Кто нужен на выставке? Выставочная команда. Процесс участия туристской фирмы в работе выставки

Исследования, проведенные в Англии и США, свидетельствуют, что результаты участия в выставке как минимум на 80% зависят от работы персонала. Данные опросов Incomm Research показывают, что 55% посетителей запоминают экспонента благодаря общению с сотрудником компании, при этом 32% посетителей выставок остаются разочарованными по вине персонала стенда!

Не смотря на это, многие недооценивают роль выставочного персонала, ошибочно считая, что работать на стенде может любой сотрудник безо всякой подготовки. Нередко на выставку вообще попадают совсем не те, кто нужен.

Вот пример. На одном из семинаров участник обращается ко мне за советом:

– Николай, подскажите, что нам делать, я – директор по маркетингу, наш генеральный заставляет меня и коллег из моего отдела работать на стенде.

– Ясно, а какие задачи вы ставите перед участием в выставке?

– Задачи как у всех – привлекать новых клиентов, продавать.

– Хорошо, а в обычное время вы и ваши коллеги из отдела маркетинга занимаетесь продажами?

– Нет.

– Тогда спросите у вашего генерального, на что он рассчитывает? Что попав на стенд, маркетологи превратятся в продавцов? Если ваши задачи привлекать клиентов и продавать, этим должны заниматься продавцы, верно? Почему же на выставку отправляют вас?

– Ну, он говорит, вы за выставки отвечаете, вы и работайте на стенде.

Что тут скажешь, логика железная:) Думаю, вы сами понимаете, что при таком подходе на высокие результаты рассчитывать не приходится.

Не стоит ожидать высокой отдачи и от новичков (пускай и продавцов), проработавших в компании пару недель, которых на выставку отправляют принять «крещение боем».

Для качественной работы на выставке нужно обладать целым спектром компетенций; помимо навыков активных продаж необходимо глубокое знание продуктов, целевой аудитории, конкурентной среды, положения дел в отрасли.

И даже опытных и компетентных продавцов, часто подводит пренебрежительное отношение к выставкам, как к возможности «отдохнуть от офиса», и неумение работать в выставочных условиях. Многие не понимают, что попадая на выставочный стенд, они должны превратиться из «офисных клерков» в «продавцов-консультантов торгового зала» и работать в совершенно другом режиме.

Современный выставочный проект предъявляет к участникам исключительно высокие требования. Навыками работы на стенде должны обладать все сотрудники компании без исключения - от секретаря до генерального директора. Потому что на стенде все превращаются в стендистов!

Примечание. Под определение «стендист» попадает каждый постоянный или временный сотрудник компании вне зависимости от должности и функциональных обязанностей, с которым посетители могут вербально или визуально контактировать на стенде.

Состав выставочной команды определяется в зависимости от задач участия в выставке , особенностей товаров и услуг, которые вы представляете, посетительской аудитории, профессиональных и личных качеств сотрудников.

Желательно, чтобы на стенде клиенты имели возможность пообщаться не только с сотрудниками отдела продаж, но и с первыми лицами компании, руководителями направлений, техническими специалистами, сотрудниками сервисных подразделений.

В обычной жизни этих людей клиенты могут никогда не видеть, а личный контакт, возможность напрямую задать вопросы и получить информацию из первых рук повышает доверие и ускоряет принятие решений.

Если у руководителей или профильных специалистов нет возможности находиться на выставке всё время, определите дни и часы, когда клиенты смогут встретиться с ними на стенде.

Примечание. Присутствие руководства на стенде полезно ещё и потому, что постоянно держит сотрудников «в тонусе»:) Работать «спустя рукава», на глазах у директора как-то неловко, правда?

Гендерный фактор всегда играет в общении определённую роль, особенно, когда речь идёт о незнакомых людях. Желательно, чтобы выставочная команда состояла из сотрудников обоих полов. Тогда посетители смогут выбрать того, с кем им комфортнее общаться с психологической точки зрения.

Работа на выставке крайне утомительна и сильно отличается от работы в офисе. При выборе сотрудников учитывайте их возраст и физическое состояние.

Однако, самое главное - позитивный настрой, желание работать и ориентированность на результат.

Формально всех, кто попадает на выставку, можно разделить на тех, кто работает с посетителями и тех, кто обеспечивает работу стенда и проведение мероприятий.

В работе на выставке могут принимать участие, как штатные сотрудники компании,так и временный персонал.

Определите, кто из штатных сотрудников и какой временный персонал вам потребуется на выставке. Составьте список всего выставочного персонала.

Утвердите план работы на выставке. Распределите обязанности, назначьте ответственных за выполнение каждого пункта плана. Все сотрудники должны знать, кто за что отвечает.

Для решения ваших задач на выставке может потребоваться временный персонал - переводчики, ресепшн-менеджеры, хостесс, официантки, бармены, интервьюеры, технический персонал, промоутеры, модели, шоу-персонал.

Найти и подобрать временный персонал можно самостоятельно или, обратившись в профессиональное агентство. Сотрудничество с агентством обойдётся дороже, зато вы получите широкий выбор персонала с опытом работы на выставках, а также возможность при необходимости оперативно заменить или привлечь дополнительных сотрудников.

При выборе временного персонала помимо внешних данных постарайтесь оценить важные для работы с посетителями качества - воспитанность, коммуникабельность, грамотность речи, дружелюбие, стрессоустойчивость.

Переводчики . Если вы планируете привлекать внештатных переводчиков, заранее предоставьте им подробную информацию о вашей компании и продуктах, которые будут представляться на выставке. Особенно если это сложные с технической точки зрения товары или услуги. Точность перевода может влиять на результат переговоров.

Переводчики должны успеть подготовиться - понять, чем занимается компания, в чём ценность ваших продуктов, с кем им придётся общаться на выставке, убедиться в знании специальных терминов и понятий.

Ресепшн-менеджеры ,как правило, располагаются на передней линии стенда за информационной стойкой. В их обязанности может входить установление первичного контакта
с посетителями, предоставление общей информации о компании, выдача информационных материалов, получение контактных данных, передача посетителей штатному сотруднику компании.

Хостесс предлагает клиентам напитки и угощения, следит за чистотой стенда и внешним видом экспонатов, выкладывает информационные материалы на проспектодержатели, выполняет поручения штатных сотрудников.

Официантки и бармены обслуживают посетителей стенда в переговорной, банкетной, фуршетной зоне или за барной стойкой.

Интервьюеры могут потребоваться для проведения опросов, маркетинговых исследований, сбора информации на выставке.

Технический персонал нужен для проведения мероприятий с использованием технических средств.

Промоутеры используются для проведения промо-акций, распространения информационных и рекламных материалов на территории выставки и привлечения посетителей на стенд.

Примечание. Подготовьте для промоутеров специальную одежду фирменных цветов с названием и логотипом компании, чтобы параллельно с прямыми обязанностями они выполняли функцию «рекламных носителей».

Модели выполняют в основном имиджевые задачи. Их привлекают для встреч VIP-гостей, участия в рекламных акциях, демонстрациях, розыгрышах, фотосессиях.

Девушек модельной внешности размещают рядом с экспонатами, чтобы привлекать к ним внимание и обеспечивать более позитивное восприятие. Классический пример - автомобильные выставки.

Шоу-персонал (ведущие, шоумены, артисты, танцоры, музыканты) участвует в проведении развлекательных программ с целью привлечения внимания к стенду.

Проведите инструктаж временного персонала. Объясните временным сотрудникам, зачем вы участвуете в выставке, и какова их роль в решении поставленных задач. Необходимо чтобы они понимали, почему нужно делать то, что вы им поручаете, и насколько это важно для достижения результата.

Чётко проинструктируйте временный персонал относительно функциональных обязанностей, задач, правил поведения и внешнего вида. На время выставки - они лицо вашей компании. Клиенты не станут разбираться, кто из ваших стендистов постоянный сотрудник, а кто временный.

Каждый, кто работает на вашем стенде (да и за его пределами, если на нём корпоративный атрибут - бейдж участника, элемент фирменной символики, форменная одежда) будет ассоциироваться с вашей компанией.

Примечание. Не рассчитывайте, что временный персонал сделает за вас всю работу. Не поручайте им то, с чем они заведомо не смогут достойно справиться.

Конечно, бывает всякое, иногда приходится выбирать из двух зол. К примеру, по определённым причинам вы не можете отправить на выставку больше одного или двух штатных сотрудников, а на стенде нужно как минимум четыре-пять человек. Поэтому вы вынуждены привлекать временный персонал для работы с посетителями.

И даже в таких обстоятельствах я бы не рекомендовал возлагать на временный персонал обязанности менеджеров по продажам или технических специалистов - представление продуктов, ведение переговоров, ответы на предметные вопросы. Вряд ли стоит рассчитывать, что они справятся с такими ответственными задачами на должном уровне. А их ошибки могут стоить дорого.

Для того чтобы сделать участие в выставке максимально эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристская фирма должна с особой тщательностью планировать сове участие и работу на мероприятии.

Участие туристского предприятия в выставке можно условно разделить на несколько взаимосвязанных и взаимообусловленных этапов:

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях

Определение целей участия в выставке

Выбор конкретной выставки

Подготовительно-организационный период

Работа в ходе функционирования выставки

Анализ итогов участия фирмы в выставке

С положительного ответа на вопрос, участвовать или не участвовать в мероприятии, и стартует участие фирмы в выставочном процессе. Неправильное решение часто предопределяет неудачу, несмотря на высокопрофессиональную работу персонала. Во избежание этого следует: во-первых, четко знать, что вы можете получить от экспозиции; во-вторых, детально проанализировать как внешнюю, так и внутреннюю конъюнктуру.

Принятие принципиального решения об участии в выставке само по себе свидетельствует о достижении фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности, к тому же, участие в выставке требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристское предприятие.

Деятельность фирмы на выставке должна быть четко определена необходимостью достижения основных маркетинговых целей, в качестве которых могут быть:

Представление фирмы и ее продуктов

Возможность охватить целевую аудиторию

Повышение уровня информированности существующих и потенциальных потребителей

Выявление и стимулирование потребностей клиентов.

Расширение числа клиентов

Изучение рынков сбыта и поиск новых рынков

Внедрение нового продукта на рынок и определение возможного спроса на новый продукт

Поиск новых деловых партнеров

Изучение предложения конкурентов

Позиционирование своих продуктов относительно конкурентов

Формирование благоприятного имиджа фирмы

Непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов

Для достижения желаемого результата для каждой из целей необходимо установить масштабы, т.е. желаемую степень реализации цели (к примеру: увеличение контактов с новыми посетителями на 25% по сравнению с предыдущим мероприятием), а также продолжительность действия цели - период, в течение которого цель должна быть достигнута.

Уточнение цели помогает конкретизировать средства ее достижения и облегчает контроль результатов участия в выставке.

Анализ конъюнктуры включает следующие параметры:

качество и объемы выпускаемой продукции;

наличие средств и соответствующих кадровых ресурсов;

возможность обеспечения необходимой экспозиционной площадью;

поведение основных конкурентов;

политико-экономическая ситуация и др.

При этом положительный ответ на вопрос, участвовать или не участвовать вообще, предопределяют два фактора: экспоненциальность (тенденция участия в выставках и ярмарках) предприятий отрасли, в которой работает ваша компания (например, сырьевые предприятия не отличаются особой экспоненциальностью) и выставочная активность конкурентов.

Для выбора конкретного выставочного мероприятия, участие в котором наиболее эффективно для достижения определенных ранее маркетинговых целей, необходимо проведение тщательного анализа с точки зрения интересов и возможностей предприятия следующих обстоятельств:

Время и место проведения выставки

Численный и качественный состав участников и посетителей

Уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке

Возможности предоставления выставочных площадей и услуг

Условия участия в выставке

Соответствие предполагаемых затрат на участие в этой выставке возможностям фирмы

Опыт показывает, что далеко не у всех наших предпринимателей сложилась правильная иерархия этих критериев оценки экспоненциальных возможностей выставки (ярмарки). Многих из них в первую очередь волнуют вопросы стоимости участия или престижа, тогда как они являются второстепенными.

Ориентация на потребителя предполагает, что главные сведения, которые необходимо получить о предстоящей экспозиции, - это качественная и количественная информация о посетителях, а также экспонентах (среди которых особое внимание следует уделить конкурирующим фирмам)

Эти данные нуждаются в самой тщательной проверке, так как очень велика вероятность, что организаторы попытаются выдать желаемое за действительное. Во избежание этого следует собрать как можно более полную информацию об организаторах (особенно, если акция проводится впервые) и динамике развития самой выставки (например, растет или нет год от года число участников).

Многие фирмы участвуют в выставках, что называется, "с колес" (вчера получил по факсу приглашение - сегодня уже на выставке). Это закономерно приводит к всевозможным "проколам".

План участия в экспозициях должен быть разработан рекламным отделом (или другим отвечающим за этот сектор работы подразделением) как минимум на год. И подготовка к основным мероприятиям, не участвовать в которых невозможно, должна вестись загодя и планомерно. (Исключение здесь могут составлять разве что новые экспозиции.)

Методы подготовки, организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат участия в выставке зависит от способа, или формы участия: туристское предприятие может выступать в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия.

Опыт свидетельствует, что на зарубежных выставках и ярмарках наиболее эффективно групповое участие, т.е. работа на коллективных национальных стендах, которые максимально привлекают внимание потенциальных партнеров и клиентов.

Работа на коллективном стенде освобождает фирмы-экспоненты от части подготовительных работ, так как устроитель единой экспозиции - фирма-консолидатор - берет на себя переговоры с организаторами выставки, получение информационных материалов, предварительных каталогов, а также риск и затраты на организацию предоплаты выставочной площади.

Несмотря на серьезные преимущества коллективного участия в выставках, для конкретной туристической фирмы оно имеет и ряд отрицательных аспектов:

Недостаточное проявление индивидуальности экспонента

Ослабление чувства собственной ответственности за результаты выставки для фирмы

Недостаточное накопление организационного опыта по участию в выставках и ослабление собственной инициативы

Таким образом, перед принятием решения о форме участия в выставочном мероприятии необходимо тщательно взвесить все плюсы и минусы для предприятия с учетом конкретной ситуации.

Тем не менее, не подлежит сомнению существенный вклад коллективных национальных стендов в продвижении национального туристского продукта и в поднятии имиджа страны / региона / направления, при условии профессиональной организации работы этих стендов.

После определения конкретной выставки, фирма начинает организационно-подготовительную деятельность, которая, кроме подачи заявки на участие в выставке, включает в себя решение следующих организационных вопросов:

Разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки

Составление перечня выставляемых продуктов

Отбор и подготовка коммерческого, обслуживающего персонала, стендистов, переводчиков и т.д.

Определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов

Разработка тематического плана экспозиции - т.е. выставочного стенда

Заключение договора с организационным комитетом выставки и передача ему плана выставочного стенда и заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения вышеперечисленных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем, расходы крупных компаний на участие в выставочных мероприятиях составляют 15 - 30 % всех средств, выделяемых на рекламу и маркетинговые коммуникации. Типичная структура затрат на участие в выставке представлена на рис. 2.

Рис. 2.

На подготовительном этапе большое значение придается рекламе участия, которая предусматривает такие мероприятия, как:

Включение фирмы в официальный каталог выставки / ярмарки - для этого оформляется специальная заявка

Публикации в периодических изданиях, ориентированных на целевые группы посетителей

Рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных билетов партнерам и заинтересованным клиентам. Входные пропуска, предоставляемые экспонентам администрацией выставки, производят особо благоприятное впечатление как проявление особого внимания к гостям

Не менее важно заранее запланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, "круглых столов", включив их в программу параллельных мероприятий выставки.

Учитывая, что процедура подготовки к выставке занимает значительный период - от 20 до 52 недель, крайне важно разработать график деятельности с четким определением сроков проведения каждого мероприятия. Такие графики незаменимы для обеспечения координации отдельных действий, контроля за их осуществлением и своевременного внесения изменений, что становится невозможным, если оставить всю подготовку к выставке на последний момент.

После официального открытия выставки наступает самый ответственный и напряженный этап - непосредственно работа в ходе функционирования выставки. Исключительная роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Подробнее работа персонала и руководителей туристской фирмы на выставке рассматривается в следующих параграфах.

Работа работа на выставке вакансии работа на выставке в Москве. Вакансия работа на выставке от прямого работодателя в Москве объявления о работе работа на выставке Москва, вакансии кадровых агентств в Москве, ищу работу работа на выставке через агентства по подбору персонала и от прямых работодателей, вакансии работа на выставке с опытом работы и без опыта работы. Сайт объявлений о подработке и работе авито Москва работа вакансии работа на выставке от прямых работодателей.

Работа в Москве работа на выставке

Сайт работа авито Москва работа свежие вакансии работа на выставке. На нашем сайте можно найти высокооплачиваемую работу работа на выставке. Ищите работу работа на выставке в Москве, просматривайте вакансии на нашем сайте работы - агрегаторе вакансий в Москве.

Авито вакансии Москва

Работа работа на выставке на сайте в Москве, вакансии работа на выставке от прямых работодателей Москва. Вакансии в Москве без опыта работы и высокооплачиваемые с опытом работы. Вакансии работа на выставке для женщин.

Основные этапы подготовки и участие фирмы в работе ярмарок (выставок)

Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует определенных затрат и в конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, а то и создать негативное мнение о фирме и ее товаре. Чтобы последнего не было, надо тщательно обосновать целый ряд управленческих решений, реализация которых должна обеспечить эффективное участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки.

Прежде всего, необходимо найти основанные решения следующих основных задач:

Определить целесообразность участия фирмы в конкретной ярмарке или выставке;

Обеспечить качественную подготовку к участию в выбранной ярмарке или выставке;

На должном уровне организовать работу персонала ярмарки или выставки;

Подвести итоги участия в работе конкретного мероприятия и разработать соответствующие маркетинговые решения.

В целом подготовку и участие в работе ярмарок и выставок можно представить как некоторый процесс, включающий следующие этапы (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Основные этапы подготовки и участие фирмы в работе ярмарок (выставок)

Этап принятия решения об участии фирмы в работе ярмарки (выставки) подразделяется на следующие стадии:

1. Определение целей участия фирмы в работе ярмарки (выставки).

Основной целью участия фирмы в работе ярмарки (выставки) являетсяобеспечение эффективной предпринимательской деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели и ее достижению должны быть подчинены цели более низкого уровня, в частности цели реализации комплекса маркетинга.

2. Выбор выставки (ярмарки), в работе которой будет участвовать предприятие.

Для того, чтобы правильно выбрать ярмарку (выставку) для участия предприятию следует провести маркетинговые исследования.

3. Выбор способа участия в ярмарке (выставке).

Существует следующие формы участия в выставке (ярмарке):

Индивидуальное участие на персональном стенде;

Совместное участие на коллективном стенде;

Бизнес-тур.

4. Определение средств для участия в ярмарке (выставке).

Средства, выделяемые фирмой на участие в работе той или иной ярмарки или выставки, должны быть обоснованными и достаточными для достижения сформулированных целей.

На этапе подготовки необходимо составить план выполнения работ, в котором определяются все виды деятельности в четкой временной последовательности и с учетом времени на их выполнение. Также необходимо проинформировать оргкомитет выставки (ярмарки) об участии предприятия в ней путем подачи соответствующей заявки

Этап участия в работе ярмарки (выставки) является самым напряженным и ответственным периодом.

Особая роль в обеспечении успеха от участия фирмы в работе ярмарки (выставки) принадлежит стенду и стендистам.

Стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре.

Стенд имеет три функциональныхчасти:

- выставочная площадь;

Места для переговоров;

Подсобные помещения.

Различают следующие типы стендов:

а) стенды, расположенные в закрытом помещении:

Стенд в ряду;

Угловой стенд;

Головной стенд;

Блок-стенд;

б) стенды, расположенные на открытом воздухе.

Стендисты – это сотрудники, работающие в публичной зоне экспозиции, у стенда предприятия.

Наэтапе подведение итогов участия в ярмарке (выставке) фирма определяет ее эффективность.

Основными причинами неудачного участия в работе отдельных мероприятий являются:

Недостаточно конкретно сформулированы цели участия фирм в работе ярмарки или выставки. Это характерно примерно для 40 % фирм экспонентов;

Не на должном уровне представлена и оформлена экспозиция фирмы;

Потенциальные посетители ярмарки или выставки не были осведомлены об участии фирмы в работе данного мероприятия. Около 80 % фирм экспонентов не продвигают свою экспозицию до начала работы ярмарки или выставки;

Не на должном уровне подготовлен персонал фирм экспонентов. Как показывают проводимые исследования, более половины всех экспонентов не проводят обучение персонала работающего на ярмарках или выставках;

Не достаточно внимания во время проведения ярмарок или выставок уделяется маркетинговым исследованиям существующих проблем;

Недостаточно обоснованно проводится анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом проводимые исследования показывают, что лишь каждая пятая фирма использует результаты такого анализа в последующей своей работе.