Секретарь референт должностные. Должностные инструкции референта и их особенности
Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.
Должностная инструкция секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря-референта
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта
І. Общие положения
1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.
3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.
4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
5. Секретарь-референт должен знать:
- правила работы с документами;
- иностранный язык;
- нормы делового этикета;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
- основы гражданского, трудового законодательства.
6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Уставом организации;
- приказами и распоряжениями руководства;
- правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
- данной должностной инструкцией.
ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:
1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.
2. Ведет прием посетителей.
3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.
4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.
5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.
6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.
7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.
8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.
9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.
ІІІ. Права
Секретарь-референт имеет право:
1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.
3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.
4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.
5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.
6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.
7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.
ІV. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.
3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.
4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.
5. Нарушение положений руководящих документов организации.
6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.
7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.
8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового общения и этикета.
Пример должностной инструкции секретаря-референта (предполагает доработку с учетом специфики конкретной организации). Инструкцию можно использовать в качестве ориентира для подготовки к работе в качестве секретаря. Практически все положения инструкции в том или ином виде раскрываются в содержании нашего сайта. Документ предоставлен для скачивания в виде шаблона Word в конце статьи.
1.1. Секретарь референт относится к категории специалистом организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору организации.
1.3. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— действующим законодательством Российской Федерации;
— Уставом организации;
— Правилами внутреннего трудового распорядка (Положением о персонале);
— положениями о структурных подразделениях организации и службе ДОУ;
— приказами (указаниями) руководства организации;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь-должен знать:
— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии, имена, отчества руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
— национальные (государственные) стандарты по оформлению управленческих документов;
— правила орфографии и пунктуации;
— Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, этику делового общения;
— правила ведения телефонных переговоров;
— правила техники безопасности и противопожарной защиты;
— приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:
— составлять деловые письма (в том числе на иностранном языке), проекты распорядительных документов, вести протоколы;
— переводить служебную переписку на иностранный язык коммерческого партнера;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, OUTLOOK;
— пользоваться базой данных;
— пользоваться возможностями Интернета;
— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— на случай отсутствия инспектора по кадрам выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации (оформление приказов по личному составу, оформление трудовых договоров и другой кадровой документации)
— работать с документацией конфиденциального характера. ()
Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы.
2.3. По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует и помогает его выполнению.
2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения поручений.
2.5. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.
2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
2.7. Готовит по поручению генерального директора проекты текстов его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку н считку этих документов.
2.8. Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры, рефераты по ним и информирует генерального директора.
2.10. Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
2.11. Участвует в работах по совершенствованию документооборота в организации, унификации документации и совершенствованию работы службы ДОУ.
2.12. По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.
2.13. Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.
2.14. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.
2.15. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.16. Оказывает методическую помощь в работе секретарей (или работников, выполняющих функции секретаря) структурных подразделений. ()
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность информации.
3.2. Выполнять распоряжения руководства.
3.3. Обеспечивать выполнение правил и норм оформления и сроков подготовки и отправки документов. .
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
3.5. Обеспечивать сохранность документов.
3.6. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать его в бухгалтерию. ()
Секретарь-референт генерального директора имеет право:
4.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия (в пределах, оговоренных специальным перечнем документов).
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов, образующихся в деятельности организации.
4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер.
4.8. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями граждан, телефонными звонками.
4.9. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.
4.10. Принимать участие в подборе и расстановке подчиненных сотрудников. ()
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, представляемых на подпись генеральному директору.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка. Инструкции по документационному обеспечению управления организации.
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. ()
Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.
6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.
6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора. ()
7.1. Высшее профессиональное образование (документоведение, экономическое или юридическое образование).
7.2. Использование современной организационной техники и средств связи.
7.3. Знание иностранного языка (английского, немецкого).
7.4. Стаж работы не менее одного года в должности секретаря. ()
Выше приведена должностная инструкция секретаря-референта, подготовленная на базе уровней С и D документа EAPS - European Association of Professional Secretaries - с учетом особенностей работы в организациях, фирмах малого и среднего бизнеса России.
Рекомендации предусматривают четыре уровня (А, В, С, D) восхождения по служебной лестнице начинающего работника — от секретаря-машинистки (уровень А), секретаря (уровень В), секретаря-референта (уровень С) до офис-менеджера (уровень D).
Как было сказано, инструкция предполагает ее доработку, исходя из специфики конкретной организации (организационная структура, объем документооборота и др.). На основе данной должностной инструкции путем сокращения отдельных предусмотренных в ней функций, например, ведение деловых переговоров, перевод служебной документации на иностранные языки и некоторые др., может быть составлена должностная инструкция секретаря и, наоборот, путем добавления ряда функций; таких как выполнение административной работы, организация презентаций, ведение совещаний и т. п., подготовлена должностная инструкция заведующего канцелярией, руководителя службы ДОУ, наконец офис-менеджера.
( )Приложение No. ___ к трудовому договору
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО ____________
"___" _______________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
- 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
- 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
- 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
- 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
- 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
- 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
- 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
- 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
- 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
- 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
- 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
- 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
- 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
- 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
- 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
- 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
- 3.7. Вести прием посетителей.
- 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
- 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
- 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
- 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
- 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
- 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
- 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
- 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
- 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
- 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
- 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
- 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
- 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
- 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
Секретарь-референт имеет право:
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
- 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
- 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
- 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
- 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Секретарь-референт несет ответственность за:
Генеральный директор ________________ __________________________
Юрисконсульт ________________ __________________________
С инструкцией ознакомлен ________________ __________________________