Как видно, данный процесс можно охарактеризовать как непрерывный, с циклическим повторением отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; принятия решений и организации выполнения их), неравномерный, инерционный, с некоторым запаздыванием управленческих действий. Процесс управления совершенствуется и развивается вместе с организацией.

Сущность управленческого процесса

В управленческом процессе объединены такие моменты как управленческий труд, предмет и средства, и конечный результат его реализации - определенный продукт.

Предмет и продукт управленческого труда – это; в первом случае она является «сырой», а поэтому на практике не применяется; но для подготовки решения она служит основой, ею руководствуются для осуществления определенных действий.

Самостоятельное существование преобразованная информация приобретает и затем накапливается, что ведет к усложнению управленческого процесса, росту господства решений, принятых в прошлом, над текущими. Последнее может быть в некоторой степени полезным, поскольку порождает организационный порядок, который обеспечивает срабатывание в автоматическом режиме механизмов управления и выполнение соответствующего действия без специального распоряжения. При этом он ограничен из-за того, что подчинить и координировать все элементы организации не в состоянии.

Средства управленческого труда – это все то, что способствует при осуществлении операций с информацией. При этом выделяют: средства составления документов, оформления и обработки документов, группировки и хранения документов, средства выполнения вычислительных операций, оперативной связи.

Формы управленческого труда

Управленческий труд реализуется в трех ключевых формах:

эвристический;
административный,
операторный.

Определение

Эвристический труд – это совокупность действий по анализу и изучению определенных проблем, стоящих перед фирмой, и на основе этого разработке ряда вариантов их решения - экономических, управленческих, технических.

В зависимости от характера и сложности этих проблем труд выполняется специалистами или руководителями.

Определение

Административный труд - в основном удел руководителей, который связан с выполнением работ по текущей координации деятельности подчиненных, их контролю, оценке, мотивации, распорядительству, инструктированию, обмену информацией.

Определение

Операторный труд имеет направленность на техническое обеспечение необходимой информацией производственных и управленческих процессов.

Он включает работы по документированию (оформлению, размножению, сортировке, и хранению различных документов); учету (сбору статистической, бухгалтерской и другой информации о процессах, протекающих в организации); коммуникации, вычислению и последовательной обработке собранной информации. Данный труд возложен на специалистов и исполнителей.

Управленческие работы и операции

Процесс управленческого труда включает в себя элементарные действия, или операции, то есть однородные, логически неделимые части управленческой деятельности, с одним или группой информационных носителей от момента поступления их до передачи в преобразованном виде другим или же на хранение.

Управленческие операции могут быть: поисковые, вычислительные, логические, описательные, графические, контрольные, коммуникационные и т.п.

Комплекс самостоятельных операций по обработке информации (сбора, изучения, анализа, формулировке выводов, оформлению их), который заканчивается определенным по форме и содержанию результатом в виде сообщения или документа называется управленческой работой.

Управленческие работы классифицируют:

по целевому назначению (активизация, предвидение, контроль);
по конкретному содержанию (исследование, планирование);
по периодам (тактические, стратегические, оперативные);
по этапам (постановка цели, анализ ситуации, определение проблемы, выбор ее решения);
по направленности (внутри или вне организации);
по сферам (социальная, экономическая, технологическая);
по объектам (персонал, производство);
по формам и методам осуществления;
по организационной роли (интегрирующие и дифференцирующие);
по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, или творческие);
по степени сложности.

Последняя классификация является важнейшей характеристикой управленческого труда.

Сложность управленческого труда определяется рядом обстоятельств.

Во-первых, масштабом, количеством и составом проблем, связи между ними, применяемыми методами, организационными принципами.

Во-вторых, необходимостью принимать все новые, нетрадиционные решения, зачастую в условиях риска и неопределенности, что требует глубочайших профессиональных знаний, опыта и эрудиции.

В-третьих, наконец, сложность управленческого труда характеризуется уровнем оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые надо принимать. Менеджер в процессе принятия решения, берет на себя часто ответственность не только за благосостояние людей в материальном плане, но за здоровье и даже их жизнь.

Управленческая процедура представляет собой документально зафиксированную последовательность выполнения элементов процесса управления, определяющая состав, содержание составляющих его операций, их очередность. Процедура отражает цель работы, разрабатываемые и используемые документы, содержание их, порядок прохождения.

Технология процесса управления

Способ выполнения операций управления и их элементов в оптимальной последовательности при рациональном разделении между исполнителями в зависимости от их квалификации и затрат рабочего времени называют управленческой технологией.

Главные задачи управленческой технологии:

установление упорядоченности и рациональности в последовательности выполнения управленческих работ;
обеспечение при принятии решений единства, согласованности и непрерывности действий субъектов;
участие вышестоящих руководителей;
равномерную нагрузку на исполнителей.

В основе управленческих технологий - производственные и информационные потоки, совокупность знаний о приемах и методах действий работников при выполнении управленческих операций.

Технология управления должна быть минимально сложной и трудоемкой. Рассмотрим их подробнее.

Линейная технология характеризуется строгой последовательностью определенных фаз, которые друг из друга вытекают и сменяются в соответствии с ранее установленным планом. Если невозможно оценить положение дел точно, выделить главную проблему и наметить цель однозначно, управленческая технология может быть разветвленной.

Технология управления по отклонениям, начавшимся на предыдущей фазе, исходит из того, что последние частично вообще не потребуют корректировки; а их преодоление и частично внесение изменений в процесс управления возможно силами самих исполнителей; лишь при значительной величине их следует вмешаться руководителю.

Технология управления по ситуации может применяться в случае, когда управленческий процесс осуществляется в условиях неопределенности.

Технология управления по результатам характеризуется тем, что при отсутствия определенности ситуации и расплывчатой конечной цели, после каждой из фаз, в зависимости от степени достижения на предыдущей запланированных результатов, совершается уточнение последующих действий.

Таким образом, процесс управления представляет собой деятельность объединенных в некую систему субъектов управления, которая направлена на достижение целей организации через реализацию определенных функций с использованием управленческих методов.