Сэд информационная система. СЭД: введение

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Достоинства

Недостатки

Упорядочивание . Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок Отслеживание . В любой момент можно узнать, кто работает с документом Сохранность . Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ Восстановление . Удаленный документ можно в любой момент восстановить Сохранность временных ресурсов . Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения. Удобно работать . При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой. Доступность . Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске. Планирование . Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы. Удобный поиск . Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову. Экономия бумаги . Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.

Денежные затраты . Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*). Сразу пользоваться СЭД — не получиться . После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков. Обучение персонала . Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение. Обеспечение безопасности . Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне. Потребуется администратор СЭД . В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы. Требуется постоянное резервное копирование . В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы. В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа . Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

• Система делопроизводства . Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
• Электронные архивы . Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
• Workflow-системы . Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
• ЕСМ-системы . ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

• Полнота функциональности;
• Удобство использования;
• С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
• Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
• Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
• Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
• Легкость адаптации;
• Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
• Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

Век информационных технологий позволяет автоматизировать многое. А уж передать огромное количество бумажной работы крупной компании в «руки» компьютеров – сам бог велел. Система электронного документооборота – облегчение в работе или дополнительные проблемы?

Из статьи вы узнаете:

Под документооборотом понимают все процедуры, связанные с созданием документа, его движением в организации, учетом, хранением, архивированием, защитой от доступа третьих лиц, контролем за его исполнением.

Если все эти процессы обеспечивает специально созданная совокупность компьютерных программ, а информация формируется путем электронных документов, то такой документооборот называется электронным. На обывательском уровне его еще называют «безбумажным».

Преимущества

Безбумажное движение документации имеет ряд преимуществ. Например:

• экономия пространства и бумаги (нет бумажных документов – нет нужды в шкафах, папках, полках, архивах);
• экономия времени сотрудников (найти документ в электронной базе для профессионала – дело нескольких минут, а вот найти бумажный вариант в большом офисе, да еще созданный некоторое время назад – тот еще квест);
• возможность более жесткого доступа третьих лиц к информации, более продуманная защита конфиденциальности (случайным людям будет сложнее добраться до информации в электронной системе, если продуман вопрос безопасности, а вот скопировать бумажный документ в общем беспорядке – элементарно);
• прозрачность процедуры движения документа (если система настроена, то одновременно несколько человек могут наблюдать за прохождением документа по исполнителям, контролерам, руководителям, легче контролировать стадии, исполнительность, актуальность и т.д.);
• система позволяет связывать несколько документов между собой, видеть те, которые каким-либо образом связаны с определенным выбранным, либо настроить функционал иного рода);
• система документооборота в электронном виде позволяет работать сотрудникам удаленно, получать доступ к документации, находясь в подразделениях, территориально удаленных друг от друга, при этом еще экономятся средства, затрачиваемые обычно на штатных курьеров, привлеченные курьерские компании, почтовые расходы и т.д.;
• экономия средств на бумагу.

Виды сэд

Система электронного документооборота сэд – это определенный программный продукт. Они могут быть различных видов. Деление на виды обусловливается тем, что применяются эти системы в различных областях деятельности, а также приобретаются для выполнения разных задач. Одной организации необходимо обеспечить в первую очередь хранение большого объема электронных документов, другой важно обеспечить обмен ими между подразделениями, третьи на первый план выдвигают анализ и взаимосвязь между документами. Спрос рождает предложения – поэтому системы отличаются, и выбор пользователю порой предстоит нелегкий.

Итак, система обмена электронного документооборота может:

Представлять собой электронный архив и обеспечивать возможность хранения и быстрого поиска документации; такие программы – специализированные базы данных;

Обеспечивать рабочие процессы (при этом электронный документ системы электронного документооборота не играет главную роль, он является приложением, необходимым дополнением к рабочим процессам, регулируемым системой);

Позволять совместную работу над документом многих сотрудников одновременно (если компании нет необходимости обеспечивать иерархическую структуру документооборота, а на первый план выходит именно совместное создание документов);

Включать в непосредственно систему оборота документации иные необходимые сервисы (электронную почту, управление проектами и иные сервисы).

Системы управления электронным документооборотом могут сочетать в себе элементы описанных видов. Их можно разграничить также по видам деятельности, по отраслям, по иным признакам. Для компании важно понимать, какие задачи она хочет выполнить с помощью сэд, документооборот должен обеспечивать работоспособность и получение прибыли коммерческой структуры и выполнение уставных задач иных организаций.

Читайте также:

Задачи сэд

Помимо основной задачи система электронного документооборота обеспечивает выполнение и иного функционала, порой важного для компании. Например, это может быть:

1. возможность выгрузки большого объема электронной документации;
2. работа одновременно группы сотрудников с документом в режиме «онлайн»;
3. создание онлайн обсуждения документа;
4. сравнения различных редакций документов;
5. процедуры защиты содержащейся в документе информации;
6. копирование и архивирование;
7. нанесение средств индивидуализации (например, водяных знаков);
8. возможность использования электронной цифровой подписи и др.

Исходя из потребностей, задач, финансовых возможностей, наличия или отсутствия разветвленной системы структурных подразделений, сферы деятельности компании, выбирается та или иная система. Предложений на рынке хватает.

Недостатки и проблемы

Среди множества преимуществ (рассмотренных выше) существуют и проблемы. Использование систем электронного документооборота предполагает определенные усилия со стороны персонала. К проблемам в использовании можно отнести следующие:

затраты на приобретение, установку и обслуживание программ (либо затраты на содержание собственного штата специалистов-разработчиков);

мотивация сотрудников к обучению и использованию всего функционала системы;

сложность учитывать все нюансы и изменения в деятельности компании в программном продукте;

необходимость взаимодействия с иными организациями, которые не используют в работе информационные системы электронного документооборота, а значит, иногда приходится возвращаться к бумажным документам или дублировать электронные;

иногда возникают вопросы придания юридической силы документам, когда не используются электронно-цифровые варианты подписи.

Обучение и мотивация персонала на переход к цифровым технологиям – отдельная задача, особенно если компания долгое время существовала в «бумажном мире», а сотрудники – не молодые и креативные люди нового поколения. Причем уровень освоения программных продуктов у всех сотрудников разный. И иногда с момента принятия решения о переходе на цифровой уровень до фактического внедрения проходит много времени и этапов. Процесс это легкий лишь на первый взгляд.

Трудности выбора

Многое в поиске информации в настоящее время начинается с простого вбивания запроса в поисковую строку. Так вот в ответ на это действие (появление фразы в сроке поиска «система электронного документооборота и делопроизводства») ищущий информацию получает огромное количество предложений различных систем, разработанных как российскими, так и зарубежными специалистами. Все громко заявляют о безоговорочном решении всех проблем потребителя в данном вопросе. И тут происходит открытие – проблема выбора. Как не ошибиться? Ведь чтобы разобраться в функциональных особенностях компьютерных программ необходимо обладать хотя бы зачатками навыков программистов и продвинутых пользователей. Иногда приходится привлекать и профессионалов. Тогда возникает вопрос, как правильно понять друг друга, как объяснить программисту задачи компании, чтобы он наиболее верно поискал решение этих задач в предлагаемых системах.

При выборе продукта придется провести целое исследование, изучение функционала в условиях, когда разработчик-продавец не всегда заинтересован в раскрытии всех нюансов продукта всем подряд. Система электронного документооборота сэд должна быть удобна, функциональна и полезна потребителю. Причем с учетом его специфики деятельности. Придется изучать ролики о работе программы, отзывы пользователей, смотреть скриншоты, возможно, тестировать и проверять в деле, покупать отдельные модули и блоки, если это позволяет программа, внедрять систему постепенно и т.д. Ну и цена вопроса порой оказывается не последним вопросом в списке.

Пользователь по-разному решает проблемы выбора платформы, прежде чем организация систем электронного документооборота будет внедрена – то-то разбирается самостоятельно, кто-то привлекает специалистов и консультантов со стороны, многие обходятся силами своих штатных работников. В любом случае, надо понимать, что система сэд – это ответственный шаг в жизни компании, делать который лучше взвешенно и осознанно.

Мы уверены в своих ценах: найдете дешевле — вернем разницу.

Учет документов

Это основная функция данной конфигурации. С её помощью можно автоматизировать:

• процесс регистрации входящих/внутренних/исходящих документов;
• удобный ввод документов — со сканера, внешних файлов,
• коллективная работа с файлами;
• сохранение всех версий документа — в любой момент можно увидеть что было сделано для документа и при желании откатится;
• оперативный доступ и быстрый поиск;
• поддержка ЭЦП для подписи документов;
• штрихкодирование документов даёт большую надежность при работе;
• хранение документации согласно всем нормативам (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и так далее).

Автоматизация бизнес процесса

Этот пункт является важнейшим и решающим для внедрения программы электронного документооборот. Документооборот на 1С позволяет формализовать логику бизнес процесса: кто, как и в какой последовательности должен работать с документацией. Четкое разграничение обязанностей очень часто позволяет навести порядок в целом в компании. Однако, необходимо быть готовым к применению административного ресурса.

Контроль работы сотрудников

Для руководителя система позволяет оценить какой объем работы выполняет его подчиненный. Система может подсказать, сколько работник тратит на ту или иную работу. Давая информация для анализа эффективности сотрудников и подразделений, а также информация может быть полезна для оценки .

Безопасность электронного документооборота

Безопасность — одно из основных требований к программа для электронного документооборота. Здесь фирма 1С особенно постаралась внедрив максимальное количество методик и технических новшеств.

В системе реализована хорошо продуманная система настройки прав пользователей. Она позволяет разграничить права в разрезе видов документов, организаций, контрагентов и т.д.

Внедрение программы для электронного документооборота

Если Вы планируете внедрить программу электронного документооборота на базе 1С в своей организации — обратитесь к нам. Наши специалисты имеют большой опыт внедрения в крупнейших компаниях нашей страны. Благодаря своим наработкам мы можем существенно сократить сроки и бюджет на настройку и обучение 1С документооборот. Просто и мы решим все Ваши задачи.

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот - это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ - документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

• регистрация документа;
• контроль исполнения документов;
• создание справочников;
• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документов;
• формирование отчетов по документообороту предприятия;
• импорт документов из файловой системы и Интернета;
• создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в папках;
• получение документов с помощью сканирования и распознавания;
• уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот - это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

• самое простое - снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
• экономится время - сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
• повышается прозрачность внутренней работы компании - система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
• ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов - в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
• оперативно составляются отчеты организации;
• повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы, которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

• разрабатывается техническое задание;
• выбирается IT-решение;
• описываются бизнес-процессы;
• составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
• внедряется ЭДО;
• тестируется программа;
• запускается система электронного документооборота;
• контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив - это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow - обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым - работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы - такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО - обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример - сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в автоматизации формируется далеко не мгновенно. И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). Именно тогда появляется необходимость управлять информацией на всех стадиях её существования, пока она не устаревает.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохранённый на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Он сопровождается карточкой с атрибутами — подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

• можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина . По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации . Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Легко внедрять инновации и обучать новичков . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ . ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

• управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках каждой системы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что оно напрямую связано с документами, задача этого направления — не сам документооборот, а учёт и управление кадрами.

Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д., для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Учёт финансовых документов .Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов — это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее - от оценки любого проекта компании.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям :

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на всегда помогут вам в этом.