Обеспечение офиса. Офис-менеджер или секретарь «на хозяйстве»? Оборудование и жизнеобеспечение деятельности офиса

Мало собрать компанию профессионалов, найти удобное помещение под офис, наладить контакты с клиентами. Работоспособность его надо постоянно поддерживать. Обеспечение деятельности офиса – это кропотливая и многогранная работа.

Из статьи вы узнаете:

Работающий офис – как отдельный сложный организм. Все происходящие в нем процессы, которые напрямую не связаны с выполнением функциональных обязанностей сотрудников, нельзя пускать на самотек. Слаженно работающий офис – это не только залог прибыльности бизнеса, но и гарантия того, что сотрудники будут чувствовать себя комфортно, удобно, не будут отвлекаться на выполнение работы, не имеющей отношения к бизнес-процессам. А комфорт сотрудников напрямую связан с их мотивацией, отдачей, заинтересованностью в работе. Вот в чем важность организации работы офиса.

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Проблема в том, что в понятие «обеспечение работы офиса» вкладываются зачастую разные функциональные обязанности. В одной организации задачами является закупка канцтоваров и прием посетителей, в другом, особенно если речь идет о крупном юридическом лице, - это будет огромный набор разных требований. Причем настолько разных, что специалист, занимающийся организацией работы офиса, является специально обученным сотрудником.

Крупные компании, как правило, принимают на работу отдельного сотрудника, на которого возлагаются функции «хозяйки офиса». Занятий у такого сотрудника превеликое множество, поэтому в таких компаниях этот функционал редко объединяют с секретарской должностью .

Такой сотрудник курирует разноплановые задачи – как текущие (регулярные заказы канцтоваров, хозяйственных товаров, оплату счетов организаций по снабжению коммунальными услугами и др), так и внезапно возникшие - вызов бригады в случае аварии, координация персонала при возникновении нештатных ситуаций. Как говорится, такой сотрудник «и швец, и жнец, и на дуде игрец».

Читайте также:

• Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании
• Секретарю, помощнику, офис-менеджеру: способы перезагрузки
• Расстановка приоритетов для секретаря и офис-менеджера

Хозяйственное обеспечение офиса

Организация обеспечения офиса включает в себя один из главных пластов – наличие всего необходимого в офисе в его хозяйстве. Сюда входит:

1. закупка чая, кофе, «печенек», одноразовой посуды, воды и всего, что принято в конкретном офисе иметь для удобства сотрудников для кофе-брейков;
2. проверка наличия всей бытовой химии для уборки офиса и поддержания его чистоты;
3. обеспечение помещений всеми гигиеническими средствами;
4. закупка канцелярских товаров, распределение их между сотрудниками;
5. заказ визиток, брошюр, корпоративных товаров;
6. решение вопросов питания сотрудников;
7. работа со спец. одеждой, униформой, бейджами и т.д.;
8. организация пространства для приема посетителей и другие функции.

Обеспечение жизнедеятельности офиса предполагает в первую очередь решение вышеуказанных задач, именно эта категория вопросов относится к хозяйственному обеспечению.

Техническое обеспечение офиса

Пожалуй, эта сторона организации работы наиболее приближена к бизнес-процессам. Сюда входит такой функционал:

1. закупка офисной техники;
2. отслеживание ее работы (гарантийные сроки, наличие комплектующих деталей);
3. обеспечение расходными материалами;
4. уход и поддержание работоспособности иных технических устройств – систем кондиционирования, очистки воды, телефонных аппаратов, специальной техники (например, банковской);
5. работа с организациями коммунального хозяйства (поверка, замена счетчиков, снятие показаний, передача информации для проведения расчетов, получение счетов);
6. работа с контрагентами по регулярному обслуживанию техники и различных систем (пожаротушения, кондиционирования, вентиляции и др.);
7. решение оперативных задач, например, очистка крыльца офиса от наледи, организация удобства клиенткой зоны.

Разумеется, перечислены лишь наиболее типичные задачи, которые ложатся на плечи организатора офиса, а конкретные обязанности такого сотрудника прописываются в его должностной инструкции применительно к каждой конкретной фирме.

Комплексное обеспечение офиса

В зависимости от задач конкретной компании организация работы офиса может ограничиваться лишь хозяйственным обеспечением, либо сочетать хозяйственное и техническое, а может быть комплексным – т.е. включать еще ряд разнообразных обязанностей. Например:

хранение, сопровождение договоров, связанных с жизнедеятельностью офиса;

организация получения сотрудниками периодических изданий и профессиональной литературы;

работа с курьерами, водителями, уборщицами, охранниками и иным персоналом;

организация командировок руководителя и сотрудников (заказ отелей, билетов, обеспечение всем необходимым);

работа над корпоративными мероприятиями;

поздравление контрагентов и клиентов компании;

составление графика работы подчиненных сотрудников.

Как видим, комплексное обеспечение офиса – наиболее расширенный набор обязанностей, сотрудник для этой работы должен обладать огромной стрессоустойчивостью , навыками общения, специальными знаниями и умениями, способностью работать в режиме многозадачности, с большими объемами информации.

Организация обеспечения офиса

Как же организовать решение всех этих задач? Компании подходят по-разному к данному вопросу. Одни обходятся должностью секретаря, возлагая на него хозяйственное обеспечение офиса (если режим работы и количество сотрудников позволяют совмещать выполнение данных задач). Техническое обеспечение офиса при этом передается в отделы информационных технологий или отделы снабжения.

Если речь идет о комплексной организации работы компании, то такая должность в настоящее время называется «офис-менеджер». Именно этот сотрудник является «хранителем очага» компании и именно он знает, как поступать после полученного распоряжения руководителя, что «фирме надо то-то и то-то».

Набор функциональных обязанностей офис-менеджера в большинстве компаний стандартный. В крупных фирмах весь комплексный набор задач может быть разделен между разными сотрудниками. Иными словами, каждая отдельная компания самостоятельно решает, как ей удобнее и экономичнее организовать обеспечение жизнедеятельности офиса.

Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.

Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.

Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.

Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.

Разбираемся с понятиями

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт - офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

• прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
• работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
• планирование и подготовка приема посетителей;
• помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда - заказ гостиниц и авиабилетов;
• участие в подготовке деловых переговоров;
• заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда - обеспечение руководителя продуктами.

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское - «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

Чтобы не было путаницы

Секретарь на reception - должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер - это калька с англ. office manager , т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер - одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя - должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant ). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник - от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять - неизвестно.

Изучаем нормативные документы

Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, - «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.

Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй - должности служащих.

Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.

Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу (см. Таблицу 1).

Таблица 1

Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»

Каждая должность имеет свой код . Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ , а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:

• делопроизводитель;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь суда;
• секретарь учебной части;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка.

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.

Их обязанности включают:

На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.

В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой - даже начинающий - секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь - это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.

Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 - «Административно-управленческий персонал».

Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.

Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.

На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение .

Их обязанности включают:

• ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
• планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
• согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
• помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
• подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• руководство другими работниками.

Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?

Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.

Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?

Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.

Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.

Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.

Кстати

Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.

Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.

Сравниваем обязанности

Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем) .

Офис-менеджер

1. Выполнение поручений руководителя.
2. Жизнеобеспечение офиса.
3. Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
4. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
5. Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
6. Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить .
7. Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
8. Контроль порядка и чистоты в офисе.
9. Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой .
10. Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
11. Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
12. Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
13. Выполнение копировально-множительных работ.
14. Выписка доверенностей.
15. Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
16. Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.

Секретарь

1. Организация документооборота, ведение деловой переписки.
2. Исполнение поручений руководителя.
3. Подготовка необходимой документации и отчетности.
4. Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
5. Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
6. Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
7. Прием и распределение входящих звонков.
8. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
9. Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
10. Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
11. Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
12. Почта.
13. Административная поддержка руководителя.
14. Контроль исполнения поручений руководства.
15. Работа с оргтехникой.
16. Подготовка организационно-распорядительных документов.

Секретарь-референт

1. Организация жизнедеятельности офиса.
2. Прием и распределение звонков.
3. Прием посетителей.
4. Организация встреч и переговоров.
5. Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
6. Ведение деловой переписки.
7. Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
8. Делопроизводство.
9. Выполнение поручений руководства.
10. Работа с курьерской службой.
11. Взаимодействие с подразделениями компании.
12. Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
13. Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
14. Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
15. Подготовка организационно-распорядительной документации.

Помощник руководителя

1. Прием входящих/исходящих звонков.
2. Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
3. Анализ информации, сбор данных, отчетность.
4. Коммуникация с руководителями подразделений.
5. Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
6. Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
7. Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
8. Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
9. Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
10. Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
11. Жизнеобеспечение офиса.
12. Делопроизводство, документооборот.
13. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
14. Помощь в планировании рабочего дня руководителя.

Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.

Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.

Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).

Таблица 2

Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя

Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива - специфика работы того требует).

Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.

То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт - выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.

Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание - та еще морока.

Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.

Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».

Любой компании, будь то транснациональная корпорация или малое предприятие со штатом в два человека, необходим офис. Ведь офис, это не только то место, где мы проводим переговоры с партнерами и принимаем клиентов, но и место, где ведется повседневная кропотливая работа сотрудниками компании, направленная на развитие и процветание нашего бизнеса.

Задумайтесь, ведь если из нашей жизни вычесть время, отведенное на сон, то окажется, что большую часть своего времени мы проводим в офисе, выполняя нашу повседневную работу. И ведь никто из нас не хочет провести большую часть своей жизни в сыром и темном подвале. Следовательно, задумываясь о том, чтоб снять офис недорого , необходимо помнить что офис, по сути, является вторым домом для его сотрудников, и наличие исправной инженерной инфраструктуры (вентиляции, электроснабжения, отопления, водоснабжения, подключения к Интернету и т.д.) играет не последнюю роль в обеспечении его устойчивого и успешного функционирования.

«Обеспечение функционирования офиса» - эта фраза, зачастую, фигурирует под номером один в должностных обязанностях офис-менеджера. Давайте же разберемся, что скрывается под этой сухой фразой, и что необходимо обеспечить для организации нормального функционирования офиса:

• обеспечение соблюдения требований противопожарной безопасности;
• обеспечение безопасности персонала;
• обеспечение информационной безопасности;
• обеспечение услуг связи, интернета;
• обеспечение учета и контроля расходов на телефонные переговоры;
• организация работы транспорта;
• обеспечение курьерской связи;
• организация питания сотрудников;
• организация рабочих мест, эргономика;
• обеспечение необходимого уровня освещенности и параметров микроклимата;
• организация производственного контроля;
• организация сервисно-профилактических работ;
• организация проведения профилактического обслуживания и ремонта офисной техники;
• обеспечение наличия необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов;
• организация перемещения мебели;
• обеспечение вывоза мусора;
• организация уборки помещений;
• организация ведения учета посетителей;
• организация поездок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта.

И это далеко не полный список мероприятий, необходимых для успешной работы офиса

Организация и контроль работы офиса – это непрерывный рабочий процесс. Он должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Но зачастую, далеко не всегда офис-менеджеру под силу обеспечить в полной мере выполнение всех мероприятий, для обеспечения бесперебойной работы офиса. Многие факторы просто неподвластны ему.

Ведь обеспечение бесперебойной работы систем вентиляции, электроснабжения, водоснабжения, отопления и других инженерных систем; обеспечение охраны и пожарной безопасности; содержание в чистоте и исправном состоянии лифтов и мест общего пользования – это те факторы, выполнение которых лежит тяжким грузом на плечах собственника арендуемого офиса. При этом они оказывают немалое влияние на устойчивое функционирование офиса, и как следствие на развитие и процветание бизнеса.

Арендуя офис в офисном центре, обратите особое внимание на то, в каком состоянии содержится здание, и удостоверьтесь в том, что собственник прилагает все усилия для обеспечения комфортной работы Вашего офиса, и только тогда вы сможете быть уверены в плодотворной работе и грядущих успехах Вашего бизнеса.

Давным-давно, на заре моей карьеры, придя работать секретарем-референтом на вновь созданное предприятие, я с первых дней поняла, что имел в виду мой будущий руководитель, говоря на собеседовании, что нужна «настоящая хозяйка офиса». В свой первый рабочий день я переступила порог абсолютно пустого помещения, в котором рабочие спешно заканчивали ремонт. У нас не было ровным счетом ничего: ни мебели, ни оргтехники, да и сотрудников на тот момент кот наплакал.

Прошло совсем немного времени, и сидя в удобном кресле, наблюдая за шныряющими туда-сюда сотрудниками и посетителями, отвечая на звонки и принимая факсы, готовя ароматный кофе «с пенкой» шефу, я время от времени с изрядной долей гордости думала, что все это вертится во многом благодаря и мне. Тогда еще не было на слуху слово «офис-менеджер», просто директор говорил мне: «Нам надо то-то и то-то» – и я делала. Иногда интуитивно, иногда методом «научного тыка», даже не подозревая, что занимаюсь тем, что позже стало называться «обеспечением жизнедеятельности» или «организацией бесперебойной работы» офиса…

Нужен ли офису менеджер?

Сегодня без подобных формулировок не обходится, пожалуй, ни одно из объявлений о подборе секретаря. Правда, у разных работодателей понятие «обеспечение жизнедеятельности офиса» различается по смыслу, точнее – по объему: у одного это «чай, кофе, канцтовары», у другого полный цикл административно-хозяйственной работы по организации оперативного обеспечения офиса компании всем необходимым. И если в первом случае работенка, как говорится, не особенно пыльная, то во втором – это целый пласт разноплановых задач, которого зачастую (вкупе с чисто «секретарскими» обязанностями, а то и с кадровым делопроизводством) может быть многовато для одного человека, особенно, если компания не совсем уж крошечная.

Поэтому я до сих пор не перестаю удивляться, почему в Беларуси, в отличие от той же России или Украины, как-то не приживается институт офис-менеджера. Нет, безусловно, он есть. Но если у наших соседей офис-менеджер – это младшая руководящая должность, подразумевающая, помимо всего прочего, руководство вспомогательным персоналом: уборщицами, курьерами, разнорабочими, водителями, то у нас пока это все же секретарь с более или менее широким кругом дополнительных функций по обеспечению работы офиса. Поэтому зачастую можно прочесть абсолютно идентичный круг обязанностей для претендентов на вакансии «секретарь» и «офис-менеджер» в разных компаниях.

Повторюсь, если фирма небольшая, то секретарь успешно справится с такого рода дополнительными обязанностями. Но для крупной организации, по моему мнению, нужен «специально обученный человек», отвечающий за то, чтобы в офисе было все необходимое для полноценной работы. И это вовсе не из чувства солидарности с секретарями. Мне как-то довелось побывать в организации, где обеспечение офиса было возложено на службу снабжения. Причем не на конкретного ее сотрудника, а на всю службу в целом. Неразбериха, доложу я вам, там царила ужасная! Одни и те же люди одновременно занимались поиском щебня, металла, цемента, метизов, текстовых маркеров, офисной бумаги, дыроколов и заказом визиток. В результате все делалось в авральном режиме, а если вдруг возникала острая производственная необходимость в каких-то узлах и деталях, то визитки можно было ожидать полгода.

Так что я считаю, что офис-менеджеры имеют право на существование. Более того, они просто обязаны существовать! Тех, кто наивно полагает, что им нечем будет заняться, уверяю – еще как будет, проверено.

Фронт работ

Список обязанностей по обеспечению бесперебойной работы офиса может довольно существенно варьироваться в зависимости от размеров компании, ее структуры и специфики деятельности. Если попытаться представить его наиболее полно, то получится примерно следующее:

• заключение (перезаключение, продление) различных договоров: аренды, клинингового обслуживания, услуг связи (телефон, Интернет) и т.д.;
• заказ офисной мебели;
• заказ оргтехники и оборудования;
• обеспечение офиса канцелярскими товарами, хозяйственными товарами, расходными материалами для оргтехники, рекламной и полиграфической продукцией, питьевой водой и прочими необходимыми товарами;
• получение и отправка почты, организация подписки на периодические издания;
• организация обслуживания и ремонта офисных помещений, систем кондиционирования и вентиляции, техники и оборудования;
• организация командировок руководителя и сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка);
• организация работы служебного транспорта, заказ проездных билетов для сотрудников (в случае, если компания оплачивает расходы на дорогу);
• заказ доставки горячих обедов в офис;
• организация корпоративных мероприятий;
• заказ и выдача спецодежды, униформы, пропусков, бейджей и т.п.

Возьмите за правило

Безусловно, рассмотреть подробно все направления в рамках одной статьи не представляется возможным, поэтому я подробно остановлюсь лишь на нескольких, наиболее типичных для большинства компаний. Однако есть ряд общих правил, которые значительно облегчат вашу работу и избавят от ненужной головной боли.

Начало – половина дела. Проще тщательно все продумать и с самого начала сделать, как следует, создав отлаженную систему, которая впоследствии не будет давать сбоев, нежели потом переделывать. Если же так случилось, что вы пришли на чье-то место и увидели недочеты в работе предшественника – не продолжайте действовать по накатанной, усугубляя ситуацию. Лучше потратить время и силы и все привести в порядок, чтобы потом работалось проще.

Прежде, чем рождать спрос, изучите предложение. Помнится, один мой знакомый директор едва с треском не уволил снабженца, который умудрился закупить что-то там по цене, втрое превышавшей среднюю на рынке по данной категории товара. Нерадивый снабженец был заподозрен в сговоре с поставщиком и получении отката. Когда в ситуации разобрались, оказалось, что виной всему – элементарная лень сотрудника, который вместо того, чтобы изучить предложения от разных продавцов, позвонил в первую попавшуюся компанию и сделал заказ. В итоге он отделался лишением премии, а нам с вами преподал урок того, что к выбору компании-поставщика товаров и услуг, интернет-провайдера, оператора мобильной связи и т.д. следует подходить очень тщательно.

Изучайте предложение по интересующим вас направлениям, создавайте базу данных поставщиков, читайте отзывы об их работе в Интернете. Кстати, «непримиримые враги» секретарей – телемаркетологи в данном случае могут сыграть вам на руку. Поэтому не спешите гневно «отфутболивать» очередного менеджера по продажам, который звонит с предложением товара или услуги, а попросите его прислать на электронную почту информацию о компании и прайс-лист – вполне возможно, что предложение окажется интересным и пригодится вам в вашей работе.

Ориентироваться можно на несколько ключевых моментов:

• уровень цен и соотношение цена-качество. Ясное дело, что всегда хочется подешевле, но слишком низкие цены по сравнению с остальными поставщиками аналогичных товаров или услуг – повод насторожиться. К тому же, хорошее априори не может стоить три копейки. В то же время, не стоит переплачивать «за понты». Если паритет цен на основные группы товаров уже сложился, то с услугами дело обстоит несколько сложнее: в цену часто закладывается престижность фирмы;
• ассортимент. Можно, конечно, покупать бумагу в одном месте, дыроколы – в другом, а скоросшиватели в третьем. Но это влечет за собой лишнюю трату времени и ненужную возню с документами. Гораздо проще найти универсального поставщика, который будет закрывать вашу потребность в определенной группе товаров полностью. Хороший поставщик держит товары, как минимум, трех ценовых категорий: «эконом», «стандарт» и «элит». Дело не в том, что могут себе позволить их клиенты, а в том, что для разных случаев и целей приобретаются свои товары. Если для раздачи, скажем, на выставке, вполне достаточно дешевых ручек с нанесенным на них логотипом компании, то для подписания договора с важным партнером такой вариант неуместен;
• доставка. Большинство приличных компаний осуществляет доставку заказанных товаров в офис клиента. Однако имеет смысл поинтересоваться сроками и комплектностью. Потому что не слишком удобно, если заказ, сделанный в одном месте, вам будут возить по частям в течение нескольких дней. Обратите также внимание на тот факт, что у одних компаний доставка полностью бесплатная, у других – только в случае заказа на определенную сумму. Для минчан, работающих в промышленных зонах за кольцевой, также актуален вопрос, придется ли оплачивать доставку за пределы городской черты.
• каталоги. Если компания-поставщик может предоставить только прайс-лист, имеет смысл поискать другую компанию. Согласитесь, и проще, и удобнее делать заказ, когда вы можете видеть «товар лицом» в каталоге (бумажном или электронном), нежели когда пытаетесь сообразить, как он выглядит, читая описание в прайсе. Важный момент: если поставщик привез вам печатный каталог в начале года, перед тем, как делать заказ, имеет смысл зайти на его сайт или позвонить и уточнить цену. Цены, знаете ли, растут гораздо быстрее, нежели продавцы успевают печатать каталоги.
• личный менеджер. Как правило, в приличных компаниях за каждым клиентом закрепляется отдельный менеджер, который осведомлен о ваших предпочтениях и нюансах работы. Общаться с ним куда удобнее, приятнее и эффективнее, нежели при каждом новом обращении попадать на очередного безликого оператора. А хороший менеджер всегда посоветует, что лучше взять, расскажет о новинках и акциях, проводимых его компанией.
• постпродажный сервис. Вопросы гарантийного и послегарантийного обслуживания особенно важны, когда речь идет о технике. Да и в случае с мебелью актуально, за чей счет должен осуществляться ремонт, если через неделю после покупки у всех стульев разом отвалятся спинки. И это необходимо выяснить до того, как сделать заказ, а не тогда, когда проблемы уже возникла.

Раньше спохватились – меньше заплатили. Все, что ни делается, должно делаться вовремя. А еще лучше – заблаговременно. Это не только гарантирует, что организация будет работать без сбоев, возникших в результате вашей недоработки, но и во многих случаях позволит существенно сэкономить. Самый простой пример – заказ полиграфической и сувенирной продукции. Когда это происходит в «штатном» режиме, ваша заявка преспокойно ставится в план и компания оплачивает собственно товар или услугу (по нанесению логотипа, например). Но если сегодня вы вспомнили, что послезавтра выставка, а у вас еще конь не валялся, то, во-первых, придется потратить уйму времени на поиск фирмы, которая выполнит заказ оперативно, а во-вторых, уж будьте уверены, с вас сдерут втридорога за срочность.

«Новогодние» хлопоты стоит начинать уже в сентябре, иначе ресторан или кафе для корпоративной вечеринки вам придется выбирать из того, что осталось после бронирования более расторопными коллегами по цеху. А остается, как правило, либо не самое лучшее, либо не самое дешевое. То же касается календарей, ежедневников, планеров и прочей «сувенирки», которая традиционно заказывается в канун Нового года. Если не поторопиться, то придется либо существенно переплатить, либо смириться с тем, что в офисах ваших партнеров будут красоваться календари компании-конкурента. А дарить датированные ежедневники в марте, даже если они супер-красивые, как-то не комильфо.

Еще один пример – визовая поддержка. Подавайте документы на визу сразу же, как только получите подтверждение зарубежной командировки кого-то из сотрудников. Если откладывать, придется обращаться за помощью в агентства, которые работают отнюдь не бесплатно.

Не пропустите! Все мы не прочь приобрести что-то с существенной скидкой или на распродаже. Сегодня подобная практика используется не только магазинами для привлечения покупателей, но и поставщиками товаров и услуг для привлечения и удержания клиентов: проходят различные акции, предоставляются скидки (порой – весьма существенные) в зависимости от объема заказа и накопительные бонусы. Поэтому держите руку на пульсе, следите за информацией от своих поставщиков – это позволит вам сэкономить деньги или получить в подарок что-то полезное. Только не поддавайтесь извечному женскому соблазну: купить что-нибудь ненужное просто потому, что дешево.

Дело в технике

Если вам по долгу службы приходится заниматься закупкой компьютеров-факсов-ксероксов и прочих сканеров, имеет смысл проконсультироваться со знающим человеком. В данном конкретном случае – с системным администратором. Я же предлагаю вам несколько простых советов, которые помогут избежать ненужных ошибок.

Компьютерные технологии развиваются с такой скоростью, что то, что вчера было «последним писком», через год оказывается «вчерашним днем». С одной стороны, это замечательно, поскольку каждое новое изобретение делает нашу работу проще и эффективнее. Но есть и другая сторона медали: офисная техника, особенно компьютеры и все, что с ними связано, довольно быстро устаревает морально. Поэтому при покупке персонального компьютера целесообразно приобрести максимально «навороченный», чтобы как можно дольше не возникало необходимости в апгрейде.

Немаловажный момент – для какого конкретно сотрудника предназначается компьютер, от этого зависят некоторые специфические требования к ПК. Например, для дизайнера будет принципиальным хороший монитор, «шустрый» процессор и мощная видеокарта – этого требует его работа, а бухгалтеру или складскому работнику такие «примочки» ни к чему, следовательно, на них можно сэкономить.

При выборе копировально-множительной техники, факсов и т.п. не соблазняйтесь на эксклюзивные, редкие или только что появившиеся на рынке модели, не успевшие себя зарекомендовать. Во-первых, глупо переплачивать за опции, не относящиеся напрямую к назначению данного прибора. Принтер со встроенной кофемолкой – это, конечно, эксклюзивно, но зачем? Во-вторых, новинки всегда дороже просто потому, что они – новинки. В-третьих, бывает сложно найти расходные материалы, и дорогостоящая модель будет пылиться в углу, вместо того, чтобы приносить пользу, в ожидании, пока вы найдете подходящий картридж. И, наконец, если модель не будет благосклонно принята покупателями, компании-продавцы могут просто прекратить поставку устройств этой линейки, а, следовательно, запчастей и расходных материалов к ним. В результате будет ни себе, ни людям.

Когда офисная техника установлена, рекомендую сразу разобраться со всеми настройками и внимательно изучить руководство пользователя. Некоторые поставщики практикуют выезд своих консультантов «на место» и проведение инструктажа по работе с тем или иным устройством. Если такая услуга предусмотрена, обязательно ею воспользуйтесь: проще получить советы от профессионала, чем самостоятельно разбираться с досадными проблемами, которые могут возникнуть «по ходу пьесы».

Обязательно позаботьтесь о том, чтобы провода от всей офисной техники были расположены максимально компактно и изолированно, иначе сотрудники рискуют растянуться во весь рост, зацепившись в спешке за один из них. Да и гадать, из-за чего же не включается ваш компьютер: потому что сгорел процессор или потому что уборщица случайно что-то там шваброй задела – удовольствие ниже среднего.

Дата не установлена.

Что должен знать Офис-менеджер. Организация офисного переезда. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Документооборот Компании. Организация корпоративных мероприятий

Целевая аудитория

семинар предназначен для офис-менеджеров, административных менеджеров, административных сотрудников.

Цель

Результат

Сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации
получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования
получены теоретические знания в области менеджмента организации

Результат для компании:

Офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенций
снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации
снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий
офис-менеджер правильно организует офисное пространство
офис-менеджер грамотно организует документооборот компании

Программа

1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.

2. Что должен знать Офис-менеджер:

• материальные и нематериальные активы предприятия;
• основные средства и материалы;
• виды хозяйственных операций;
• принципы проведения тендеров;
• основы бюджетирования.

3. Организация офисного переезда:

• поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);
• проведение переговоров с владельцем/арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)
• подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);
• заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);
• разработка детального дизайн-проекта;
• проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.
• работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;
• согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;
• подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);
• переезд в новый офис;
• окончание проекта.

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;
• осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;
• организация уборочных работ;
• организация деловых поездок;
• организация работы автопарка;
• организация работы ресепшн и секретарей;
• организация курьерской доставки;
• участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);
• организация питания сотрудников;
• офисная аптечка.