Правовое регулирование использования электронных документов отражено в. Электронный документ как объект правового регулирования

УДК 002:004+34:004

ПРОБЛЕМЫ ПРАВОВОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УСЛОВИЯХ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА

М. В. Бородин,

аспирант кафедры конституционного и административного права, Южно-Уральский государственный университет

В статье раскрываются проблемные аспекты правового регулирования операторов электронного документооборота как информационных посредников. Акцент делается на необходимости изучения интеграционных процессов в области правового регулирования статуса оператора электронного документооборота с учетом имеющегося зарубежного опыта. Подчеркивается отсутствие систематизации действующих правовых норм, регулирующих электронный документооборот.

Ключевые слова: электронный документооборот, информационное общество, оператор электронного документооборота, проблемы правового регулирования, электронная подпись.

В современном информационном законодательстве мы явно наблюдаем тенденции законодательной поддержки перехода от концепции «электронного обмена данными» к системе электронного документооборота. В принятой Правительством Российской Федерации государственной программе «Информационное общество (2011-2020 годы)»1 одной из задач стоит создание и развитие специальных информационных и информационно-технологических систем обеспечения деятельности органов государственной власти и управления, включая межведомственный электронный документооборот. Для формирования правоотношений в сфере документооборота с применением технологии цифровой подписи в России существует явно недостаточная законодательная база. На наш взгляд, сегодня в рассматриваемом вопросе необходимо выделить следующие основные проблемы.

Во-первых, при организации юридически значимого электронного документооборота важным субъектом правоотношений выступает оператор электронного документооборота (информационный посредник) как независимая третья сторона, являющаяся своего рода гарантом, в том числе и при разборе возможных конфликтных ситуаций. В подзаконных нормативно-правовых актах федеральных органов исполнительной власти закреплены функции и требования к оператору электронного документооборота с использованием новейших технологий для автоматизации бизнес-процесса обмена только одним видом

электронных документов2. При этом, в частности, деятельность оператора электронного документооборота регулируется законодательством об информации и связи, о лицензировании отдельных видов деятельности, а также нормативными правовыми актами, регламентирующими работу с шифровальными (криптографическими) средствами защиты информации.

Во-вторых, де-факто операторы электронного документооборота исполняют функции аккредитованных удостоверяющих центров, что на данном этапе приводит к проблеме кросс-сертификации3. Хотя в связи с принятием нового Федерального закона «Об электронной подписи», с закреплением в нем принципа технологической нейтральности и разделением электронных подписей на конкретные виды статус квалифицированности должен был использоваться в качестве удобного инструмента для сохранения совместимости (или практической доступности) не только в разных системах электронного документооборота, но и в разных странах при трансграничной передаче документированной информации. Аналогичный правовой вакуум образуется и при функционировании аккредитованного удостоверяющего центра как нового субъекта информационных правоотношений. В нашем случае аккредитация обязательна для входа на рынок приложений электронного правительства. Гипотетически это дополнительное требование на использование электронных подписей в государственном секторе, но практически аккредитация означа-

Вестник ЮУрГУ. Серия «Право»

Бородин М. В.

Проблемы правового регулирования электронного документооборота...

ет создание новых, в том числе и национальных, барьеров.

Строительство «Электронной России» и информационного общества как такового диктует необходимость изменения принципов организации и регулирования электронного документооборота. В частности, существуют проблемы строительства единого информационно-правового пространства Российской Федерации, доверенной интерактивной среды оборота электронных документов, включающей механизмы идентификации и проверки полномочий уполномоченных лиц и обеспечивающей оборот юридически значимыми электронных документом на всех уровнях и между субъектами отношений на основе единых стандартов и регламентов (в том числе на всех уровнях между органами исполнительной власти, между органами исполнительной власти и экономическими субъектами и гражданами, между экономическими субъектами, гражданами). Также следует отметить, что электронная подпись в соответствии с требованиями действующего законодательства не является универсальной подписью, регистрируется в определенном удостоверяющем центре и, как правило, используется в пределах одного определенного ведомства. Соответственно у одного и того же лица ключей электронных подписей и действующих сертификатов ключей проверки электронных подписей может быть сколь угодно много, что нарушает преемственность при организации оборота электронных форм документов и не способствует повышению эффективности электронного документооборота.

В-третьих, не реализован роуминг между операторами электронного документооборота. Такой сложный с технологического аспекта механизм, как роуминг, нуждается в более четком определении на законодательном уровне. Надо понимать, что роуминг - это не услуга, а техническая возможность, рамки которой требуется нормативно зафиксировать. Кроме того, необходимо создать единый реестр государственных и коммерческих организаций, участвующих в процессе электронного обмена документированной информацией.

Анализ состояния действующего законодательства Российской Федерации показывает, что имеющаяся тенденция перехода на

электронные формы взаимодействия требует проведения большой комплексной работы по систематизации законодательства, устранению административных барьеров и ограничений действующего законодательства. При строительстве «электронного государства», информационного гражданского общества и для успешного завершения административной реформы практической реализации предоставления государственных и муниципальных услуг при приоритетном использовании электронных форм взаимодействия граждан, иных физических лиц и организаций с органами исполнительной власти для закладки систематизированной нормативной базы развития гражданского информационного общества необходимо как минимум принять специальный закон «Об электронном документе», а также разработать и принять изменения и дополнения по устранению административных барьеров и ограничений по применению электронных документов и электронного документооборота по всей структуре органов государственной власти, судебной и нотариальной системе.

По нашему мнению, необходимы закрепление на уровне федерального закона определения правового статуса оператора электронного документооборота (информационного посредника), а также государственное установление бесплатности входящих электронных документов и урегулирование роуминга между операторами электронного документооборота. Таким образом, требуются конкретные законодательные инициативы для регламентирования существенных условий юридически значимого электронного документооборота и подготовки плодотворной почвы в информационно-правовом поле в разрезе жизненного цикла электронного документа.

1 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20.10.2010 № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» // СЗ РФ. 2010. № 46. Ст. 6026.

2 ЦРЬ: http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/el_docs/ 3922066/.

3 Кросс-сертификация - это механизм связывания удостоверяющих центров, обеспечивающий функциональную совместимость доменов инфраструктуры открытых ключей.

Согласно ст. 2 Федерального закона № 123-ФЗ «О персональных данных и защите информации» (последняя редакция от 28.06.2010 № 123-ФЗ) документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .

Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования .

Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.

Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д.

(Федеральные законы от «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах») .

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») .

Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ) .

В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки .

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные .

Как известно, в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, то есть установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов .

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

рациональная организация рабочих мест и условий труда;

повышение квалификации сотрудников службы .

Современная практика выработала три формы организации работы с документами в любой организации - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год .

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений) .

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке .

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Структура в системе документооборота организации рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия .

Основной целью документооборота в организации, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

сокращение документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации .

Значительную роль в регламентации документооборота в организации играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях , где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.

Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ .

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.

В табель включены только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Применение табеля позволяет:

исключить возможность неоправданного создания новых форм;

установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

учесть количество видов и форм документов .

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты .

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы .

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы . Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени .

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов.

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота .

График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений .

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен .

Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними .

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.

В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа :

составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

утверждение документа уполномоченными лицами;

ознакомление с документом ответственных исполнителей;

передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

контроль за исполнением документа;

подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

сдача и оформление документов в архив на хранение .

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.

И электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:

● отсутствует закон об электронном документе;

● отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;

● отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;

● не до конца сформирован понятийный аппарат в области .

Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД .

Для эффективного решения поставленных задач и достижения цели были изучены законодательные акты, нормативно-методические документы, специальные издания, в том числе материалы конференций в области документационного обеспечения управления.

Совершенствование ДОУ и как результат этого процесса - повсеместное внедрение СЭД - становится немыслимым без использования электронных документов. В этой связи необходимо отметить, что «правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает, прежде всего, юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности. … Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена».

Современное государственное регулирование электронного документооборота в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота.

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. В ст.11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Следующим не менее важным законодательным актом в области электронного документооборота является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ, который обеспечивает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами ЭП как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения электронных документов, в том числе при использовании СЭД и ЭД. В данном законе также дается понятие «электронного документа» как документа, в котором информация представлена в электронной форме. Подробнее данный закон, а также его отличия от предыдущего закона об электронно-цифровой подписи, рассмотрим в следующем пункте.

Следует также отметить Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу.

«Вопросы работы с электронными документами также затрагивается в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданскому, административному, уголовному, уголовно-процессуальному, трудовому, налоговому и другому законодательству РФ».

Приказ ФСБ РФ «Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» от 27.12.2011 г. № 795 устанавливает требования к совокупности и порядку расположения полей квалифицированного сертификата электронной подписи.

Приказ Министерства финансов РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ). В данном законе прописано, что документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).

Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26.7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации.

Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272-274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.

Отраслевые кодексы также содержат положения, касающиеся работы с электронными документами в соответствующих сферах деятельности. В частности, Налоговый кодекс РФ в ст. 80 содержит разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде. Таможенный кодекс РФ в п. 8 ст.63 также закрепляет, что документы, необходимые для таможенного оформления могут быть представлены в электронной форме. Трудовой кодекс РФ в главе 49.1 предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника (данные изменения в ТК РФ были внесены введением в силу ФЗ № 60 от 05.04.2013 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В ст. 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.

Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы.

При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Государственная система ДОУ содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.

Главным образом классификаторы технико-экономической и социальной информации могут использоваться организациями для формирования соответствующих системных справочников СЭД и ЭД. «В настоящее время в связи с массовым внедрением автоматизированных систем документооборота использование классификаторов приобретает ключевое значение. Классификационные коды могут быть использованы в качестве основы для построения систем автоматизации документооборота» .

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты , утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. применяется для оформления кадровых документации. При использовании системы электронного документооборота и электронного документа может быть создан системный справочник, содержащий данные формы.

Для определения норм времени на основные виды работ по ДОУ, в том числе при использовании систем автоматизации, применяются следующие нормативные документы:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ , утв. Постановлением Министерством труда РФ от 25.11.1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 г. № 152;

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда от 36.03.2002 г. № 23.

Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.

Кроме того, полезными будут и другие рекомендации разработанные Росархивом .

Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).

Международные стандарты в области электронного документооборота

В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно было бы посоветовать как рекомендации при выборе системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.

Стандарт может использоваться:

● разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;

● текущими клиентами системы: как основа для проведения аудита использования системы;

● потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;

● специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству. 8

В общем, стандарт - несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации. 8

Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД и ЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.

Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. Это «первый международный стандарт по организации делопроизводства и документооборота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота». Более того, «стандарт ISO 15489 использует современный функциональный подход к организации документооборота, позволяющий связывать нормативные требования (например, статус «документа», сроки хранения и т.п.), с деловыми функциями, в результате выполнения которых возникает данный информационный материал» .

Таким образом, «в условиях, когда нормативно-методическая база отечественного делопроизводства сократилась в силу разных причин до минимума, а государственное регулирование вопросов управления документацией практически отсутствует, этот стандарт может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях» .

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

Требования к хранению документов в архивах и библиотеках устанавливает ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов».

Заключение

В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.

При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20

Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241

Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации/ Н.А.Храмцовская// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293

Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. - С.292-293

(3,24 - оценили 4 чел.)

Введение 2

4

5

3. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве. 15

Заключение 17

19

Введение

Развитие информационных технологий оказывает влияние, буквально, на все стороны жизни общества. Лидеры рынка электронных услуг постоянно расширяют спектр предлагаемых технологий. На современном этапе, все большее количество предприятий начинают использовать электронный документооборот.

Расчеты специалистов показывают, что использование систем электронного документооборота позволяет добиться значительного экономического эффекта.

Внедрение новых информационно-телекоммуникационных технологий в повседневную деятельность привело к возникновению новой области юридических отношений, связанных с обменом информацией без использования бумажного носителя. Что, в свою очередь, требует особого правового регулирования.

Цель работы: выяснить, как осуществляется правовое регулирование данного вопроса в РФ.

Была предпринята попытка решить следующие задачи: раскрыть понятие «электронный документ», проанализировать существующее законодательство по рассматриваемому вопросу.

Объектом курсового исследования является электронный документ.

Предмет - законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов.

Исследование данной проблемы, насчитывает не одно десятилетие. С тех пор как документы стали издаваться с помощью ЭВМ, назрела необходимость законодательной регламентации, как процесса создания, так и функционирования таких документов. В основном такими исследованиями занимался ВНИИДАД.

В 70 - е годы XX века с развитием электронных систем хранения, обработки и доступа к информации стали звучать призывы к необходимости правового регулирования общественных отношений, связанных с хранением, использованием и передачей информации о личности в электронном виде.

В настоящее время интерес к этой проблеме всё возрастает, среди исследователей, которые занимаются этим вопросом можно назвать следующих: Семилетов С.И., Ларин М.В., Семизорова Е.В.

1. Понятие «электронный документ»

Правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления.

В настоящее время не существует единого определения электронного документа.

ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает следующую трактовку: «11.1. электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: «документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» дает определение электронному сообщению «…электронное сообщение; сообщение: XML-документ, а также, при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами».

Семилетов С. И. предлагает следующее определение: «"Электронный документ - документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого именного файла(ов) или записи в файле(ах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи"»

2. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в Российской Федерации

В информационном обществе взаимодействие с гражданами, оказание государственных услуг, прежде всего, ориентировано и строится на принципах виртуального дистанционного контакта с использованием ЭД и электронных форм взаимодействия, тем самым реализуется инструментарий так называемого «электронного правительства».

При этом основным средством и инструментарием исполнения органами государственной власти своих функций и реализации предоставления (оказания) государственных услуг является электронный документооборот. Однако действующее законодательство РФ сегодня в большей мере ориентировано на традиционные формы взаимодействия на основе документооборота на бумажных носителях и содержит еще достаточно много административных барьеров, а также ограничений по использованию электронных форм взаимодействия. Соответственно, серьезной проблемой является отсутствие необходимой нормативно-правовой базы.

Анализ состояния действующего законодательства РФ показывает, что имеющаяся тенденция перехода на электронные формы взаимодействия требует проведения большой комплексной работы по систематизации законодательства и устранению административных барьеров и ограничений действующего законодательства по всей сфере правоотношений.

План по реализации Стратегии развития информационного общества Российской Федерации, ФЦП «Информационного общества (2011-2020 годы)» и поставленные инновационные задачи обязывают акцентировать внимание на переход от бумажных форм общения к электронным формам взаимодействия. электронный документ делопроизводство судебный

Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.

В ФЗ «об электронной подписи» в статье 6 « Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью» закрепляется, что «1. информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

«2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

«1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию»ст.2 ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ(ред. От 01.07.2011)

Базовым предназначением электронной подписи является организация юридически значимого документооборота, а также заключение различных рыночных сделок между субъектами рынка. Принцип действия электронной подписи представляет собой визирование каких-либо документов определенным символьным рядом, сформированным специальным программным обеспечением. Механизм визирования заключается в добавлении через специальное программное обеспечение к уже готовому документу электронной подписи. В случае несанкционированного изменения документа, подпись автоматически становится недействительной. Таким образом, электронная подпись гарантирует защиту документа от фальсификации или изменения. Надежность электронной подписи на сегодня высока, и подделать ее практически невозможно.

В пункте 25 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" юридическая сила документа определена как свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, юридическая сила документа определяется наличием:

формы или обязательных реквизитов;

собственноручной подписи уполномоченного лица;

печати (если необходимо).

Гражданский кодекс признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" позволяет составлять, хранить и представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде, тем самым разрешая и первичные документы составлять в электронном виде (п. 6 ст. 13).

Налоговый кодекс РФ не препятствует составлению и представлению документов в электронном виде (абз 2. п. 1 ст. 169 НК РФ говорит о счетах-фактурах, п. 4 ст. 52 НК РФ - о налоговых уведомлениях, п. 6 ст. 69 НК РФ - о требовании и т.д.).

В соответствии с нормами Федеральных законов от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде.

Для изготовления сертификата ключа ЭП () заказчик представляет удостоверяющему центру:

Для юридических лиц:

нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;

оригинал или нотариально заверенную копию выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, полученную не ранее чем за тридцать дней до ее представления;

если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя руководителя организации: копию документа о назначении руководителя, заверенную подписью руководителя и печатью организации;

если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя уполномоченного представителя организации: доверенность, подтверждающую полномочия владельца сертификата ключа ЭЦП, заверенную подписью руководителя и печатью организации;

паспорт гражданина Российской Федерации*, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: доверенность на представителя юридического лица, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, заверенную подписью руководителя и печатью организации;

если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: паспорт гражданина Российской Федерации - представителя юридического лица, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

Для юридических лиц (в случае, если полномочия единоличного исполнительного органа открытого/закрытого акционерного общества переданы управляющей организации/управляющему):

нотариально заверенную копию решения общего собрания акционеров общества о передаче функций единоличного исполнительного органа управляющей организации/управляющему.

Для юридических лиц (в случае, если полномочия единоличного исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью переданы управляющей организации/управляющему):

документы юридического лица, предусмотренные абзацами 1 - 3 п. 1 настоящего Перечня;

документы управляющей организации/управляющего, предусмотренные п. 1/п. 4 настоящего Перечня соответственно;

нотариально заверенные копии первого, второго листов устава общества, листа устава, где предусмотрена возможность передачи полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющей организации/управляющему, а также последнего листа устава общества с отметкой налогового органа.

Для индивидуальных предпринимателей, имеющих печать:

нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;

нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

оригинал или нотариально заверенную копию выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, полученную не ранее чем за тридцать дней до ее представления;

заявление в удостоверяющий центр о выпуске сертификата ключа ЭЦП;

если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя - работника индивидуального предпринимателя: доверенность, подтверждающую полномочия владельца сертификата ключа ЭЦП, заверенную подписью и печатью индивидуального предпринимателя;

Для индивидуальных предпринимателей, не имеющих печать:

документы индивидуального предпринимателя, предусмотренные абзацами 1 - 4 п. 4 настоящего Перечня;

если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя - работника индивидуального предпринимателя: нотариально заверенная доверенность, подтверждающую полномочия владельца сертификата ключа ЭЦП;

паспорт гражданина Российской Федерации, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: нотариально заверенная доверенность на представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП;

если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: паспорт гражданина Российской Федерации - представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства).

Для физических лиц:

нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

паспорт гражданина Российской Федерации, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копия (копия 2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);

заявление в удостоверяющий центр о выпуске сертификата ключа ЭЦП;

если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает изготовленный сертификат ключа ЭЦП не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: нотариально заверенная доверенность на представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП;

если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП предоставляет и/или получает изготовленный сертификат ключа ЭЦП не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель: паспорт гражданина Российской Федерации - представителя владельца сертификата, уполномоченного на предоставление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и/или получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП, а также его копия (копия2-ой и 3-ей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства).

Об актуальности обеспечения юридической значимости электронных документов свидетельствует запланированный к 2015 г. переход на оказание государственных услуг физическим лицам в электронном виде на всей территории Российской Федерации.

На урегулирование процедуры предоставления государственных услуг в электронном виде направлен Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

Целью этого Закона является предоставление заявителям возможности осуществлять взаимодействие с органами власти дистанционно в электронном виде, в том числе обращаться в органы власти и получать результаты такого обращения, а также устанавливает требования к процедурам предоставления государственных (муниципальных) услуг в электронном виде.

Результаты же оказания государственных услуг в электронном виде (электронные документы) требуют обеспечения юридической значимости.

В 2005 г. в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации внесен проект Федерального закона N 159016-4 "Об электронном документе".

Законопроект направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронных документов, а также к электронным документам в целях придания им юридической силы.

Законопроект не был поддержан Правительством Российской Федерации.

05.2012 в «Российской газете», была опубликована статья, в которой говорится, что Минюст разработал законопроект, придающий юридическую силу электронному документу. Президент Федеральной нотариальной палаты России Мария Сазонова, сообщила, что подобный закон может быть принят уже осенью. Цифровые свидетельства (будь то справки, доверенности) получат силу официальной бумаги. Говорят о том, что проект может стать первым шагом к созданию цифрового общества.

Проекты устанавливают правовой режим электронного документа, обеспечивают его юридическую значимость для судов, прокуратуры и нотариата, в том числе при оказании государственных услуг в электронном виде. В целом государственные органы должны признать цифровую бумагу за настоящий документ.

В закон об информации предлагается внести пункт: "Юридически значимый электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным юридически значимому документу на бумажном носителе".

По словам Марии Сазоновой, нотариат уже сегодня в экспериментальном порядке применяет новые технологии по электронному взаимодействию с различными структурами. Например, установлены прямые электронные каналы нотариусов со Сбербанком.

Новый проект - оформление завещаний, удостоверенных капитанами находящихся в плавании рыболовецких судов. Любопытная деталь: в прошлом году на нотариальном семинаре в Германии юристы разных стран обсуждали, стоит ли признавать завещания, написанные, скажем, на обоях тонущей яхты. Вроде бы это не документ. С другой стороны, человек четко выразил свою волю в последние минуты жизни. Донести предсмертные распоряжения другим способом не было возможности. Ответа, как быть нотариусу в такой ситуации, международные эксперты не нашли. Зато проект российского нотариата решает проблему электронным способом.

В прошлом году были приняты два ключевых для цифровых документов закона. Первый - закон об электронной подписи - приравнял электронный документ к бумажному. Другой закон ввел государственные услуги в электронном виде. На федеральном уровне он уже работает. Внедряются электронные услуги и во многих регионах. С июля положения закона становятся обязательными и на региональном уровне.

3. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве

В настоящее время судебная система Российской Федерации не готова исследовать и применять в судебных делах электронные документы как прямые доказательства. Назрела настоятельная необходимость разработки и принятия процессуальных норм в АПК РФ, ГПК РФ, нотариальных норм и соответствующих процедур по использованию электронных документов в судебных разбирательствах как прямых доказательств. Без этого звена электронный документооборот в системе гражданских правоотношений будет не полным и мало эффективным. Исходя из родовых признаков документа, предполагается, что документ по своему предназначению при спорах всегда будет использоваться как прямое доказательство. Соответственно, и электронные документы как первичные документы в судебных слушаниях и делах должны использоваться в том же качестве, как прямое доказательство. Нормы АПК РФ и ГПК РФ допускают применение документов в электронной форме в качестве письменных доказательств. В судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве, как показывает существующая практика, используются заверенные бумажные копии электронных документов. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в виду отсутствия процессуальных норм и процедур по порядку их исследования и ведения судебных дел в настоящее время невозможно.

Заключение

В настоящее время, все еще существуют проблемы правового регулирования электронного документа.

Существует интересный зарубежный опыт, связанный с правовым урегулированием вопросов обеспечения юридической значимости электронных документов.

В настоящее время в ряде государств - участников Содружества Независимых Государств действуют законы об электронном документе - в Республике Армения, Республике Беларусь, Кыргызской Республике, Республике Молдова, Республике Узбекистан, Азербайджанской Республике, Республике Казахстан и других.

Так, Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. N 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" введены в действие такие понятия, как "копия электронного документа", "подлинность электронного документа", "целостность электронного документа".

Электронный документ, согласно ст. 17 указанного Закона, состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

Возможно, что проблема правового регулирования режима электронного документа, будет решена с принятием общего закона об электроном документе, в котором бы систематизировался и усовершенствовался предыдущий опыт.

Этим законом должны быть установлены:

Терминология в данной сфере;

Общие принципы организации документооборота на основе использования информационно-коммуникационных технологий;

Общие требования по порядку документирования, требований к форме и форматам представления ЭД и их реквизитам;

Общие требования к атрибутам форм выделения, представления и оборота ЭД, позволяющих найти необходимый документ среди массы других ЭД;

Требования по порядку применения, передачи и получения ЭД.

Список источников и литературы:

1. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) "Об электронной подписи" <#"justify">12. Петровский С. Правовой статус электронных документов: возникновение и современное развитие // Хозяйство и право. - 2001. - № 12.

13. Лазарев А.Ю. Ïðàâîâîå ðåãóëèðîâàíèå ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. <../../../../Настя/Рабочий стол/конференция/Ïðàâîâîå ðåãóëèðîâàíèå ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè - À.Þ. Ëàçàðåâ - Êîíñàëòèíãîâàÿ êîìïàíèÿ Ôèíàíñîâî-Ïðàâîâîå Àãåíòñòâî +7 495 514 02 76 [email protected]_files/Ïðàâîâîå ðåãóëèðîâàíèå ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè - À.Þ. Ëàçàðåâ - Êîíñàëòèíãîâàÿ êîìïàíèÿ Ôèíàíñîâî-Ïðàâîâîå Àãåíòñòâî +7 495 514 02 76 [email protected]>

.

электронный документ доказывание гражданский

Вначале следует проанализировать законодательство РФ по данному вопросу. Можно сказать, к сожалению, что оно далеко не совершенно, отличается противоречивостью и отсутствием единого подхода к регулированию данного вопроса.

Основная цель анализа законодательства - выработка единого подхода к определению понятия ЭД, выявление основных проблем, сталкивающихся на пути законодателя и правоприменителя, а также возможность унификации норм внутри страны и на международном уровне.

В настоящее время в теории гражданского процесса, в действующих нормативно-правовых актах, руководящих разъяснениях и ПП ВС РФ для обозначения информации, зафиксированной на электронном носителе, используется различные термины: электронный документ, документ, подготовленный с помощью ЭВТ, «машинный документ» Мурадьян Э., Машинный документ как доказательство в гражданском процессе, Советская юстиция, 1975 г., №22, с.112..

Производство по делам, в которых в качестве доказательств фигурируют электронные документы, не получило должной регламентации в процессуальном законодательстве и юридической науке.

Одним из первых нормативно-правовых актов, определяющих юридическую значимость электронного документа и дающий определение понятия электронный документ, были Инструктивные указания Госарбитража СССР от 29.06.79 г. «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники», где указано, что «стороны по арбитражным делам в обоснование своих требований и возражений вправе представлять арбитражам документы, подготовленные с помощью электронно-вычислительной техники. Эти документы, поскольку они содержат данные об обстоятельствах, имеющих значение для дела, должны приниматься органами арбитража на общих основаниях в качестве письменных доказательств. При принятии документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, их исследовании и оценке следует руководствоваться Правилами рассмотрения хозяйственных споров. Стороны могут представлять арбитражу любой экземпляр документа, подготовленного с помощью электронно-вычислительной техники. Если для разрешения спора требуется подлинник документа, арбитражу должен быть представлен первый экземпляр». Указания Госарбитража СССР «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники» от 29 июня 1979 г.

Представляется, что данное определение электронного документа слишком широко и неопределенно: оно включает в себя все документы, при подготовке которых использовалась электронно-вычислительная техника, даже те, при подготовке которых электронно-вычислительная техника применялась, например, только в качестве печатной машинки.

Вслед за Госарбитражем СССР признал подобные доказательства и Верховный Суд СССР. В ПП ВС СССР от 9 июля 1982 г. N 7 «О судебном решении» сказано: «В обоснование решения суд в случае необходимости вправе сослаться и на письменные доказательства в виде документов, полученных с помощью электронно-вычислительной техники. Эти документы принимаются в качестве доказательств при условии их надлежащего оформления в соответствии с установленным порядком». Пост. Пл. ВС. СССР «О судебном решении» от 9 июля 1982 г. N 7. Здесь прямо предусмотрено то, что электронные документы отнесены к письменным доказательствам. В ПП ВС СССР от 3 апреля 1987г.№3 «О строгом соблюдении процессуального законодательства при осуществлении правосудия по гражданским делам» дано более широкое разъяснение: «В случае необходимости судом могут быть приняты в качестве письменных доказательств документы, полученные с помощью электронно-вычислительной техники. Эти материалы оцениваются в совокупности с другими доказательствами». ПП ВС. СССР «О строгом соблюдении процессуального законодательства при осуществлении правосудия по гражданским делам» от 3 апреля 1987г.№3.

Примерно в это же время вышел Государственный стандарт СССР ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым «средствами вычислительной техники», который установил требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Впоследствии Высший Арбитражный Суд РФ дал оценку доказательств, изготовленных и подписанных с помощью средств электронно-вычислительной техники, в которых использована система цифровой (электронной) подписи. Это было сделано в письме Высшего Арбитражного Суда РФ от 19 августа 1994 г. «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике». Как указывается в письме, «в случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью. В то же время, если между сторонами возник спор о наличии договора и других документов, подписанных цифровой (электронной) подписью, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. В случае если в таком договоре отсутствует процедура согласования разногласий и порядок доказывания подлинности договора и других документов, а одна из сторон оспаривает наличие подписанного договора и других документов, арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью». Письмо ВАС РФ «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике» от 19 августа 1994 г. Однако, рекомендации, высказанные в этом письме, вызывают больше вопросов, чем ясности.

В новом ГПК расширился перечень средств доказывания, добавлены такие средства как аудио и видео записи. «Их выделение в отдельную группу доказательств, возможно, связано со спецификой исследования, установления достоверности содержащейся в них информации». Решетникова И.В. Унификация доказывания - процесс неизбежный, ЮРИСТ, N 47, ноябрь 2003 г., с-31. Представляется, что это было продиктовано также сложившейся практикой, использованием в процессе все чаще данных доказательств, а так как это не было закреплено в законодательстве это и затрудняло их использование в процессе. Безусловно, это прогрессивный шаг со стороны законодателя. Однако, несмотря на это, по-прежнему остался не решенным вопрос о том, является ли ЭД средством доказывания. ГПК относит их к письменным доказательствам.

П. Зайцев, А. Вершинин выступают против выделения как самостоятельного средства доказывания аудио- и видео записи, ЭД. Они считают, что «это повлечет неизбежно проблему разграничения отдельных видов доказательств (в данном случае письменных), так как данные понятия полностью покрываются понятием «иные документы», используемые при определении письменных доказательств». Зайцев П.Электронный документ как источник доказательств, Российская юстиция 2001г., №5, с.43.

Данная позиция представляется необоснованной по следующим соображениям: если допустить то, что аудио- и видео записи, ЭД - это иные документы, используемые при определении письменных доказательств, как это ранее было закреплено в ГПК 1964 года, то значит, данные средства должны были использоваться в качестве доказательств. Эти виды доказательств использовались крайне редко и с очень большой осторожностью. В каждом таком случае у судьи возникал вопрос о возможности их использования в процессе. Отсюда следует, что аудио- и видео записи юридически самостоятельными доказательствами не являлись. В данный момент их выделили в самостоятельную группу средств доказывания, но не выделили, по-прежнему ЭД.

По мнению П.Зайцева, ЭД следует отнести к аудио- и видео записям. Данная позиция представляется неправильной, вследствие того, что это совсем разные понятия. Аудиозапись - это запись на магнитном носителе (это может быть кассета, диск), видео - также запись на магнитном носителе, только здесь запечатлено больше информации, наряду с музыкой, голосами, разговорами людей, здесь присутствуют какие-либо события, отдельно снятые вещи и т. д. Запись предполагается возможной с видеокамеры, диктофона, магнитофона.

Электронный же документ - это, как правило, информация, записанная с компьютера на дискету, диск, а также это может быть информация, которая содержится на винчестере (жесткий диск или память компьютера), которую невозможно перенести на обычный диск или дискету. Электронным документом может являться электронная почта, которая пересылается с другого компьютера.

УПК РФ также не рассматривает электронный документ в качестве самостоятельного доказательства в процессе, но в п.6 ч.2. ст.74 УПК указано, «что в качестве доказательств допускаются иные документы». УПК РФ 5.12.01 г. Отсюда следует, что, здесь перечень доказательств открытый и поэтому мы можем к иным документам отнести и ЭД. В ГПК РФ перечень доказательств исчерпывающий. Перечислены в ч.1 ст.55 следующие доказательства: «объяснения сторон и третьих лиц, показания свидетелей, письменные и вещественные доказательства, аудио и видео записи, заключения экспертов». ГПК РФ 14.11.02 г. Электронный документ не обозначен, но и нет запрета его использования. Однако в ст.71 ГПК указано, что «письменными доказательствами по делу являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной связи». Отсюда следует, что ГПК предусматривает возможность использования электронных документов, однако он их относит к письменным доказательствам, а это не верно исходя из сущности самого ЭД.

В АПК РФ, также как и в УПК РФ, помимо основных средств доказывания в ст.64 указано, что «доказательствами по делу являются иные документы и материалы», т.е. здесь к иным документам мы можем отнести и электронный документ. Также п.3 ст.75 АПК устанавливает, «что документы, полученные посредством факсимильной, электронной и иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором». АПК РФ от 24.07.02 г. Здесь опять ЭД не выделен как самостоятельный источник доказательств. Он приравнивается к письменным доказательствам, но зато есть прямое указание на возможность его использования в процессе.

Согласно ФЗ РФ от 20.02.95г. «Об информации, информатизации и защите информации», а также ФЗ РФ от 4.07.96 г. «Об участии в международном информационном обмене», документ - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». ЭД, удовлетворяющий названным условиям, будет являться "документом" в контекстах действующих нормативно-правовых актов и на него будет распространяться весь комплекс гражданского законодательства, кроме прямо указанных случаев.

В ФЗ РФ «Об электронно-цифровой подписи» («Об ЭЦП») от 10.01.02г. дается определение ЭД, в соответствии с которым, это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. На сегодняшний день это пока единственный закон, подробно регламентирующий институт ЭД и ЭЦП.

Данный закон отличается фрагментарностью и противоречивостью. Дело в том, что зафиксированное в нем определение ЭД, как впрочем, и ряд других определений не дают однозначного, не требующего комментариев и разъяснений термина "документ", в особенности - ЭД. С одной стороны можно положительно оценить намерение российского законодателя в специальном законе отразить основные положения, относящиеся к применению ЭЦП. Его значение состоит в том, что он легализовал электронный документооборот. Это позволило повысить скорость и эффективность взаимодействия между субъектами, вынужденными использовать ранее бумажные схемы, а также стабильность взаимоотношений сторон в сделках с применением ЭЦП, теперь владелец ЭЦП не вправе отказаться от сделки на том основании, что он не ставил подпись на спорном документе.

С другой стороны, этот закон вызывает ряд вопросов: в какой степени отечественный закон сопоставим с аналогичными законами, действующими в зарубежных странах; устранил ли закон основные препятствия, которые мешали рассматривать ЭД в качестве полноценного основания для возникновения правового отношения; отвечают ли положения закона общим нормам гражданского законодательства о лицах, сделках, обязательствах, договоре; соответствуют ли технологические и правовые требования к электронной подписи процессуальным нормам о доказательствах и средствах доказывания; наконец, создал ли Закон ясный и четкий юридический механизм, посредством которого лицам, использующим ЭЦП, стало легче защищать свои права и законные интересы в суде?

Кроме того, этот закон имеет существенные недостатки. К их числу специалисты относят следующие:

1. Несоответствие принципам международного права, используемым в правовом регулировании электронных подписей.

«В первую очередь следует указать, что российский закон не воспроизводит подход иностранного законодательства и международного права к регулированию ЭЦП. Так, закон сосредоточил внимание исключительно на технологии ЭЦП, которая строится на идеологии асимметричного шифрования (ст.3). Далее Закон не регулирует отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Между тем общепринятый в мировом сообществе подход - так называемая «технологическая нейтральность» законодательства. Правовое признание любых электронных аналогов собственноручной подписи и юридическая сила последних не ограничиваются в зависимости от применяемой технологии. Электронные подписи должны отвечать лишь требованиям применяемого права. В связи с этим необходимо отметить, что гражданское законодательство РФ боле полно отвечает принятому в мировой практике подходу, поскольку распространяет определение электронной подписи на связанные с сообщением символы, коды, пароли и т.д., не являющиеся собственно ЭЦП. Они могут рассматриваться как подпись, если используются сторонами по соглашению и с явным намерением подтвердить подлинность написанного». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

Помимо этого признание ЭЦП в зарубежном и международном праве не связано с получением лицензии для ведения деятельности по выпуску сертификатов ключей ЭЦП. Российский закон, в отличие от соответствующих иностранных законодательных актов, построен на принципах лицензирования деятельности удостоверяющего центра. Для современной мировой практики характерны отказ от обязательного лицензирования деятельности удостоверяющих центров и признание исключительно добровольной сертификации средств ЭЦП.

2. Ограниченная сфера регулирования Закона, необходимость издания дополнительных нормативных правовых актов.

«Представляется, что Российский закон не выполнил своей главной задачи - принципиального признания ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи для более широкого юридических действий, нежели предусмотрено в Гражданском кодексе РФ, который признает ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи только в связи с заключением сделок. Как известно, категории юридических документов, в которых может использоваться ЭЦП, значительно разнообразнее. Вопрос о законности и действительности таких электронных документов остается открытым, поскольку п.2 ст.1 закона распространяет его действие только на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Другие случаи должны быть предусмотрены законодательством РФ».

Таким образом, чтобы легализовать ЭЦП в документах, оформляющих трудовые, административные, налоговые и иные отношения, не являющиеся гражданско-правовыми, по-прежнему необходимы соответствующие положения, закрепленные в законодательных актах. Подобные акты можно было принять и в отсутствие ФЗ «Об ЭЦП», причем в каждом конкретном случае отрегулировать ситуацию точнее и лучше, нежели в условиях, когда действует «абстрактный» рамочный закон.

3. Значительное усложнение правовых отношений и увеличение юридических рисков в электронной торговле.

Закон предусматривает обязательные условия (ст.4), при одновременном соблюдении которых ЭЦП в электронном документе считается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

«Таким образом, закон установил жесткую взаимосвязь, в соответствии с которой законность и действительность подписи зависит от правомерного использования документа как сертификат ключа ЭЦП. Сертификат ключа ЭЦП, в свою очередь, имеет юридическую силу только при условии правомерных действий удостоверяющего центра. Сертификат ключа подписи выдается удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности и идентификации владельца сертификата ключа подписи (ст.3)». Ананько А., Интернационализация правового регулирования вопросов применения электронных подписей, Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script , http://www.russianlaw.net/law/doc/a124.htm.

Данная зависимость свидетельствует о том, что закон вовсе не упростил, а, наоборот, усложнил правовые отношения, возникающие в гражданском обороте в связи с применением ЭЦП, и тем самым увеличил юридические риски участников. Большая часть таких рисков связана с тем, что закон принудительно вводит в число участников гражданского оборота нового субъекта - удостоверяющий центр (ст.9)». Соловяненко Н. Правовое регулирование электронной торговли и электронной подписи (международный опыт и Российская практика), Хозяйство и право, 2003 г., №3, с.43.

Если центр не исполнит любую из перечисленных в законе обязанностей или исполнит ненадлежащим образом, сделка между физическими или юридическими лицами может быть признана недействительной в силу недействительности ЭЦП.

4. Данный закон целесообразно было принимать в пакете с другими законами - «Об электронной торговле» и «Об электронном документе». Это тем более очевидно, если учесть, что принятый Закон «Об ЭЦП» базируется на понятии электронный документ», одним из реквизитов которого является ЭЦП.

Во времена подготовки и обсуждения ФЗ «Об ЭЦП» в сообществе причастных к данной тематике специалистов бытовало предположение, что вслед за ним будет разработан и принят Закон «Об электронном документе», который определит нормы для обеспечения юридической силы электронного документа. В настоящее время в Государственной Думе РФ на разных стадиях разработки находятся несколько законопроектов, целью которых является обеспечение правовых отношений в тех сферах деятельности, где активно развивается обмен «электронными документами». В связи с разработкой новых законов предлагаются дополнения и изменения в действующий закон «Об информации, информатизации и защите информации».

• 5. «Закон опирается на концепцию криптографии для защиты информации и не поддерживает другие методы защиты: карточные и PIN - кодовые подписи, идентификацию по голосу, радужной оболочке глаза, отпечаткам пальцев и т.п.» Осокина Г.Л., Учебник «Гражданский процесс», Общая часть, М., 2003 г., с.634.
• 6. «В соответствии с ФЗ “Об ЭЦП” сертификат ключа подписи может выдаваться только физическим лицам (лицо, обладающее электронной цифровой подписью, в российском законе именуется "владельцем сертификата ключа подписи"). Это вызывает некоторые технические вопросы по поводу зависимости работы организации от одного человека, ответственного за ЭЦП, который может временно отсутствовать, уволиться и т.д., в связи с чем, возможны задержки в работе всей организации. На одно физическое лицо может быть выдано несколько сертификатов. Международные стандарты предусматривают в качестве владельцев сертификатов и юридические лица, что более целесообразно, особенно в работе коммерческих структур сетевого типа». Осокина Г.Л., Учебник «Гражданский процесс», Общая часть, М., 2003 г., с.634.

Отмеченные выше недостатки все же не способны перечеркнуть позитивное содержание Закона в целом и его огромное значение для судебной практики. Несмотря на имеющиеся недостатки, значимость ФЗ «Об ЭЦП» очевидна. Дальнейшее развитие электронного документооборота и электронной торговли без такого акта уже невозможно. В то же время этот закон настолько усложнил процедуру использования электронной цифровой подписи, что наметился некоторый спад активности в этой сфере, но хочется выразить надежду, что формирующаяся правовая база будет способствовать применению ЭЦП как в гражданском электронном документообороте, так и во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами власти.

Проблемы правового регулирования отношений, связанных с электронной коммерцией, а стало быть, и с использованием электронных документов, связаны с регулированием применения технологий. Правотворческие и правоприменительные органы решают, насколько тот или иной способ документооборота надежен, как велика вероятность искажения воли стороны в электронном документе, кто обладает правом решать в каждом конкретном случае вопрос об аутентичности и на основании каких критериев. Но они не могут решать, например, как должен быть написан алгоритм встраивания ЭЦП в тело документа, так как это зависит в основном от производительности компьютерной техники.

Общество больше всего продвинулось в вопросе унификации законодательного регулирования отношений в компьютерных сетях (в частности, ЭД и применения ЭЦП) за счет работы в международных организациях.

В системе ООН работа по юридическому регулированию отношений в области электронного документооборота в основном сосредоточилась в Комиссии по международному торговому праву - UNCITRAL. Здесь было разработано два модельных закона: по электронной коммерции (MLEC, 1996) и по электронным подписям (MLES, 2000).

Другим международным центром разработки базовых правил регулирования электронного документооборота стало Европейское сообщество. Работа также шла в двух областях - собственно электронная коммерция и электронные подписи. Была разработана и принята Директива по электронным подписям, выработаны основные предложения и проект Директивы по электронной коммерции на внутреннем рынке. Из-за сложного законодательного процесса в Сообществе эти директивы фактически еще не применяются в полную силу, однако законодательство стран-членов ЕС уже сейчас ориентируется на них. Все эти акты должны быть инкорпорированы в национальное законодательство. Соответствующая законодательная работа сейчас ведется во многих странах; в некоторых, например, в Соединенном Королевстве, ФРГ, США, Канаде уже существует довольно большой массив норм в этой области. В Российской Федерации в Государственную Думу внесены два законопроекта о сделках, совершаемых при помощи электронных средств (электронных сделках) и законопроект о предоставлении электронных финансовых услуг.

Когда эти законопроекты еще только начинали создаваться, предполагалось, что они должны быть похожими хотя бы в основных подходах. Схожесть этих актов должна быть предопределена универсальностью решаемых задач, наличием модельных международных законов. Они должны были получиться похожими, так как общее правовое пространство, которое все-таки складывается в Интернете и других компьютерных сетях, должно основываться на общей или хотя бы одинаковой правовой базе, чтобы исключить неравноправие субъектов правоотношений. Но они все же оказались разными, хотя некоторые детали в них и совпадают.

Следует рассмотреть указанные выше акты, в первую очередь - рассмотреть два модельных закона UNCITRAL. Оба они - закон об электронной коммерции 1996 и об электронных подписях 2000 г. - основной упор делают на придание юридического статуса электронным документам. Убираются юридические барьеры для использования электронных соглашений, отменяется "монополия бумажных документов".

«В ст.2 Закона «Об электронной коммерции» используется термин «Datamessage», который можно перевести как информационное сообщение. Электронный документ определяется как информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими. При этом понятие электронного обмена данными раскрывается как электронная передача информации от компьютера к компьютеру в соответствии с согласованными стандартами структуры информации. Таким образом, под электронным документом в смысле этого закона понимается информация в форме пригодной для хранения и передачи с использованием электронных средств связи». Закон UNCITRAL «Об электронной коммерции», http://www.unictral.org/english/documents/.

При таком определении в содержание понятия «информационное сообщение», которое является видом электронного документа, также является любая информация, что обоснованно.

ДЭК ЕЭС (Директива по электронной коммерции) устанавливает общие основы для развития электронной коммерции. «Ст. 9 Директивы требует от государств придания законной силы договорам в электронной форме, устранения создания барьеров в их использовании и запрещает отрицание их юридической силы исключительно на основании электронной формы. Обязательства и выгоды, вытекающие из ДЭК, действительны только в пределах ЕС». Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the council of 13 December 1999 on a Community framework for electronic signatures, adopted and dated 13 December 1999. См. http://rechten.kub.nl/simone/Eu-sig.htm.

ДЭП ЕЭС является более детализированной и устанавливает основы для юридического признания электронных подписей и требования к государствам-членам в области их сертификации.

Теперь можно попытаться сделать анализ, как положения двух Директив воспринимаются законодательством государств-членов ЕС, с целью прогнозирования возможности создания единообразных правил обращения электронных документов в пределах ЕС и выбора направления совершенствования законодательства России в данной сфере. Необходимость унификации российского и международного законодательства уже ни у кого не вызывают сомнения.

Немецкий подход к приданию юридической силы договорам в электронной форме в части требования собственноручной подписи состоит в построении жесткого режима. В данное время в Германии происходит процесс регулирования использования криптографии с открытым/закрытым ключом, в процессе чего затрагиваются технические требования к сертифицирующим органам, которые должны полностью соответствовать закону для того, чтобы получить разрешение на осуществление деятельности. Основной упор закона сделан на создании инфраструктуры цифровых подписей, а не на признании юридической силы договоров в электронном формате.

Так как официальное признание юридической силы электронных документов равной бумажным не гарантируется законом, как это сделано в ДЭК, то возникают проблемы гармонизации законодательства. Отсутствие официального законодательного признания электронных документов приводит к необходимости проведения дополнительных комментарий в отношении охватываемых сделок. В настоящее время существует большое количество законодательных требований, которым электронные или цифровые подписи не удовлетворяют. Таким образом, определение сделок, заключаемых в электронном виде, требует анализа законодательства и, как следствие, увеличение стоимости сделки.

Правительство Германии разработало дополнительное акты для дальнейшей интеграции с ДЭП ЕЭС: Германское предложение по основам Закона о цифровых подписях от 16 августа 2000 года, принятое Бундесратом 9 марта 2001 года и вступившее в силу 21 мая 2001 года (Signaturgesetz - SigG).

Новый и усовершенствованный SigG в определенной степени смягчил позицию Германии в отношении электронных подписей, но не достиг цели создания эффективного законодательства, касающегося законного признания договоров в электронной форме.

«13 марта 2000 года французское правительство приняло закон, вносящий изменения в главу VI Гражданского кодекса, которая главным образом касалась формы и доказательственной силы договоров. Основной упор сделанных изменений направлен на создание общих правил, позволяющих уравнять юридическую силу электронных документов и подписей с собственноручной формой во всех сферах правоотношений.

Для большей определенности статья 1316-1 определяет условия допустимости доказательств в электронной форме: можно с достаточной долей уверенности определить лицо, от которого исходят данные, и способ их создания гарантирует целостность. Соблюдение принципа функциональной эквивалентности намного более либеральное, чем в законодательстве Германии, где признается юридическая сила только определенного вида электронной подписи. Статья 1316-2 указывает, что в случае возникновения расхождений между электронной и бумажной копией, суд определяет, какая из них имеет большую доказательственную силу, основываясь на тщательном изучении всех обстоятельств и на непредвзятом отношении к используемому носителю. Данная глава ГК гарантирует, что электронные документы имеют юридическую силу и возможна оценка их надежности судом без обращения к технологической природе самого документа и связанной с ним электронной подписи». Дутов М., Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота, Предпринимательство, государство и право,2002 г. № 8, С. 25-28.

Таким образом, можно сказать, что позиция Франции является даже более либеральной, чем положения ДЭП, поскольку она предоставляет электронным документам такой же уровень признания их юридической силы без привязки к конкретным технологическим средствам.

В Англии имплементация двух Директив ЕС началась с Закона об электронных средствах коммуникации, который получил королевскую санкцию 25 мая 2000 года. Расположенный по своим положениям примерно между законодательными инициативами Франции и Германии, Акт предлагает расширить рамки законодательного признания электронных подписей, которые соответствуют определенным общим критериям и критерию функциональной эквивалентности. Акт просто создал гарантию того, что документы, подписанные электронной подписью, будут приниматься в суде.

На основании проведенного выше анализа, следует вернуться к указанной вначале проблеме - построения единообразных правил в отношении электронного документооборота. Несмотря на предпринятые попытки, законодательство получилось различным в различных странах. Здесь есть несколько причин.

Во-первых, различие национальных правовых традиций, правовых систем. Для стран общего права, например, Соединенного Королевства, - характерен подход ограничения вмешательства государства в частные дела. Соответственно, и электронный документооборот не должен быть объектом жесткого регулирования. Для Германии же характерен государственный подход к регулированию многих сфер деятельности, вследствие чего и электронный документооборот оказался под жестким контролем государства.

Во-вторых, электронный документооборот - очень новая проблема. Еще не успела выработаться практика, не проанализированы проблемы и их решения. В дальнейшем, видимо, будет наблюдаться выработка единого подхода, например, за счет жесткой судебной практики в Великобритании и диспозитивных по сути подзаконных актов и международных договоров.

В-третьих, разные государства по-разному подошли к проблеме использования электронного документооборота. Например, в Германии решили, что электронный документооборот, а в особенности электронные подписи - самостоятельная сфера деятельности в области телекоммуникаций (наряду с телевещанием, предоставлением доступа в Интернет), а, следовательно, должна быть поставлена под жесткий контроль государства. Во Франции, наоборот, намного более свободный подход к регулированию электронного документооборота, что проявляется в предоставлении сторонам свободы выбора технологии электронного документооборота при осуществлении предпринимательской и других видов деятельности - электронный документ и электронная подпись закреплены в нормах ГК.

На кого же необходимо ориентироваться при создании правовых основ электронного документооборота? Представляется, что наиболее подходящим является опыт Германии - разумное вмешательство государства в деятельность участников электронного документооборота. Объясняется это тем, что правоотношения по использованию электронного документа возникли относительно недавно, еще ни одна страна не имеет эффективно действующего законодательства в данной области, и поэтому пускать процесс построения таковых норм на самотек представляется неразумным. Здесь просто необходим контроль со стороны государства, хотя бы на начальном этапе. К тому же надо учитывать экономическую ситуацию и уровень развития правовой системы в России, которые значительно отличаются от существующих в других странах, и поэтому простое копирование без учета национальной специфики иностранного законодательства (которое является довольно таки либеральным, - например, во Франции) может обернуться очень негативными последствиями.

В России по-прежнему вопросы, связанные с законодательным закреплением электронного документа как самостоятельного доказательства в гражданском процессе ещё не решены. Следует более детально регламентировать вопросы, связанные с правовым статусом ЭД. Выделить ЭД как самостоятельное средство доказывания.

Представляется, что на основании вышеизложенного можно сделать ряд следующих важных выводов:

• 1) Под электронным документом следует понимать документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, фиксируемых в цифровом коде в форме идентифицируемого именованного файла (файлов) или записи в файле (файлах) базы данных, доступный для последующей обработки в информационных системах, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным связи.
• 2) В настоящее время законодательство не регулирует все отношения, возникающие в результате использования ЭД в гражданском процессе. Во-первых, нет прямого закрепления ЭД как самостоятельного доказательства в гражданском процессе. Во-вторых, законодательство не соответствует принципам и нормам международного права. Для устранения этих недостатков, следует принять соответствующие законы («Об электронном документе», «Об электронной торговле», и т.д.). В дальнейшем, внести соответствующие поправки в действующее законодательство, например, в ГПК, наряду с такими средствами доказывания, как письменные, вещественные доказательства предусмотреть и отдельно закрепить ЭД. В ФЗ «Об ЭЦП» устранить вышеперечисленные недостатки и привести его в соответствие с принципами и нормами международного права.
• 3) ЭД в гражданском процессе в качестве доказательства не используется, а если его и приобщают к делу, то это происходит крайне редко. Значение ЭД как средства доказывания в гражданском процессе заключается в том, что по некоторым категориям дел ЭД является единственным доказательством.

Закон "Об электронной цифровой подписи" является основанием доказательной силы цифровой подписи. Доказательная же сила электронных документов зиждется на фиксации языка их прочтения или, иными словами, механизма идентификации цифр - нулей и единиц, образующих документ. В договорах об организации электронного документооборота иногда присутствует перечень электронных документов и их структура, позволяющие защищать стороны от возможности опасного многообразия общечеловеческого смысла и содержания, извлекаемого из электронного документа ("иногда", так как зачастую язык идентификации электронных документов в договорных отношениях не регламентирован). И наличие, и выполнение всех условий, как уже было сказано выше, лицензий ФАПСИ, не защищает от рисков в достаточной мере.

Многие телекоммуникационные компании предлагают услуги "организации электронного документооборота", вкладывая в это словосочетание только защищенный обмен информацией. Придание файлам юридического статуса, эквивалентного бумажным документам является отдельной задачей, решение которой пока еще не поставлено на надежную основу государственного регулирования.

Возможно, существуют и иные пути решения проблемы. А пока - в отсутствии каких-либо правил, норм и требований, ситуация необременительного хаоса в этом вопросе порождает дополнительные риски, являющиеся принципиальным тормозом развития технологий.

Таковы, на сегодняшний день, истоки затронутой проблемы. Несколько лет потребуется на формирование соответствующей практики. Представляется, что тот нормативный инструментарий, который содержит действующее законодательство, вполне достаточен для начал ее формирования.