Через тернии к «1С:УПП». Опыт внедрения

Постановка целей внедрения 1С:Управление производственным предприятием (УПП). Как определить?

Нередки случаи, когда руководство крупной компании, принимая решение автоматизировать бизнес с помощью программного продукта УПП , поручает ответственным сотрудникам разработать примерный план автоматизации. В большинстве таких случаев сотрудники не знают, с чего стоит начать. Данная статья поможет разобраться с первым немаловажным пунктом будущего плана - постановкой целей внедрения. Позже, опираясь именно на цели, выбранная вами компания-интегратор будет разрабатывать план автоматизации. Сразу стоит отметить, что неправильно сформулированные, размытые, нечеткие цели автоматизации могут привести к негативным последствиям. Например, может значительно повысится себестоимость УПП из-за дополнительных временных и трудовых затрат на доработку целей.

Чтобы правильно поставить цели автоматизации, нужно выявить задачи, которые она призвана решить. Самое простое, что нужно сделать в данном случае - интервьюировать руководящий состав компании и ключевых сотрудников. В процессе опроса, нужно выяснить следующие три важных момента:

• Какие проблемы существует в настоящее время на предприятии (не важно, касается это напрямую автоматизации или нет, иногда в пространственных ответах кроется разгадка проблемы)?
• Что нужно сделать, чтобы их решить (какие предпринять шаги, на что обратить внимание, что изменить и прочее)?
• Какие существуют пути решения проблем (на взгляд интервьюированного).

Интеграторы советуют проводить опросы отдельно с каждым руководителем и детально записывать каждый ответ, т.к. в ответах ключевых сотрудников может скрываться цель автоматизации. Причем проводить интервью нужно по возрастающей структуре: сначала - ключевые сотрудники, после - руководящее звено, и в самом конце - генеральный директор.

Как показывает практика, чаще всего крупные производственные предприятия сталкиваются со следующими проблемами, с решением которых лучше всего справляется УПП :

• постановка единого учета в пределах предприятия и его структурных подразделений (учет упп ведется в едином информационном пространстве, независимо от сложности организационной структуры предприятия или холдинга);
• беспрерывное получение актуальной информации о течении бизнес-процессов на предприятии в виде информативных аналитических отчетов (настройка УПП подразумевает учет всех требований по сбору информации, ее обработке и предоставлении руководству; параметры и критерии сбора и анализа информации настраиваются и задаются вручную);
• организация взаимосвязей между отделами и структурными подразделениями предприятия (например, версия УПП 1.3 позволяет создавать и использовать информационные основы для организации бесперебойных межструктурных взаимоотношений на предприятии, что в несколько раз повышает эффективность работы целого предприятия и каждого сотрудника по отдельности);
• ускорение бизнес-процессов сбора и движения первичных учетных данных (учет УПП ведется на основании автоматического заполнения первичных учетных данных).

Цели автоматизации могут быть и другими, но главная суть вопроса в том, чтобы они были четко сформулированы и переданы компании-интегра тору, которая на их основании подготовит детальный план внедрения выбранного программного продукта

С чего начинаются хлопоты?
В принципе ничто не предвещало перемен. В начале 2005 г. для целей бухгалтерского учета использовалась конфигурация «1С:Бухгалтерия 7.7», зарплата считалась в «1С:Зарплата и кадры 7.7», ведение складского учета осуществлялось в «1С:Торговля и склад 7.5». Данные о списании МПЗ, а также об отгрузке готовой продукции экспортировались из складской конфигурации в бухгалтерию ежедневно. И, конечно же, мы имели большое количество постоянно усложняющихся совместно редактируемых документов Excel, предназначенных для руководства, под названием «Сводка». Каждое утро с 8 до 10 утра готовились таблицы по выработке, отгрузке и оплате. Нельзя сказать, что ситуация ухудшалась - дисциплина на предприятии всегда была на высоком уровне, но, проанализировав свои бизнес-процессы, мы загорелись идеей оптимизировать рабочий процесс. Эта мысль уже не оставляла наши умы, и как раз в феврале «1С» выпустила новую конфигурацию «1С:УПП 8.0» - Управление производственным предприятием версии 1.1.
Прежде чем начинать проект такой величины (в нашем случае это означало в корне поменять всю IT-инфрастуктуру предприятия), необходимо уяснить следующее:

• Цели внедрения.
• Степень готовности руководства.
• Требования к аппаратным ресурсам.
• Требования к кадровым ресурсам.
• Сроки проекта.
• Готовность персонала к внедрению.
• Нормативная база.
• Обеспечение работоспособности (плавный переход).

Готовность руководства
Мы подготовили расширенную презентацию УПП для топ-менеджмента (генерального и финансового директоров). Особый упор в этой презентации мы сделали как раз на автоматизацию процесса учета готовой продукции и расчета себестоимости в режиме реального времени. К слову сказать, после презентации выяснилось, что генерального директора особо заинтересовала возможность оперативного контроля затрат.
Требования к аппаратным ресурсам
Следует обратить внимание на «прожорливость» серверных ресурсов таких систем. Очень сложно спрогнозировать в начале внедрения, как именно будет развиваться система. Разработчик «1С» всегда указывает минимальные требования, и по мере подключения новых пользователей становится понятно, что сервера должны быть намного мощнее. Поэтому я рекомендую сразу ориентироваться на серверные системы с большим запасом ресурса.

Требования к кадровым ресурсам
Речь идет о команде внедрения. Как правило, это участники проекта как со стороны франчайзи, так и ваша собственная команда. Нужно точно понимать, сколько людей будет занято в процессе обучения на местах, именно этот фактор и поставил под угрозу наш проект в начале пути. Также обязательно нужно подобрать команду единомышленников на своем предприятии, доказав им преимущества нового программного продукта.

Сроки проекта
Должно быть очень четкое понимание, что проект конечен. Иначе он становится как ремонт в квартире - все время хочется что-то улучшить. Нужно разделять внедрение и последующее текущее сопровождение. Поэтому перед стартом должен быть точно сформирован план внедрения с конечными датами этапов. И уж точно нельзя забывать об отчетных периодах при подаче налоговой отчетности. Нашей ошибкой, например, была неподготовленность новой системы для расчета заработной платы. Это на целый год отодвинуло переход на новую систему, потому что подача отчетности в пенсионный фонд из двух разных баз данных оказалась невозможной.

Готовность персонала к внедрению
Выше я уже говорил о формировании команды единомышленников среди работников вашего предприятия. Есть вероятность натолкнуться на проявление «неявного саботажа» в подразделениях, что сильно усложняет работу. Любой сотрудник должен быть готов во время переходного периода вводить информацию одновременно в две системы (хотя это требуется и не всегда). Необходимо провести презентацию проекта среди работников подразделений перед началом внедрения и заручиться поддержкой среди них. А это непростая задача.

Нормативная база
Любая IT-система опирается на текущую, уже устоявшуюся систему документооборота. В нашем случае существенным плюсом оказалось то, что на предприятии ранее уже была внедрена система менеджмента качества ISO9001. Наличие описанных процессов управления намного ускорит и значительно облегчит первый этап - обследование.

Обеспечение работоспособности (плавный переход)
Чтобы построить новое, придется разрушить старое. Это нужно понимать во время планирования. Однако перестраивать текущую IT-систему можно и нужно аккуратно, обеспечивая плавный переход, обеспечивая взаимодействие оставшихся модулей старой подсистемы и внедряемого продукта.

Этапы проекта. Раз ступенька, два ступенька…

Первоначально мы планировали внедрять новую «1С» сразу во всех подразделениях, с интенсивным обучением и частичным вводом информации одновременно в две базах. Почти сразу стало понятно, что это утопия. Не хватало персонала у фирмы-франчайзи для обучения, под угрозу ставился своевременный ввод информации. Мы разделили проект на 4 этапа, которые в процессе внедрения превратились в 5 и растянулись более чем на два года. Сроки этапов подгонялись под отчетные периоды, чтобы своевременно обеспечить перенос остатков для регламентного учета. Итак, этапы.

1. Обследование
На этом этапе происходит описание основных бизнес-процессов и сопоставление текущих процессов предприятия с типовым, запрограммированным в системе. Работа достаточно большая и, на мой взгляд, в нашем случае лишним было выделять это в самостоятельный начальный этап. Лучше уделять этому внимание в начале каждого шага и выполнять данную работу только для подразделений, участвующих в данном этапе. Может показаться, что в этом случае не видна вся картина и будут упущены связи между подразделениями. Но это не так. После начального обследования его качество было не очень высоким, это связано со сроками, выделенными на этап. Да и во время работы с подразделениями результаты обследования пересматривались неоднократно. Поэтому рекомендую проводить изучение процесса документооборота подразделений непосредственно перед началом внедрения в них.

2. Отдел снабжения и Центрально-материальный склад. Отдел продаж и Склад готовой продукции. Автотранспортный и железнодорожный цех
Документоборот этих подразделений достаточно прост, хотя и имеет свои нюансы. В нашем случае главной задачей было обеспечить правильный перенос данных из УПП в 1С:бухгалтерию 7.7 для целей бухгалтерского учета. Поэтому во время обучения сотрудников этих подразделений была поставлена задача написания временных обработок переноса документов и синхронизации справочников обоих систем. Работа большая, но необходимая для обеспечения плавности перехода. Таким образом, переход на УПП в этих подразделениях не затронул работы бухгалтерии. Так же были запущены новые для нашего предприятия системы электронной подачи заявки в отдел снабжения – «внутренний заказ».

3. Производство
Этап имеет обобщенное название, хотя в него входят автоматизация цехов производства стеклобутылок, составного цеха (приготовление шихты), планового отдела в части планирования производства, механического цеха (производство запасных частей). Нам этот период дался нелегко. Автоматизировать пришлось с нуля, включая организацию новых рабочих мест, что привело к скачкообразному развитию локальных сетей, обучению большого количества сотрудников. Особо хочу обратить внимание, что необходимо настаивать на одновременном обучении персонала на местах, для чего требуется много консультантов от фирмы, занимающейся вашим внедрением. Именно из-за недостаточного количества «инструкторов» наши сроки с запланированных двух месяцев растянулись почти на пять. Так же в этот этап должна быть включена подготовка к следующему этапу, и эта работа в нашем проекте стала чуть ли не самой трудоемкой.

4. Бухгалтерия
Сначала мы планировали, что внедрение модуля «1С:УПП» начнется с Нового года (т.е., с 8 января) и в бухгалтерии, и в расчетном отделе. Мы подготовили обработки переноса бухгалтерских остатков и с начала года переключили банк и кассу на работу в новом программном продукте. Как известно, три первых месяца мы занимаемся подготовкой бухгалтерского баланса за прошлый год, а к текущей деятельности относимся с меньшей долей внимания. Поэтому и был упущен момент, когда стало понятно, что модуль регламентного учета УПП в его текущем виде не считает себестоимость продукции и, соответственно, регламентный учет вообще не ведется. К середине февраля стало понятно, что проект внедрения находится в критической стадии. Была мысль вернуться к версии 7.7, внести данные за полтора месяца и отодвинуть проект на год. Но в итоге мы все-таки собрались с силами, обратились к компании «1С» за помощью и, хотя особой помощи не получили, успешно сменили компанию, занимающуюся внедрением, и сдвинули проект с мертвой точки. В частности, было принято решение о переработке внутренней методики расчета себестоимости, чтобы она начала соответствовать методике, заложенной в системе. За оставшееся время была изменена система ввода документов, исправлены ошибки в уже введенных документах, а это около 50 000 документов. Баланс первого квартала был сдан вовремя, и за это стоит поблагодарить весь коллектив нашего предприятия. Без поддержки сотрудников, без их активной помощи проект однозначно был бы завален. Хотя внедрение расчета зарплаты пришлось все-таки отодвинуть на год. Считаю, что решение правильное еще и потому, что на февраль 2006 г. УПП в части расчета зарплаты была достаточно сырым продуктом. На то время «1С» уделяла больше внимание конфигурации «1С:Управление персоналом». Нашей же задачей было ведение учета в единой для всех подразделений системе. Спустя год после многократного обновления типовой конфигурации рассчитывать зарплату стало намного удобнее.
Весь проект занял почти два года. Уже в ноябре 2006 года мы закончили доработку методики расчета себестоимости в налоговом учете, а в январе 2007 начали рассчитывать зарплату в новой системе.

Внедрению УПП подлежат следующие блоки учета:

• управление торговлей и складом, в том числе, розничной торговлей;
• управление производством (планирование, управление затратами и себестоимостью)
• налоговый и бухгалтерский учет, в том числе учет по ПБУ 18/2;
• расчет оплаты труда и управление персоналом, в том числе выделенный управленческий учет зарплаты;
• управление финансами (учёт по национальным и международным стандартам, управление взаиморасчетами и денежными средствами, бюджетирование);
• учет по МСФО;
• управление закупками и продажами, оценка работы менеджеров;
• управлением взаимодействием с клиентами и другое.

С внедрением УПП предприятие производственной направленности в достаточно короткие сроки приобретает автоматизированный алгоритм контроля и учета. Вся администрация предприятия находится в едином информационном пространстве, а управленческие решения реализуются в максимально короткие сроки. К работе просто и оперативно подключаются удаленные подразделения и специалисты, этапы их работы легко контролировать. Финансовые потоки предприятия прозрачны. Вся необходимая информация о предприятии объединена, систематизирована и в любо момент может быть доступна руководителю. Кроме того, система обеспечивает высокую степень конфиденциальности данных благодаря распределению прав доступа.

Этапы внедрения 1С УПП

1. Предпроектная подготовка к установке и заключение договора. Внедрению УПП, как и другой конфигурации системы, предшествуют подготовительные работы, которые проводят ИТ-специалисты. Для автоматизации предприятия необходимо оценить его информационно-техническую мощность и оценить фронт работ. На этом этапе специалисты вычленяют ключевые направления, обозначают наиболее трудоемкие участки работы и ищут способ их оптимальной интеграции.
2. Формирование технического задания и прорисовка проекта. Техническое задание заказчик может составить самостоятельно, а может прибегнуть к помощи наших ИТ-специалистов.
3. Проектирование системы. Наиболее трудоемкий и затратный по времени этап для сотрудников ИТ-компании. На разработанный макет программисты наслаивают интерфейс, вносят данные из ранее установленных систем. При разработке проекта для Вашего бизнеса вся необходимая информация остается на предприятии, а не утрачивается.
4. Далее сотрудники приступают к непосредственному внедрению 1С УПП и тестированию. Сотрудники компании заказчика проходят обучение и сдают контрольный тест по усвоенным знаниям. В ходе тестовой эксплуатации и внедрения 1С специалисты дорабатывают программу, вносят коррективы в ее работу.

Универсальность программы

Повторимся, что использовать в своей работе данную конфигурацию могут не только крупные предприятия производственного характера, но и представители малого и среднего бизнеса. Автоматизация бизнеса предоставляет широкие возможности для планирования, анализа, отслеживания операций и гибкого руководства ресурсами. Успех автоматизации компании зависит от включенности в процесс создания проекта первых ее лиц. Закрепите ответственного сотрудника за формированием каждого модуля. Тогда вместе с профессионалами нашей компании Вы создадите продукт, который будет работать на Вас долгие годы.

Заказать проект автоматизации Вашего бизнеса, получить консультацию или определить цену установки системы на Вашем предприятии Вы можете, связавшись с нами по любому удобному каналу связи.

Мы внедряли УПП на предприятии, занимающемся сбором и сортировкой лома цветных металлов.
В программе работает около 20 чел. - 10 менеджеров, 5 бухгалтеров, 5 сотрудников производства (включая кладовщиков)
Бюджет внедрения (округленно) и сроки:
Покупка программы 400 т.р. (покупали до меня, поэтому купили лишние 30 лицензий) - 1 день
Работа консультантов по созданию модели учета 500 т.р. - 1 мес.
Работа программистов 500 т.р. - 1 мес.
Обучение 500 т.р. - 2 недели. Проходило в виде лекций для каждой группы специалистов в отдельности. Обучали те же консультанты.

Если бы в компании был человек с опытом внедрения + свой программист, то на работе консультантов можно было бы сильно сэкономить.

В процессе внедрения выяснилось, что УПП больше заточена на т.н. сборочное производство, когда из чего-то мелкого собирают крупное. А у нас оказалось, как мы его назвали, "разборочное" производство. Т.е. из 1 тн просто лома мы производим 200 кг лома алюминия, 200 кг лома меди и 600 кг лома никеля, а потом это все реализуем по-отдельности.

Из глобальных недостатков - УПП для целей управленческого учета не формирует баланс, ОПУ и ДДС. Мы планировали это доработать с помощью приобретения надстройки к УПП. Бюджет внедрения надстройки - еще 500 т.р.
Кстати, если есть свой программист, то можно это сделать самостоятельно. Я видела одну компанию, которые это напрограммировали сами.
А так программа очень нравится лично мне, как финансисту.

А теперь главное - результаты внедрения.
До внедрения УПП у нас все сотрудники кроме бухгалтерии работали в базе данных, написанной в Access.
Недостатком было то, что там велся учет только по движения товаров на складе, кассе и оплате от покупателей. Конечных финансовых отчетов получить было невозможно.
Получилось так, что недовольными этой базой данных оказались только руководство и я, как финансист. А остальные сотрудники наоборот очень привыкли к старой программе и совершенно не собирались напрягаться и переходить на новую.
Кроме того, у нас не было сотрудника, который мог бы посвящать себя работе с программой на 100%. Брать такого человека на работу руководство отказалось.
Ну а потом и руководству надоело всех пинать....
Результатом стало то, что потратив бюджет на внедрение, наша компания так и не начала пользоваться программой. А финансовые отчеты мы формируем в Excel.

Резюме:
Я бы советовала внедрять программу в следующих случаях:
1. нет никакой другой учетной программы и никогда не было (1с 7.7 не в счет)
2. есть четкая уверенность в том, что она нужна не только бухгалтеру и руководству, но и всем остальным сотрудникам.
3. сотрудники точно будут готовы тратить время на обучение и внедрение
4. не требуется очень большой объем доработок.

Инженерами компании “Интегрус” осуществляются следующие услуги внедрения 1С: УПП – установка, настройка, доработка конфигураций и модулей, обучение персонала и сопровождение. Внедрение 1С:УПП на производственном предприятии поможет сформировать единую централизованную информационную базу, в которой полностью отображены финансовые и хозяйственные операции, происходящие на предприятии. Грамотно внедренная система 1С:УПП повысит эффективность рабочих процессов и упростит контроль над ними.

Выгоды от внедрения 1С: УПП на завод или предприятие

• внедрение 1С: Управление Производственным Предприятием позволит консолидировать управленческую информацию в единой базе , что актуально для крупных предприятий с территориально удаленными филиалами или работающих в холдинговой структуре;
• полный учет активов;
• прозрачность, контроль движения финансовых и материальных потоков;
• анализ основных показателей деятельности предприятия , возможность принимать управленческие решения на основании такого анализа;
• повышение эффективности работы персонала за счет перехода от “лоскутной” автоматизации к единой базе, оптимизации и более жесткого регламентирования бизнес-процессов;
• улучшение защиты конфиденциальных и критически важных для бизнеса данных .

Стоимость внедрения 1С: УПП

Цена внедрения 1С:УПП зависит от множества факторов, таких как масштаб предприятия, которое предстоит автоматизировать, круг решаемых задач, наличие этой или других информационных систем (понадобится ли настройка 1С:УПП с нуля, или речь пойдет о доработке уже существующего решения), необходимости дополнительных расходов на модернизацию (например, на приобретение нового оборудования). Поэтому мы сможем предварительно оценить сколько стоит внедрение 1С: УПП и подготовить коммерческое предложение на внедрение 1С 8 УПП для вас индивидуально только после консультации и экспресс-обследования. То же относится и к срокам внедрения.

Обратите внимание, что стоимость внедрения 1С:УПП снижается, если взять в аренду 1С: УПП в облаке. Подробнее

Услуги внедрения 1С: УПП в СПб компании “Интегрус”

• обследование предприятия , формализация и согласование требований
• разработка технического задания на внедрение 1С: УПП
• установка и настройка УПП 1С (сюда входит первоначальная настройка 1С: УПП, настройка в 1С:УПП интерфейса, ролей и прав доступа, параметров учета и учетной политики, отчетов, расчета себестоимости и т.д.)
• тестирование на соответствие требованиям
• обучение сотрудников
• ввод в эксплуатацию, перенос данных в систему
• поддержка

Сроки, этапы, стоимость и обязательства сторон оговариваются в договоре на внедрение 1С:УП

Мы готовы более подробно ответить на любые вопросы, касающиеся внедрения и настройки программы 1С:УПП 8.2 и других версий. Наши специалисты подскажут, с чего начать внедрение 1С: УПП, на какие аспекты стоит обратить внимание, какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь, какие задачи можно решить типовым функционалом программы, а где понадобится индивидуальная доработка.